Sistema ERP: Como posso utilizá-lo na minha empresa?
O gerenciamento de uma empresa não é uma tarefa nada fácil, afinal, exige a avaliação constante de todas as informações do negócio, tanto para identificação de eventuais falhas quanto de medidas aptas a melhorar os resultados da instituição. Nesse cenário, os empresários e gestores precisam contar com o auxílio de boas ferramentas tecnológicas, como o sistema ERP. De forma simplificada, podemos dizer que o ERP (Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento dos Recursos da Empresa) nada mais é do que um software desenvolvido para otimizar os processos internos e propiciar eficácia e eficiência à gestão da empresa. O sistema ERP conta com inúmeras funcionalidades, justamente, por isso, ele propicia inúmeros benefícios para as empresas. Para entender melhor como ele pode ajudar no crescimento de seu negócio, continue a leitura e veja o que é ERP, quais são os seus benefícios e quais são as suas aplicações em uma empresa! Entenda o que é um sistema ERP O ERP é um sistema de gestão empresarial que tem como objetivo atribuir eficácia e eficiência aos processos internos e ao gerenciamento da instituição. Trata-se de um software que foi desenvolvido para promover a integração entre os diversos departamentos de uma empresa, com vistas a otimização do fluxo de informações na instituição. Desse modo, o ERP nada mais é do que um software integrado de gestão empresarial. Ele tem capacidade para armazenar todas as informações de diferentes setores de uma empresa, tais como o de vendas, o de estoque, o de compras, o de finanças, o de contabilidade, o de recursos humanos, o de administração etc. Ao permitir a armazenagem de todas as informações do negócio em um único banco de dados, facilitando o fluxo de informações entre os diversos setores, o ERP elimina a necessidade das empresas adotarem programas específicos para cada departamento, automatiza e integraliza processos e otimiza a gestão empresarial. Como todas as informações ficam armazenadas em um só local, os empresários e gestores têm acesso facilitado a todos os dados relevantes do negócio. Eles podem gerar relatórios gerenciais (tanto de uma área específica quanto de todo a empresa) a qualquer momento. Assim, ao mesmo tempo em que o ERP viabiliza aos gestores uma visão individualizada acerca de cada setor da empresa, ele viabiliza uma visão geral, possibilitando uma análise centralizada do negócio. Com isso, o software fornece todos os subsídios necessários a tomada de decisões acertadas, pautadas em dados reais. Continue a leitura e compreenda melhor como o sistema funciona! Entenda como o sistema ERP funciona A primeira coisa que você precisa saber para entender com o ERP funciona é que ele é um sistema modular. Ou seja, ele é estruturado em módulos. Esses módulos são identificados de acordo com os diferentes setores da empresa (por exemplo, vendas, compras, estoque, finanças, contabilidade, fiscal etc) e comunicam entre si. Como os módulos comunicam entre si e as informações trafegam em tempo real, não há necessidade de inserção de um mesmo dado no sistema por mais de um usuário. Por exemplo, quando uma venda é realizada, ela é contabilizada automaticamente no módulo de estoque. O sistema ERP estabelece relações de causa e efeito entre os dados e permite o acompanhamento deles em tempo real. Essa automatização otimiza os processos da empresa, minimiza os erros decorrentes de falhas humanas, reduz os gastos de recursos (inclusive, de tempo) e confere maior confiabilidade às informações. Além disso, cabe ressaltar que, apesar de serem aplicáveis a todos os setores de uma empresa, o software ERP pode ou não ser implementado em todos eles. Isso quer dizer que a empresa pode optar por implementar apenas alguns módulos do ERP e, a medida que for se familiarizando com o sistema, adotar os demais módulos. Desse modo, o ERP é adaptável às necessidades e às especificidades de qualquer negócio. Justamente em razão disso, ele se revela um sistema de gestão adequado ao gerenciamento de empresas de todos os segmentos do mercado, independentemente do porte (pequeno, médio e grande) da instituição. Além da versatilidade e adaptabilidade, o ERP oferece muitos outros benefícios para a empresa. Continue a leitura e descubra como esse software pode ajudar no crescimento sustentável de seu negócio! Veja quais são os benefícios em ter um sistema ERP Apesar de já existir há algum tempo, nos últimos anos o ERP vem ganhando ainda mais espaço entre as empresas, justamente em razão das inúmeras vantagens que ele oferece aos negócios. Confira a seguir algumas delas! Integração das informações de diversos setores Quando uma empresa adota o ERP, todas as informações acerca do negócio ficam armazenadas em um único banco de dados. Como todos os setores da empresa podem utilizar apenas o ERP, não é necessário a adoção de inúmeros sistemas e, consequentemente, a alimentação e a manutenção de vários bancos de dados. Além disso, os módulos do ERP são integrados, ou seja, se comunicam. Essa integração contribui para eliminação de retrabalhos, pois dispensa a necessidade de lançamento duplicado de informações por setores diferentes da empresa. Com isso, há otimização dos recursos humanos. Cabe ressaltar ainda que a unificação e integração dos dados também contribui para integridade e segurança das informações, o que possibilita que os gestores tenham conhecimento preciso acerca da realidade de cada setor da empresa e do negócio como um todo. Aumento da eficiência A integração das informações e a consequente diminuição de retrabalhos também contribui para melhoria da eficiência dos processos internos da empresa. Ao tornar desnecessário os lançamentos duplicados e a consulta a inúmeros sistemas, o ERP contribui para que os colaboradores tenham mais tempo disponível para a execução de outras tarefas, capazes de darem mais resultados práticos para empresa. Vale lembrar que com a otimização dos recursos humanos, obviamente, a empresa também reduz os gastos com mão de obra. Assim, ela terá mais recursos financeiros disponíveis para realização de outros investimentos. Baixo custo operacional No geral, a adoção de um ERP demanda um investimento inicial superior ao de sistemas desintegrados, aplicáveis apenas a determinados departamentos. No entanto, o custo operacional de um sistema
Saiba como o ERP facilita a gestão da indústria
A gestão de indústria requer comunicação entre diferentes frentes, de modo sincronizado. Cabe, então, ao setor de TI garantir essa integração, com apoio para que a informação consiga fluir naturalmente por todo o ambiente fabril. Uma das soluções mais comuns para essa finalidade é a adoção de um sistema ERP (sistema de gestão integrada), cuja grande vantagem é justamente estabelecer esse alinhamento. Quando analisamos o mercado de ERPs, percebemos que muitas opções se destacam, mas uma supera as outras: o Protheus, oferecido pela TOTVS. Se a ferramenta é líder de mercado, isso se dá por conta de seus diferenciais e de sua evolução ao longo dos anos. Por isso, é interessante conhecer mais sobre ela. Para saber quais são esses diferenciais e o porquê desse sucesso, confira com atenção os tópicos a seguir. Entenderemos a solução e como ela se encaixa na gestão industrial com um conteúdo completo sobre o assunto. Boa leitura! O que é o Protheus? O Protheus, como já vimos brevemente, é o nome do ERP da empresa brasileira TOTVS. É uma solução poderosa para gerenciamento integrado de todas as áreas de uma empresa, independentemente do segmento. Assim, aplica-se ao setor de comércio, com foco maior em vendas diretas, como também ao setor industrial, de modo