A implantação do Protheus — ou implementação, como você preferir — é o processo de colocar o uso do ERP da TOTVS em prática no seu negócio. Ela abrange desde o desenvolvimento do projeto do sistema até a sua utilização em plena capacidade nas operações diárias.
Portanto, não se confunde com a instalação, a qual se limita apenas à inserção do sistema no hardware (servidores e computadores) da sua empresa. A implantação pode incluir ações de consultoria estratégica, mapeamento de processos, desenvolvimento do software, treinamentos e capacitações, correção de erros, acompanhamento de resultados, entre outras.
Quer entender melhor como otimizar esse processo? Confira nosso post!
Como ter sucesso durante a implantação do Protheus?
Para garantir a excelência desse processo, o primeiro passo é a escolha de um fornecedor de Protheus que ofereça um serviço completo. Desse modo, ele não vai se limitar a instalar o ERP nos seus computadores e servidores. Ele também fará:
- consultoria de tecnologia, para que sua empresa tenha as mais avançadas ferramentas para ganhar vantagem competitiva;
- consultoria de processos completa, para mapear seus fluxos de trabalho e de dados a fim de que o ERP ofereça operações mais fluidas e automatizadas;
- gestão do projeto, para certificar de que ele tenha um escopo e objetivos claros, que serão acompanhados diariamente. Além disso, deve incluir uma participação ativa sua em todas as etapas;
- customizar a ferramenta, para que ela seja enxuta e focada no que seu negócio mais precisa;
- assegurar todo o processo de segmento da estratégia, com a realização de migrações, instalações, atualizações, incrementações, treinamentos e suportes.
Ter um bom planejamento
Planejar é fator determinante para todo tipo de projeto, especialmente na tecnologia da informação. No entanto, nem sempre essa ação é feita da forma adequada. Não basta delinear objetivos gerais e etapas genéricas. Um bom planejamento deve ser feito considerando três níveis:
- estratégico — definição dos objetivos gerais da sua empresa e dos mais específicos em relação ao projeto de implementação do ERP. Assim, nesse nível, deve-se garantir que ambos se encontrem com o estabelecimento de indicadores de sucesso e de performance, métricas de monitoramento de resultados, marcos temporais, entre outras ações;
- tático — definição de como os recursos serão alocados para o alcance dos objetivos do projeto. Aqui, devem ser tomadas as decisões sobre as diretrizes gerais que terão impacto significativo sobre as operações do projeto, como escolha de fornecedores, customizações de módulos, cronograma e orçamento, entre outras;
- operacional — definição das ações e tarefas do dia a dia da execução do projeto, como quais são os principais processos, as ferramentas de monitoramento de tarefas do cronograma, alocação de colaboradores, entre outras.
Então, durante a fase de planejamento da implementação do protheus, assegure de que todos esses níveis estejam contemplados explicita ou implicitamente. Com isso, em vez de uma mera instalação de software, sua empresa terá todas as ações necessárias para que os objetivos empresariais sejam alcançados.
Mapear processos
Para isso, antes do nível tático do planejamento, será preciso ter documentados todos os processos da sua empresa. Dessa forma, o fornecedor poderá fazer escolhas mais acertadas em relação a:
- os módulos do ERP, que são prioritários para as suas operações. Assim, eles podem trabalhar no desenvolvimento das melhores integrações;
- tarefas redundantes, as quais poderão ser eliminadas com o uso de um ERP com soluções integradas;
- integrações externas com softwares de terceiros, para certificar de que todas as suas tarefas virtuais possam ser feitas dentro do ERP;
- dependência e interligação de processos, para planejar uma implementação gradual com o mínimo de paradas das suas operações.
O mapeamento de processos, por sua vez, é uma atividade muito complexa e precisa ser realizada com o auxílio de uma consultoria especializada em tecnologia. Para isso, ela vai identificar as principais entregas finais e intermediárias, localizar todas as tarefas que agregam valor a elas, verificar duplicidades e burocracias desnecessárias, entre outras ações.