a permitir uma visão ampla de todas as etapas de uma rotina de produção. O objetivo do ERP é integrar e unificar os departamentos, de forma a evitar erros e retrabalho no gerenciamento deles. Envolve módulos como compras, faturamento, gestão de estoque, relacionamento com o cliente, PCP, entre outros. Por mais que esses subsistemas trabalhem de forma separada, todos pertencem a uma interface central, que os organiza e mantém a linguagem em todos eles. Sua grande vantagem é a possibilidade de customização para as necessidades específicas de cada negócio. Ou seja, por consistir em módulos alteráveis, o Protheus permite que cada empresa adquira o que for relevante para as suas dores internas, deixando de lado o que pode ser irrelevante. Com isso, é possível obter maior eficiência na implantação, com diminuição de custos desnecessários. Por essa razão, é um ERP altamente flexível e adaptável para diversos contextos e situações. Recentemente, se destaca também por apresentar opções de controle móvel, em smartphone, a fim de facilitar o acesso a informações. Qual a importância do Protheus para a indústria? Nos tempos atuais, é comum vermos discussões acerca da transformação digital e da necessidade de inovação e modernização das empresas. Isso também alcança as indústrias, com o surgimento de novas tendências frequentemente para otimizar os processos e eliminar os problemas desse tipo de organização. Então, qual exatamente é a importância do Protheus e de um ERP nesse contexto? Em suma, o ERP vai ser um dos responsáveis por propulsionar a inovação, de modo natural e fluido. Ao trabalhar com dois conceitos específicos, comunicação e automação, o sistema viabilizará esses resultados no acompanhamento das etapas de produção, manutenção, rastreabilidade e muito mais. Primeiramente, a comunicação. Como já apresentamos, um dos pilares do Protheus é a sua facilidade para criar uma interface entre setores distintos, permitindo que as informações sejam compartilhadas entre eles de forma ágil. Dessa forma, é importante a fim de reduzir as principais falhas de comunicação, decorrentes de falta de alinhamento entre os departamentos. Com isso, o software ajuda a eliminar gargalos operacionais, que ocorrem com o retrabalho e a falta de colaboração entre os profissionais. Isso é ainda mais relevante quando falamos de um ambiente que necessita desse alinhamento, como a indústria. Para garantir eficiência e produtividade, é necessário trabalhar esse fator. O outro aspecto que mencionamos é a automação. Ora, uma das grandes vantagens de contar com um Protheus internamente é justamente a possibilidade de garantir que os sistemas se atualizem automaticamente depois de um evento, por estarem integrados. Por exemplo: a gestão do estoque e a gestão do financeiro são atualizadas em uma única vez, pois eles conversam entre si. Se todas essas atualizações tivessem que ser feitas manualmente, a empresa perderia muito tempo em obrigações repetitivas e pouco estratégicas. Muitos dos profissionais que poderiam cuidar de tarefas mais complexas, estariam perdidos e ocupados com esse tipo de carga de trabalho. Considerando que integração, comunicação e automação são fundamentos basilares da transformação digital, entendemos que o ERP da TOTVS pode ajudar as indústrias a chegar nesse nível desejado de digitalização. Assim, a inovação se torna um processo simples, natural e constante, assim como menos custoso. A organização também ganha em sustentabilidade e continuidade. Para que serve o Protheus? Vamos entender melhor o funcionamento e a necessidade de ter um ERP Protheus implantado para gerar resultados reais nas fábricas. Aprofundaremos a forma como cada módulo funciona. Como já falamos, o ERP serve para integrar departamentos, seções, responsabilidades e pessoas. Todos conseguem acessar uma mesma interface e ter uma visão mais simples e clara do que ocorre dentro da empresa. Dessa forma, é possível aumentar a agilidade dos processos. No Protheus, temos diversos módulos diferentes, que, como já adiantamos, podem ser customizados de acordo com a necessidade. Um deles é o módulo de gestão do financeiro, que lida com como fluxo de caixa, obrigações da tesouraria, contas a pagar e a receber, principais indicadores financeiros, bem como outras questões. Temos também um módulo específico para as demandas da produção e planejamento de todas as etapas: manutenção do maquinário, controle da matéria-prima, relatórios de produção etc. Além disso, é importante mencionar o módulo que cuida do estoque. Fundamental para empresas logísticas e indústrias, ele gerencia a movimentação de itens, permite localizar cada um deles, automatiza o inventário, bem como permite uma visão de custos e eficiência relacionada ao estoque. Existe também a gestão fiscal dentro do ERP. Nessa parte do software, os gestores contam com emissão de relatórios, gerenciamento de calendário fiscal, registro de todos os processos, administração das notas fiscais, bem como outras obrigações da contabilidade. No geral, o ERP funciona como um sistema central que organiza as informações relevantes e permite o controle dos processos, com visibilidade e transparência. Ainda permite
Sistema ERP: tudo que você precisa saber sobre o tema!
O sistema Protheus, ERP da TOTVS, é uma solução líder do mercado de softwares de gerenciamento no Brasil. Destaca-se por ser uma alternativa 100% nacional, que, portanto, apresenta alguns benefícios específicos para as empresas daqui. Diante disso, é preciso aprofundar nessa aplicação e conhecer todas as informações relevantes acerca de suas funcionalidades e possibilidades. Assim, você conseguirá garantir um suporte adequado para o seu time de TI e será capaz de ajudar na otimização dos processos internos. Ao conhecer melhor o software, sua companhia conseguirá alcançar redução de custos e inovação constante para todas as frentes, de maneira integrada e completa. Se quiser saber mais sobre o assunto, não deixe de acompanhar atentamente todos os tópicos a seguir. Boa leitura! O que é o Sistema Protheus? O ERP Protheus é um sistema de gestão oferecido pela empresa TOTVS, uma companhia brasileira com sede em São Paulo que atua há décadas nesse ramo. Começou em 1991, com o nome de Siga Advanced, uma vez que a TOTVS ainda era a Microsiga. A ideia era criar uma linha de softwares integrados: ERP (sistema de gerenciamento central), CRM (gestão de relacionamento com o cliente), HCM (sistema para o RH) e SCM (sistema para logística). Depois do início em 1991, a empresa continuou aperfeiçoando o software. Em 1995, surgiram módulos adicionais; em 1996, veio a adaptação ao então nascente Microsoft Windows; em 1997, começou o suporte a diferentes idiomas; em 1999, foi adotado o nome “Protheus”, em referência à mitologia grega, que representa versatilidade, adaptabilidade e flexibilidade. Também nesse ano, começou a divisão com funcionalidades por setor. O Protheus é um ERP poderoso e moderno. Atualmente, pode ser oferecido como um sistema local, instalado no ambiente corporativo e dependente da estrutura de servidores da empresa. Nesse caso, a manutenção fica por conta da organização. Em contrapartida, existe a possibilidade de obter o ERP na nuvem, em que o software é acessado e pago como um serviço, no modelo SaaS (software como um serviço). A contratante paga uma taxa periódica (mensal, trimestral, semestral ou anual) e desfruta da capacidade do software para o que precisa. Enquanto ela paga, terá acesso. O grande destaque do sistema é sua divisão em módulos, o que oferece uma série de vantagens às empresas. Isso contribui para a versatilidade da aplicação, já que permite que ela tenha uma variedade enorme de funcionalidades para diversos setores, do RH à logística. A modularização também permite adaptabilidade para diferentes tipos de indústria. Essa separação viabiliza uma adaptação customizada, aos poucos, de acordo com a necessidade e a capacidade de cada contratante. Para que serve o ERP Protheus? Apesar de encapsular funcionalidades de outros sistemas, o Protheus é vendido como um ERP, capaz de gerenciar uma empresa globalmente. Assim, todos os processos, relatórios e bancos de dados ficam concentrados em uma única plataforma, de modo a facilitar a gestão. Um dos principais pontos que demonstram a importância do ERP da TOTVS é a automação de processos. A aplicação é usada para avançar a digitalização nas organizações, de forma a garantir que as operações sejam executadas de maneira automática pelos softwares, sem intervenção humana. Isso se dá por conta da integração entre os setores. Como há diversos módulos para diferentes funcionalidades, o ERP promove uma conexão entre os sistemas de forma automática a fim de garantir a agilidade nas operações do cotidiano. Ao realizar uma venda, por exemplo, o software gerencia tudo e cuida dos registros, relatórios e cálculos, o que contribui para a otimização da rotina operacional. Como vários setores e módulos são envolvidos, a conexão entre eles em um único local faz com que tudo seja otimizado e aprimorado. O ato de gerar uma nota fiscal exemplifica isso: enquanto em um cenário comum, sem um ERP, os colaboradores precisam digitar tudo manualmente, no Protheus, o sistema busca dados de cada um dos seus módulos para preencher devidamente a nota de maneira autônoma. Vale destacar que isso é a chave para a transformação digital no mundo em que vivemos. As tecnologias passam a assumir um papel central no funcionamento das organizações, estruturando todos os processos. Nesse sentido, o setor de TI se torna central e fundamental para otimizar operações e impulsionar mudanças constantes no ambiente de trabalho, gerando redução de custos e estabilidade. Como a TI se torna mais poderosa, os setores se tornam mais autônomos também. Já que o ERP oferece uma visão personalizada e adequada para cada uma dessas frentes, é viável otimizar a independência e eliminar gargalos. Ademais, um sistema como o Protheus é útil para reduzir o retrabalho nas operações do dia a dia. Afinal, os colaboradores não precisam ter que repetir informações em diferentes ocasiões, pois a aplicação se encarrega de automatizar as tarefas. Veremos melhor como isso funciona quando começarmos a investigar os módulos e as funções do sistema especificamente. Quais as vantagens de utilizar o Sistema Protheus? Vamos destacar nesta seção alguns benefícios de utilizar o Protheus. Personalização do ERP Protheus Um dos grandes destaques do software da TOTVS é a personalização. Por ser modularizável, é um sistema extremamente fácil de moldar e adaptar às necessidades de cada empresa. Ou seja, cada organização pode escolher as partes mais interessantes para as suas dores e instalar outros módulos com o tempo. Além disso, o Protheus tem uma linguagem própria que possibilita a configuração do software para cada companhia em específico, a ADVPL. Versatilidade Os módulos também apontam para outra vantagem: a versatilidade do ERP. Ele pode ser configurado para diferentes setores e contextos, em empresas de portes distintos. Não faz diferença se é uma gigante da indústria ou um varejo médio: o sistema será útil para otimizar a gestão com uma visão ampla. Adaptação às leis brasileiras Uma grande vantagem do ERP da TOTVS é o fato de que ele é adaptado à legislação brasileira. Desse modo, realiza o cálculo de impostos e taxas levando em consideração as particularidades em vigor no Brasil, o que poupa tempo e esforço das companhias em seus processos. Produtividade Vale mencionar
Diferenciais do ERP que garantem maior competitividade
Os diferenciais do Protheus não são apenas fruto de propaganda. Eles nascem de um software com décadas sendo utilizado por usuários de segmentos de mercado variados, ou seja, é um sistema que se aperfeiçoou e cresceu junto dos seus clientes. Além de ser versátil, o Protheus conta com o suporte de especialistas, o que garante o melhor custo-benefício do mercado. Não por acaso, a TOTVS, multinacional brasileira que o desenvolve, ganhou em 2020 o prestigioso prêmio da Latin America Executive Team em 8 categorias distintas. Um reconhecimento do mais alto nível para uma empresa de ponta em seu setor. Conheça então o carro-chefe da TOTVS e por que ele se tornou o sistema ERP número um das empresas brasileiras. Como funciona o sistema Protheus? O sistema Protheus é uma solução terceirizada em ERP, sigla cujo significado é Entreprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão, em bom português brasileiro. Esse tipo de recurso tem como função principal padronizar diferentes sistemas de uma empresa, tornando-os gerenciáveis em uma única plataforma. Ele também serve como um banco de dados e uma ferramenta para o desenvolvimento de Business Intelligence, afinal, é nele que se concentram os dados estratégicos das operações de diversos setores. No caso do Protheus, hoje ele é fornecido em formato customizável, portanto, você poderá escolher um ou mais de seus módulos disponíveis, como: compras; controle de estoque e de custos; faturamento; financeiro; fiscal e contábil; planejamento e controle da produção; recursos humanos; gestão de projetos; relacionamento com o cliente (CRM); gestão de serviços; gestão de contratos. Afinal, que diferenciais esse ERP tem? Por ser operacionalizado em diversos módulos, o Protheus apresenta como grande trunfo a capacidade de se ajustar a quase todo tipo de demanda. Praticamente não há segmento ou empresa, não importa o porte, que não possa ter suas necessidades de gestão atendidas por ele. Nesse aspecto, é válido relembrar porque o Protheus tem esse nome. O termo vem do antigo deus grego Proteu, representante das águas e oceanos. Essa divindade se relaciona com características como fluidez e flexibilidade, virtudes que definem bem os principais atributos desse incrível software. Descubra os diferenciais do Protheus e os benefícios adicionais que este sistema ERP oferece ao seu negócio. 1. Tremendamente flexível Não há como exaltar as vantagens do Protheus sem destacar em primeiro lugar aquela que o tornou tão conhecido: a flexibilidade. Do agrobusiness ao setor de fintechs, ele pode ser adotado como solução ERP, inclusive podendo ser integrado ao CRM. Essa flexibilidade não nasceu do dia para a noite. Afinal, a história do Protheus começa em 1991, quando a Microsiga lançou o seu precursor, o Siga Advanced. Em 1998, com a incorporação das empresas Datasul, Logocenter e RM, a Microsiga passou a se chamar TOTVS e, desde então, ela só fez evoluir. 2. Relação custo-benefício campeã Softwares customizáveis, em geral, cobram um preço alto por esse “privilégio”. Até faz sentido, já que, quanto mais sob medida for o sistema, maior tem que ser o investimento em tempo e mão de obra por parte da desenvolvedora. Com o Protheus, esse custo acaba sendo bastante aliviado em virtude de algumas características que só ele tem. A primeira delas é ser 100% made in Brazil, ou seja, ele foi criado para atender prioritariamente às empresas nacionais. Isso não acontece com a maioria dos ERPs no mercado, grande parte deles desenvolvidos por empresas estrangeiras que, como tais, cobram preços mais elevados pelos seus serviços. 