Configurar e Customizar o ERP
Os ERPs são sistemas poderosos. Por exemplo, o Protheus da TOTVS conta com dezenas de módulos, com centenas de ferramentas para as atividades de backoffice e de linha de frente. Há soluções voltadas para os mais diversos setores da indústria e do comércio de todos os portes, da microempresa às multinacionais.
Nesse sentido, você precisa saber que haverá muitas dessas funcionalidades que nunca serão usadas na sua empresa. Não faz sentido que seu ERP as contenha, pois isso vai consumir a capacidade de processamento das suas máquinas, reduzir a produtividade dos colaboradores devido ao tempo gasto para a busca da solução certa, gastar a memória de armazenamento, entre tantos outros problemas.
Por esse motivo, um ERP precisa ser configurável, isto é, adaptado para a realidade da sua empresa, tendo em vista o planejamento feito acima. Com isso, seu sistema terá apenas o escopo que você precisa para que seu negócio se desenvolva aceleradamente.
A grande vantagem desse modelo de implementação do Protheus é a flexibilidade. Afinal, nada impede que, no futuro, diante do surgimento de uma nova demanda de funcionalidade, você possa realizar uma customização para acrescentar uma ferramenta. Esse processo será muito mais ágil, pois o esqueleto do ERP já estará montado. Possivelmente, não será preciso fazer uma modificação grande em termos de infraestrutura de dados ou de hardware.
Por esse motivo, também é importantíssimo contar com sistemas ERP que sigam uma lógica modular e já sejam pensados, de fábrica, para permitir um alto grau de configuração e customização. Esse é o caso do Protheus. Então, é importantíssimo contar com um fornecedor que ofereça uma alta qualidade desse serviço de personalização.
Citar e identificar os requisitos básicos
Como explicamos, uma das melhores formas de implementar um ERP é por meio de um processo gradual. Por isso, é importante escolher empresas que sabem fazer o desenvolvimento de sistemas de forma incremental. O que isso significa?
Em vez de elencar uma lista com diversas soluções gerais no projeto, identificam-se primeiramente os requisitos básicos. Ou seja, quais são as funcionalidades e características mais importantes para que o ERP permita que você atinja seus objetivos empresariais. São aqueles pontos que mais beneficiariam suas operações, táticas e estratégias.
A partir disso, todo o esforço do time de desenvolvimento da customização e implantação do Protheus ficará focado em criar um sistema que atenda a esses requisitos básicos. Assim, ele já poderá entrar em ação rapidamente. Depois de garantir o que é mais valioso, pode-se começar a trabalhar nos incrementos, que são novas ferramentas que agregam ainda mais ao ERP.
Como a Atos Data pode ajudá-lo na implementação do Protheus?
Tudo começa com a nossa metodologia de implantação, que inclui as seguintes etapas:
- levantamento;
- configuração;
- desenvolvimento de customização;
- capacitação;
- validação;
- operacionalização.
Por isso, a maioria dos nossos projetos é de escopo fechado, isto é, desde a fase de planejamento, você conhecerá quais são as entregas, qual o cronograma e o orçamento. Depois disso, seguimos com uma fase de acompanhamento técnico.
Para isso, temos uma área de suporte remoto com pessoas especializadas e atendimento personalizado. Além disso, os projetos são realizados por consultores especialistas seniores. Ou seja, são profissionais mais experientes na área. Eles estarão disponíveis para consultoria, suporte e capacitação da sua equipe. Assim, mais que um ERP instalado, você terá a verdadeira implantação do Protheus — que garante a integração da ferramenta às suas operações em todos os níveis.
Quer saber mais sobre os diferenciais do nosso serviço e nossos projetos de customização e implantação do Protheus da TOTVS? Então, entre em contato com a gente!