3. Soluções sob medida para diferentes nichos Para melhorar nas vendas, é preciso contar com um sistema que vá além do básico. Essa é outra vantagem do Protheus que, apesar de atender a uma imensa variedade de segmentos, tem para cada um deles a solução ideal. Essa grande capacidade de atender a diversos nichos vem da larga experiência acumulada em mais de duas décadas desenvolvendo ERPs para empresas do Brasil. Seja o seu negócio ligado ao setor de serviços, comércio ou indústria, esteja certo de que, com o Protheus, você terá uma solução sob medida. 4. Atualizações certeiras e que custam menos Um problema recorrente em empresas que contratam sistemas ERPs estrangeiros é que, como seus custos são elevados — e em dólar, para piorar — corre-se o risco de ficar desatualizado rapidamente. Esse é um problema ainda mais crítico em momentos de instabilidade na economia, quando o real perde poder de compra perante moedas mais fortes. Tal contratempo não acontece quando se conta com as atualizações do Protheus, sempre a par da nossa legislação fiscal e a um custo para renovar que acompanha a nossa inflação. 5. Flexível na contratação Ao contratar o Protheus, o cliente decide se ele será operado a partir da sua própria infraestrutura ou na nuvem da TOTVS. Se a opção for por hospedar o software com infraestrutura local, é possível rodar o Protheus em servidores com o SUSE Linux Enterprise Server, Microsoft Windows Server (32/64) ou Red Hat Enterprise Linux. 6. Sempre a par da legislação Deixamos por último aquela que talvez seja a mais relevante das muitas vantagens em contratar o Protheus: ele sempre está a par das últimas atualizações nas leis do Fisco. Por ser uma empresa nacional, a TOTVS conhece melhor do que nenhuma outra a gigantesca complexidade do nosso sistema tributário, mundialmente conhecido por suas leis que mudam o tempo todo. Assim sendo — e modéstia à parte — nenhuma outra empresa que desenvolve ERP tem tamanha capacidade de manter seus clientes em dia com suas obrigações fiscais. Por que ele se tornou o ERP líder de mercado? O sistema Protheus é o ERP líder no mercado por que garante soluções completas e robustas — atendendo, dessa forma, às necessidades do usuário e assegurando os melhores resultados possíveis. Estamos certos que os diferenciais do Protheus podem ajudar a sua empresa não só a manter o controle sobre suas atividades, como a apoiar em seu crescimento. Lembre-se que, ao adquirí-lo, você não só terá uma ferramenta de trabalho poderosa, mas um autêntico braço direito para desenvolver sua inteligência de negócios. Mantenha-se
Implantação do ERP: saiba como ter sucesso durante o processo
A implantação do Protheus — ou implementação, como você preferir — é o processo de colocar o uso do ERP da TOTVS em prática no seu negócio. Ela abrange desde o desenvolvimento do projeto do sistema até a sua utilização em plena capacidade nas operações diárias. Portanto, não se confunde com a instalação, a qual se limita apenas à inserção do sistema no hardware (servidores e computadores) da sua empresa. A implantação pode incluir ações de consultoria estratégica, mapeamento de processos, desenvolvimento do software, treinamentos e capacitações, correção de erros, acompanhamento de resultados, entre outras. Quer entender melhor como otimizar esse processo? Confira nosso post! Como ter sucesso durante a implantação do Protheus? Para garantir a excelência desse processo, o primeiro passo é a escolha de um fornecedor de Protheus que ofereça um serviço completo. Desse modo, ele não vai se limitar a instalar o ERP nos seus computadores e servidores. Ele também fará: consultoria de tecnologia, para que sua empresa tenha as mais avançadas ferramentas para ganhar vantagem competitiva; consultoria de processos completa, para mapear seus fluxos de trabalho e de dados a fim de que o ERP ofereça operações mais fluidas e automatizadas; gestão do projeto, para certificar de que ele tenha um escopo e objetivos claros, que serão acompanhados diariamente. Além disso, deve incluir uma participação ativa sua em todas as etapas; customizar a ferramenta, para que ela seja enxuta e focada no que seu negócio mais precisa; assegurar todo o processo de segmento da estratégia, com a realização de migrações, instalações, atualizações, incrementações, treinamentos e suportes. Ter um bom planejamento Planejar é fator determinante para todo tipo de projeto, especialmente na tecnologia da informação. No entanto, nem sempre essa ação é feita da forma adequada. Não basta delinear objetivos gerais e etapas genéricas. Um bom planejamento deve ser feito considerando três níveis: estratégico — definição dos objetivos gerais da sua empresa e dos mais específicos em relação ao projeto de implementação do ERP. Assim, nesse nível, deve-se garantir que ambos se encontrem com o estabelecimento de indicadores de sucesso e de performance, métricas de monitoramento de resultados, marcos temporais, entre outras ações; tático — definição de como os recursos serão alocados para o alcance dos objetivos do projeto. Aqui, devem ser tomadas as decisões sobre as diretrizes gerais que terão impacto significativo sobre as operações do projeto, como escolha de fornecedores, customizações de módulos, cronograma e orçamento, entre outras; operacional — definição das ações e tarefas do dia a dia da execução do projeto, como quais são os principais processos, as ferramentas de monitoramento de tarefas do cronograma, alocação de colaboradores, entre outras. Então, durante a fase de planejamento da implementação do protheus, assegure de que todos esses níveis estejam contemplados explicita ou implicitamente. Com isso, em vez de uma mera instalação de software, sua empresa terá todas as ações necessárias para que os objetivos empresariais sejam alcançados. Mapear processos Para isso, antes do nível tático do planejamento, será preciso ter documentados todos os processos da sua empresa. Dessa forma, o fornecedor poderá fazer escolhas mais acertadas em relação a: os módulos do ERP, que são prioritários para as suas operações. Assim, eles podem trabalhar no desenvolvimento das melhores integrações; tarefas redundantes, as quais poderão ser eliminadas com o uso de um ERP com soluções integradas; integrações externas com softwares de terceiros, para certificar de que todas as suas tarefas virtuais possam ser feitas dentro do ERP; dependência e interligação de processos, para planejar uma implementação gradual com o mínimo de paradas das suas operações. O mapeamento de processos, por sua vez, é uma atividade muito complexa e precisa ser realizada com o auxílio de uma consultoria especializada em tecnologia. Para isso, ela vai identificar as principais entregas finais e intermediárias, localizar todas as tarefas que agregam valor a elas, verificar duplicidades e burocracias desnecessárias, entre outras ações. Configurar e Customizar o ERP Os ERPs são sistemas poderosos. Por exemplo, o Protheus da TOTVS conta com dezenas de módulos, com centenas de ferramentas para as atividades de backoffice e de linha de frente. Há soluções voltadas para os mais diversos setores da indústria e do comércio de todos os portes, da microempresa às multinacionais. Nesse sentido, você precisa saber que haverá muitas dessas funcionalidades que nunca serão usadas na sua empresa. Não faz sentido que seu ERP as contenha, pois isso vai consumir a capacidade de processamento das suas máquinas, reduzir a produtividade dos colaboradores devido ao tempo gasto para a busca da solução certa, gastar a memória de armazenamento, entre tantos outros problemas. Por esse motivo, um ERP precisa ser configurável, isto é, adaptado para a realidade da sua empresa, tendo em vista o planejamento feito acima. Com isso, seu sistema terá apenas o escopo que você precisa para que seu negócio se desenvolva aceleradamente. A grande vantagem desse modelo de implementação do Protheus é a flexibilidade. Afinal, nada impede que, no futuro, diante do surgimento de uma nova demanda de funcionalidade, você possa realizar uma customização para acrescentar uma ferramenta. Esse processo será muito mais ágil, pois o esqueleto do ERP já estará montado. Possivelmente, não será preciso fazer uma modificação grande em termos de infraestrutura de dados ou de hardware. Por esse motivo, também é importantíssimo contar com sistemas ERP que sigam uma lógica modular e já sejam pensados, de fábrica, para permitir um alto grau de configuração e customização. Esse é o caso do Protheus. Então, é importantíssimo contar com um fornecedor que ofereça uma alta qualidade desse serviço de personalização. Citar e identificar os requisitos básicos Como explicamos, uma das melhores formas de implementar um ERP é por meio de um processo gradual. Por isso, é importante escolher empresas que sabem fazer o desenvolvimento de sistemas de forma incremental. O que isso significa? Em vez de elencar uma lista com diversas soluções gerais no projeto, identificam-se primeiramente os requisitos básicos. Ou seja, quais são as funcionalidades e características mais importantes para que o ERP permita que você atinja seus objetivos
ERP: saiba por que ele é o grande aliado da equipe de vendas
O investimento em um sistema ERP pode ser um diferencial para potencializar melhorias na produtividade dos seus funcionários e aumentar o número de vendas. De modo geral, esse software automatizado otimiza as operações, reduz os custos, evita o retrabalho, integra as informações, traz mais segurança e consegue melhorar os resultados da empresa. Contudo, para isso, é necessário que a equipe de vendas receba o treinamento e a capacitação adequada para conseguir lidar com essa ferramenta e possa aproveitar ao máximo as funcionalidades que essa tecnologia proporciona. Quer melhorar a produtividade das operações do seu negócio? Neste post, você vai entender como otimizar o uso do ERP pela equipe de vendas da empresa. Boa leitura! Importância da utilização de um ERP O uso de um software ERP está diretamente ligado com a produtividade da equipe. Afinal, esse software de gestão é responsável por organizar e melhorar o desempenho das operações. Confira, a seguir, alguns fatores que demonstram as vantagens de implementar um sistema ERP na sua empresa. Simplificação da rotina A grande quantidade de tarefas a serem executadas e o excesso de burocracia administrativa podem ser simplificadas por meio de um sistema ERP de gestão. Com isso, as operações de rotina são mais facilmente concluídas. Dessa maneira, a produtividade da equipe aumenta por tabela. Melhoria dos processos operacionais O software de gestão consegue organizar os processos operacionais, detalhando-os e documentando-os mais facilmente. A partir daí, fica mais fácil entender o que precisa ser feito e como isso deve ser realizado. Logo, a equipe de vendas consegue trabalhar com mais eficiência, pois sabe exatamente o que deve ser executado efetivamente. Acesso facilitado a dados e relatórios Um sistema automatizado de gestão consegue integrar as informações de vários departamentos, como vendas, financeiro, estoque, fornecedores, suporte a clientes etc. Desse modo, a equipe pode acessar rapidamente os arquivos contendo esses dados, sem ter que esperar um tempo excessivo para solicitar a informação para outros setores da empresa e aguardar a liberação e o envio dos dados. Da mesma forma, o ERP dispensa o uso de pastas físicas e planilhas descentralizadas que em nada melhoram a produtividade da equipe. Todas as informações ficam armazenadas no sistema, proporcionando o acesso rápido aos dados que estão contidos ali. Facilita a tomada de decisões O ERP consegue proporcionar uma visão geral e ampliada sobre as operações que se desenvolvem dentro da empresa. Isso significa que é possível verificar a situação em sua totalidade e obter índices de desempenho sobre as operações. A partir dessa análise, se facilita a identificação dos pontos que apresentam falhas e que, portanto, necessitam de melhorias e correções. Com a ajuda de um software, o gestor consegue tomar decisões mais rápidas, eficientes e precisas, uma vez que foram baseadas na análise de dados reais. Assim, há uma alta probabilidade de darem certo. Boas práticas para fazer uso de um ERP Já que falamos de um ERP para auxiliar a equipe de vendas, vamos mencionar o sistema Protheus como uma excelente opção de ferramenta para melhorar as operações e aumentar a produtividade dos colaboradores. Forneça treinamentos Defina os colaboradores que vão participar de treinamentos e os responsáveis por organizar a capacitação. Essa medida é importante para que os seus funcionários conheçam as funcionalidades do sistema e se acostumem com a interface do software. O recomendado é delegar essa responsabilidade para quem já tem experiência e está mais familiarizado com essa ferramenta, como a equipe de TI ou um funcionário sênior, por exemplo. Mostre os benefícios Apresentar os benefícios do software para os funcionários é uma ótima estratégia para que eles se sintam mais estimulados a aprender sobre o sistema ERP e conhecer mais sobre as funções dessa ferramenta. Deixe claro quais são as vantagens que o software vai proporcionar para todos, como o aumento de produtividade, a redução de erros e menos riscos de retrabalho. Mostre como os processos ficam mais ágeis e simples com o uso do sistema ERP. Engaje os funcionários Treine a equipe explicando como funciona o ERP. O objetivo é empoderar os funcionários para que eles consigam trabalhar de modo independente o mais rápido possível. Nesse sentido, uma boa ideia é criar um manual de uso do software, com um arquivo contendo o passo a passo de como utilizar essa ferramenta. Esse documento deve ficar disponível para a consulta de todos os funcionários, permitindo que eles tirem dúvidas e auxiliando os recém-contratados. Observe a produtividade da equipe de vendas A equipe de vendedores tem o papel de se esforçar para entregar um bom serviço. Além disso, o uso de um bom software também contribui significativamente para o aumento das vendas. Nesse sentido, é importante treinar e incentivar os funcionários a darem o melhor de si durante a execução das operações. Para isso, é essencial munir e equipar os colaboradores com a tecnologia adequada. O investimento em um ERP de qualidade garante mais engajamento da equipe e aumenta as chances de eles terem uma maior produtividade. Ainda, reduz o tempo de conclusão das tarefas, melhora o nível das interações e possibilita uma maior integração das informações. Dê atenção aos clientes fiéis O ERP permite ter acesso fácil e simples a dados cadastrais, preferências e outras informações relevantes dos clientes, como histórico de pedidos, carrinho de compras, vendas realizadas, produtos preferidos etc. É fato que os vínculos a longo prazo que a empresa estabelece com os clientes são uma das maiores vantagens para aumentar as vendas. Isso porque a taxa de conversão e o ticket-médio das compras de clientes fidelizados costumam ser mais altos em comparação com os clientes comuns. Uma equipe de vendas bem treinada ajuda a aumentar e melhorar a produtividade e a utilização do ERP. O sistema ERP da TOTVS, o Protheus, é uma solução que facilita o sistema de gerenciamento empresarial. Seus módulos oferecem diferentes funcionalidades para os setores da empresa e podem ser adaptados a diversos tipos de negócios, conforme a necessidade do departamento. Entre em contato com a Atos Data e saiba mais detalhes sobre as soluções disponíveis
Por que fazer venda pelo WhatsApp? Venha entender melhor!
A venda pelo WhatsApp tem se popularizado cada vez mais, devido à presença desse aplicativo no dia a dia dos consumidores. Nesse sentido, para alcançar um maior sucesso comercial, seu negócio deve contar com uma estratégia completa e específica para o uso desse novo canal de vendas. Afinal, em cada mídia social, suas ações devem se adequar em relação ao planejamento, à linguagem, ao comportamento do cliente, à experiência de compra e à operacionalidade. Quer entender melhor? Acompanhe! Por que fazer vendas pelo WhatsApp? Há inúmeras vantagens em vender pelo WhatsApp. Entenda as principais delas a seguir! Alto alcance A internet móvel faz parte do dia a dia de grande parte da população brasileira. O WhatsApp, por sua vez, é um dos aplicativos com maior penetração em todos os segmentos. Ele é utilizado por jovens, adultos e idosos de todas as rendas e regiões. Portanto, ao contrário de outros canais digitais, ele apresenta um maior alcance em todos os segmentos demográficos. Por exemplo, muitos idosos não sabem utilizar navegadores e vários deles não funcionam bem em celulares com configuração mais básica. Já o WhatsApp não apresenta essas restrições. Interação com o cliente O WhatsApp permite uma interação ativa com o cliente. Você pode programar ações para envio de cupons, promoções, congratulações em aniversários e datas comemorativas etc. A partir da resposta, pode-se iniciar uma comunicação instantânea para a conversão em vendas. Praticidade Com um bom módulo de relacionamento com o cliente (CRM) no seu ERP, é possível configurar a criação e o envio de mensagens automatizadas. Além disso, pode-se fazer as operações de Analytics e de monitoramento dos indicadores de performance em tempo real. Respostas rápidas As pessoas conferem constantemente o WhatsApp. Então, as respostas dos clientes são muito mais ágeis. Assim, pode-se aproveitar a impulsividade inicial após a manifestação de interesse e garantir a efetivação da venda. Aumento da visibilidade Uma vantagem do WhatsApp é a sua alta taxa de abertura. Cerca de 70% das pessoas abrem os anúncios que chegam no app. No e-mail marketing, a taxa média é de 6 a 10%, sendo considerado um grande sucesso atingir 20%. Mesmo que o cliente não abra a mensagem, os elementos da sua marca (como a imagem do logo e o nome do negócio) aparecerão claramente na interface de interação. Como ter sucesso na estratégia de vendas pelo WhatsApp? Para obter todos esses benefícios, é importantíssimo que o WhatsApp se integre aos seus processos de forma orgânica e automatizada. Em outras palavras, não é recomendável iniciar as vendas por esse mensageiro se isso significar redução da visibilidade dos resultados corporativos, perda da produtividade com o acréscimo de novas tarefas manuais, entre outros pontos. Além de não trazer todo o potencial de crescimento do faturamento pela nova estratégia, esse problema traria custos adicionais que prejudicam o Retorno sobre o Investimento (ROI). Por esse motivo, o ERP Protheus trouxe uma integração nativa e extremamente funcional para a venda pelo Whatsapp. Com isso, você poderá automatizar suas campanhas pelos módulos do Protheus, monitorá-las em tempo real e interagir com a interface de usuário do mensageiro sem precisar abrir outros softwares. Quer entender melhor as mais modernas funcionalidades que o ERP da TOTVS traz para os usuários? Confira as novidades trazidas pela nova versão do Protheus!
Conheça as vantagens em utilizar um sistema de gestão integrado
A dinamicidade e competitividade do mercado têm condicionado o sucesso e a longevidade de um negócio à agilidade, à praticidade e à eficácia de seus processos internos. Nesse cenário, as empresas que anseiam o crescimento sustentável precisam ter a capacidade de lidar com um grande fluxo de dados de forma eficiente e acertada. Para isso, é indispensável contar com o auxílio de um sistema de gestão integrada. Afinal, acompanhar e analisar as informações de todos os departamentos da empresa de forma manual (ou com o auxílio de sistemas desintegrados) demanda gastos excessivos de tempo, pode ocasionar interpretações errôneas acerca da realidade do negócio e, consequentemente, a tomada de decisões equivocadas. Afinal, você sabe o que é um sistema de gestão integrada? Como ele funciona? Quais os benefícios a empresa pode obter com a implantação de integração de sistemas? Confira tudo isso e muito mais sobre o assunto neste guia que preparamos para você! Entenda o que é um sistema de gestão integrada A primeira coisa que você precisa saber para compreender o que é e como funciona um sistema de gestão integrada é que ele não é, necessariamente, sinônimo de ERP (enterprise resource planning, em português, planejamento dos recursos da empresa). É que a expressão sistema de gestão integrada também pode ser utilizada para fazer referência à integração de diferentes módulos de gestão, como ocorre nos casos em que a empresa faz uso de diversos softwares em seus departamentos. Ou seja, não se trata, necessariamente, da utilização de um único sistema para armazenagem e integração das informações de uma companhia. O ERP, por sua vez, é um software integrado de gestão que possibilita a armazenagem de todos os dados da empresa em um único banco de dados. Ele é um sistema modular (cada módulo corresponde a um setor da organização) que integra as informações da atividade empresarial, possibilitando o fluxo facilitado de dados entre os departamentos. Desse modo, podemos dizer que o ERP é uma solução completa, que possibilita aos empresários, gestores e demais colaboradores (de todos os setores) a utilização de um único sistema para lançamento e tratamento das informações relativas às atividades empresariais. Apesar disso, não é incomum que, por motivos diversos, as empresas operem com diferentes softwares (por exemplo, um voltado para o setor de contabilidade, outro para o time de estoque etc.). Nesses casos, é fundamental que haja a integração dos sistemas, isto é, que eles interajam entre si de forma automática. Afinal, quanto melhor o “diálogo” entre os esses recursos, melhor será a eficiência dos processos internos e da gestão do negócio. Desse modo, de forma simplificada, podemos dizer que a integração de sistemas nada mais é do que um processo que visa unir softwares organizacionais independentes e colocá-los para funcionar conjuntamente, de forma sincronizada. Por exemplo, a integração de um ERP com uma plataforma de e-commerce ou com de uma empresa de logística, como a integração com a Jadlog. Quer saber como isso funciona? Continue a leitura e entenda melhor! Veja como funciona a integração de sistemas Seja qual for o porte da empresa ou o motivo pelo qual ele faça de inúmeros softwares, é indispensável que ela conte com boas soluções integradas de tecnologia para gestão. Afinal, como você viu, a desintegração dos sistemas pode ocasionar falhas nos processos e na análise de dados dos negócios. A integração de sistemas pode ser feita, por exemplo, com o ERP Protheus, da TOTVS. Seu principal intuito é garantir que os dados (de diferentes softwares) estejam sincronizados, ou seja, que as informações se comuniquem. Para isso, há duas formas de fazer a integração. Ela pode se dar por projeto de desenvolvimento ou por projeto de implantação. No caso de implantação da integração de sistemas, a equipe da consultoria Protheus fará um levantamento das plataformas que a sua empresa continuará utilizando e que são automaticamente integradas ao ERP. Depois disso, o pessoal do suporte fará a configuração dessas ferramentas para que elas dialoguem com os outros softwares, de modo que não seja necessária a execução de tarefas idênticas em mais de uma plataforma. Os projetos de desenvolvimento, por sua vez, são soluções destinadas aos casos em que os sistemas não dialogam entre si de forma nativa. Nesse caso, de forma genérica, podemos dizer que a equipe do suporte para o Protheus desenvolverá uma “ponte” para que os softwares compartilhem seus dados e atualizem suas informações de forma sincronizada. Independentemente de qual for a solução adotada, a integração do ERP com as outras plataformas utilizadas por sua empresa permitirá o fluxo automático de informações entre os departamentos, a automatização de processos e a otimização da gestão de seu negócio. Continue a leitura e entenda melhor esses benefícios! Compreenda a importância da integração dos sistemas de uma empresa O gerenciamento de uma empresa depende do controle e análise de inúmeras informações, tais como as relativas às compras, às vendas, ao estoque, às obrigações fiscais, ao fluxo de caixa, aos fornecedores, aos clientes etc. Nesse cenário, as empresas que anseiam o crescimento sustentável e a longevidade precisam ter a capacidade de gerenciar as informações de seus processos de forma eficiente e eficaz, a fim de identificar seus pontos fortes, corrigir eventuais falhas, e atender com agilidade às demandas do mercado. Quando uma empresa utiliza sistemas que não são integrados, ou seja, que não se comunicam automaticamente, no geral, as informações têm que ser lançadas manualmente em cada um deles. Isso compromete a agilidade nos processos da empresa e até mesmo a confiabilidade dos dados. Além disso, a análise das informações relevantes do negócio se torna bem mais complicada, uma vez que as informações dos departamentos não são interligadas. Em razão disso, os gestores não têm acesso facilitado a relatórios gerenciais completos, afinal, as informações relativas aos processos de cada setor encontram-se em softwares diferentes. Desse modo, podemos dizer que a integração dos sistemas gerenciais de uma empresa é importante, principalmente, porque possibilita o fluxo automático de dados entre os departamentos da instituição, evitando retrabalhos, bem como o acesso simples e rápido às
Quais são os benefícios da integração do ERP com outros sistemas da empresa?
A integração de sistema já virou parte do dia a dia da maioria das empresas que utiliza softwares para gerenciar seus processos. Com esse índice alto de conectividade entre os setores e funcionários, o sistema que gerencia tudo precisa estar atualizado e integrado. Além disso, quando são vários os programas, esse diálogo torna-se ainda mais importante. A integração do Protheus nada mais é do que uma solução de TI para reunir dados e informações de diversas partes de uma empresa em uma mesma plataforma. Com isso, é possível melhorar o controle sobre fluxo de caixa, estoque, emitir notas fiscais e disponibilizar arquivos na nuvem. Portanto, é uma ação que poupa muito tempo e melhora a comunicação. Confira no texto abaixo alguns benefícios de realizar a integração do Protheus na sua empresa. Qual é a importância dessa integração? A integração torna-se importante para o funcionamento da empresa porque transforma a linguagem de trabalho em uma mais fluida, tanto para funcionários quanto para gestores e diretores. A agilidade proporcionada nos processos organizacionais aumenta a performance operacional da gerência e a alta gestão também pode acompanhar e administrar todas as informações mais facilmente. Além disso, também é possível acompanhar todos os indicadores. Porém, o aspecto mais importante da integração talvez seja a capacidade que os setores e colaboradores agora terão de comunicação. Os sistemas integrados trocam e processam informações entre si muito mais fácil. Isso permite a geração de relatórios mais precisos e ágeis, com maior confiança nos dados obtidos. Assim, a capacidade de decisão dos gestores aumenta. Quais são os benefícios da integração? Para uma integração ser bem-sucedida, ela deve passar por algumas etapas importantes. São elas: planejamento: nesta etapa acontecem todos os levantamentos dos sistemas já existentes da empresa e são verificados seus níveis de compatibilidade com o Protheus para que a implantação possa prosseguir; execução: após a análise inicial, é quando começa a implantação do projeto propriamente dito. Porém, é necessário ir aos poucos com a chamada “integração fracionada” por conta de possíveis erros; checagem: neste momento é feita a verificação em relação a possíveis erros e falhas na integração. Aqui também é onde se buscam gargalos e se monitora o progresso do projeto; ação: os gestores, após os relatórios gerados na última etapa, podem corrigir as falhas e traçar planos para melhor abordá-las. Assim, após a instalação sem erros e falhas e eliminando toda a incompatibilidade eventual entre os sistemas antigos e novos, é que a sua empresa passará a colher os benefícios da integração. Entre eles estão, por exemplo, a melhora da competitividade, fluxo mais dinâmico de informações, tempo menor de resposta a solicitações, diminuição da burocracia e melhora no monitoramento da infraestrutura informacional do negócio. Portanto, o sucesso neste processo indica evolução na empresa. Reduz os custos A diminuição de custos no orçamento é sem dúvidas um dos principais benefícios de uma integração bem-feita. Isso se dá por conta do desenvolvimento mais certeiro de atividades. Ou seja, com nível de excelência maior. Aumenta a produtividade Da mesma forma, a automação agiliza todo o trabalho e evita a maioria dos erros, consequentemente diminuindo a incidência de retrabalho. Assim, com o tempo que passaria consertando erros e falhas, o funcionário pode atuar em outras tarefas como análises, vendas e planejamentos, que antes não seriam possíveis. Proporciona mais segurança dos dados Problemas de segurança são bem comuns em empresas e entre empresários. Porém, essa é uma brecha difícil de ser identificada e que não pode acontecer em um grande empreendimento. Assim, a integração de sistemas aborda justamente esse espaço e garante a confidencialidade de informações além do desenvolvimento correto das atividades. Garante a gestão inteligente do estoque Uma gestão mais competente do estoque é o objetivo de qualquer empresa. Com a integração, o gestor pode acompanhar de perto o seu inventário, além de controlar com mais eficácia as entradas, saídas, e ainda colaborar diretamente com a redução de custos. Permite o controle de métricas e indicadores Uma das melhores formas de se otimizar o trabalho e os processos dentro de um negócio é analisar tudo conforme métricas e indicadores. As plataformas de integração normalmente possuem quadros para que as empresas possam montar seus próprios painéis de controle de acordo com seus objetivos e conforme suas necessidades. Dá mais mobilidade O software de integração é compatível com os sistemas operacionais de dispositivos como tablets e smartphones, então os funcionários podem acessá-lo de qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, quando os dados são colocados na nuvem, o colaborador pode viajar pela empresa ou utilizar alguma informação necessária de casa sem ter a preocupação de levar todos os seus arquivos. Otimiza os processos Tudo isso faz com que os processos da empresa fiquem mais inteligentes. Assim, o controle por parte dos gestores fica mais fácil e intuitivo. Além disso, os erros podem ser identificados antes de se tornarem problemáticos para o fluxo de trabalho e eliminados antes que prejudiquem o setor ou a empresa como um todo. Como tornar a integração mais eficiente? Apesar de todos os benefícios, o processo de integração do Protheus, se não tratado por especialistas, pode resultar em problemas que, em vez de otimizar, prejudicarão o funcionamento do empreendimento. Portanto, é ideal que além de um sistema que controle todos os aspectos e a integração como um todo, se contrate uma empresa especializada para fazer todo o acompanhamento. Dessa forma, você pode colocar em prática todo o conhecimento que obteve neste texto e não subestimar a importância da integração de sistemas para a saúde e estratégia digital dos seus negócios. Uma empresa especializada tem os melhores benefícios da integração do Protheus, além de proporcionar funcionários especificamente para esse fim, garantindo que erros, falhas e incompatibilidades não ocorram. E se ocorrerem, que não prejudiquem o funcionamento dos sistemas. Para ajudá-lo nesse momento a Atos Data pode ser a melhor solução! Somos especialistas em ERP e integrações entre sistemas e plataformas. Atuamos com inovação e criatividade em soluções corporativas e nossa história conta com diversos casos de sucesso.
Entenda como fazer a integração do ERP com os sistemas da empresa
Os ERPs (Enterprise Resource Planning) ou sistemas de planejamento de recursos corporativos estão presentes no dia-a-dia de diversas empresas já há algum tempo. Entretanto, conforme a realidade dos negócios evolui, o tamanho do empreendimento aumenta ou as necessidades mudam, é necessário a inclusão de novos sistemas para controlar esses aspectos mais recentes. É aí que parte dos gestores acaba ficando na mão. A questão de como realizar essa integração entre o ERP novo e o sistema velho acaba gerando dúvidas e, consequentemente, perdas para a empresa. Além disso, todas as etapas do percurso são extremamente trabalhosas e demoradas, custando mão-de-obra dos funcionários e tempo, mas mesmo assim não têm a qualidade necessária para um empreendimento que quer crescer, ser mais produtivo e se desenvolver. Pensando nisso, trouxemos uma pequena explicação do quanto é importante o diálogo entre os programas utilizados no seu negócio e como realizar esse processo, elencando inclusive algumas customizações. Confira no texto abaixo tudo o que você precisa saber para se tornar perito no assunto e realizar as melhores escolhas como gestor na hora da integração. Por que integrar? A própria definição de integração sugere que “a união faz a força”. Integrar nada mais é do que juntar programas para que ajam de forma coordenada. Assim, é possível aumentar a eficiência dos processos internos da sua empresa e, consequentemente a produtividade. Ou seja, você fica livre para focar todos os seus esforços na parte criativa, já que não perde mais tempo com tarefas repetitivas. Outra vantagem da integração do Protheus aos outros ERPs é que leva ao corte de custos. Sendo assim, esta característica retorna o valor do investimento rapidamente. Isso se dá porque o gestor é capaz de identificar melhor os gargalos e problemas do negócio, além das melhores formas de reduzir gastos. A etapa de implantação da integração é importante porque é comum que uma empresa trabalhe com diversos softwares e, quanto mais conversarem entre si, melhores os indicadores de desempenho serão. Apesar disso, é estratégico que exista sempre o monitoramento de todo o processo integrativo para assegurar que não existam falhas ou erros. Quais os tipos de integração existentes? Existem diversas integrações e customizações possíveis para o Protheus. Inclusive, esta é uma de suas vantagens: a versatilidade. O sistema pode receber com facilidade programas que facilitam a sua utilização. Isso acontece porque esses softwares já são bem conhecidos pelo público em geral e não necessitam de treinamentos específicos para aprender a usar. Alguns outros exemplos são: workflows: os fluxos de trabalho padronizam o trabalho, deixando tudo muito mais simples. Além disso, os processos podem ser passados entre funcionários e setores, diminuindo ou eliminando o retrabalho; aplicativos móveis: a possibilidade de integração do Protheus com o sistema operacional de tablets ou smartphones é imprescindível hoje com toda a mobilidade da tecnologia. Ainda, o armazenamento em nuvem e a virtualização dos servidores das empresas praticamente pede por essa facilidade na hora de otimizar processos; templates: as adaptações que podem ser feitas no sistema o tornam ainda mais importante para as empresas. Assim, os templates funcionam como interfaces diferentes para cada utilização e tornam a comunicação mais objetiva, economizando tempo. Além disso, as customizações podem variar desde o segmento, por exemplo, a conexão com módulos específicos, como um sistema CRM, até as rotinas, além de processos e menu do sistema. Assim, seus benefícios de ter a centralização do controle, a visão sistêmica do negócio e a facilitação de processos são otimizados. Como deve ser feita a integração? As metodologias de trabalho utilizadas na hora de organizar o trabalho das equipes e os métodos para implantar ferramentas fazem parte da arquitetura de projetos de TI. Na integração de sistemas ERP isso se dá na forma de projeto de implantação e de projeto de desenvolvimento. O gestor é incumbido de decidir por um ou por outro, de acordo com a realidade da empresa. O primeiro caso é escolhido quando já há uma compatibilidade entre o sistema utilizado e o novo. Portanto, o principal trabalho será configurar o diálogo entre as ferramentas para que ocorra de forma fluida e sem funções duplicadas – o que geraria retrabalho e perda de tempo. Já o segundo caso é necessário quando não existe essa conversa de forma nativa. Ou seja, a equipe de implantação terá que desenvolver uma “ponte” entre eles. Isso é diferente se for realizado de forma manual pela sua empresa. Integração manual Entretanto, se a sua empresa não conta com um suporte de integração, é necessário tomar o caminho mais longo. Só quem já executou uma integração do Protheus sabe o quanto é trabalhosa de fazer manualmente. Como existem muitas variáveis no processo, o ideal é seguir algumas etapas específicas desde o início do planejamento, como: mapear campos e definições respectivas; desenvolver testes na plataforma; alinhar e documentar sistemas externos; desenvolver e validar esses sistemas; planejar a parada do ambiente; documentar a passagem de produção; implementar no ambiente produtivo; finalizar o projeto. Além de ter sempre em mente todas essas etapas, o processo inteiro é dispendioso e pode ter um custo muito alto, principalmente se for usado para desenvolver integrações menores e frequentes. Além disso, as empresas de pequeno porte às vezes não podem se dar ao luxo de destacar funcionários dentro de seu quadro reduzido para realizar essa tarefa. Com todas as informações disponíveis ficou claro que a implantação da integração de sistemas é fundamental para a saúde e estratégia digital dos negócios. Portanto, igualmente imprescindível é ter uma empresa especializada nesse serviço para lidar com todos os processos. Assim, sua empresa garante que nenhum funcionário precise ser deslocado para essa função, bem como tem certeza de que erros, falhas e incompatibilidades não prejudiquem o funcionamento dos sistemas. A Atos Data é especialista em ERP e integrações entre sistemas e plataformas. Inovação e criatividade em soluções corporativas é o nosso lema e nossa história conta com diversos casos de sucesso. Para saber mais é só entrar em contato com um de nossos especialistas ou visitar nosso site.
