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Tire 3 principais dúvidas sobre a conciliação de cartão de crédito

A conciliação de cartões é um termo que gera bastante confusão aos gestores e empresários. Afinal, a palavra “conciliação” é muito usada no jargão jurídico para se referir às estratégias de negociação entre credor e devedor a respeito de uma dívida.

Porém, a conciliação de cartões de crédito é bem diferente dessa ideia, tratando-se dos processos e operações para cruzar os dados das suas diversas plataformas de pagamentos de crédito ou débito, como maquininhas, e-commerces etc.

Quer saber tudo sobre o assunto? Neste post, vamos tirar as três principais dúvidas sobre a conciliação. Acompanhe!

1. O que é a conciliação de cartão de crédito?

Conciliar os cartões de crédito e débito é o processo de cruzamento dos dados contidos nos extratos fornecidos pelas operadoras de cartão e pelos bancos. Com isso, as equipes financeiras das empresas são capazes de verificar se todas as transações registradas nos sistemas de vendas correspondem àquelas do extrato de recebimento fornecido pelas operadoras de cartão.

Vivemos em uma era em que os negócios migraram para o mundo digital e, assim, somos capazes de manter um controle maior das transações financeiras dentro da empresa. Prescindir dessa capacidade significa ficar atrás dos seus concorrentes, que buscam cada vez mais rentabilidade por meio da redução de custose de ineficiências.

2. Quais são os passos para realizar a conciliação de cartões?

Conciliação de vendas

Esse é o processo que consiste em cruzar as informações armazenadas nos Sistemas de Vendas das empresas com aquelas contidas nos extratos das operadoras de cartões de crédito. Se realizada diariamente, a conciliação é capaz de detectar divergências de registro das suas transações, como:

  • quantas e quais vendas foram canceladas;
  • se os valores registrados estão corretos ou divergentes;
  • conferir ― e relatar ― a ocorrência de duplicação de transações;
  • quantas e quais vendas não foram confirmadas pelos cartões, mas estão registradas em seu sistema.

Todos os extratos devem ser confrontados diariamente para detectar os problemas acima. Vale salientar que ainda é comum ocorrer a venda ― e a entrega do produto ―, mas determinada operadora de cartões não computar a transação, causando o não pagamento. Somente se detectada a tempo é que as administradoras conseguem reverter a situação.

Conciliação de recebimento

Essa segunda modalidade se refere ao processo de cruzar os registros do extrato de vendas das operadoras com o de pagamento que elas realizaram para você. Todas as compras realizadas pelos clientes em sua empresa são registradas nesse documento.

As operadoras, entretanto, demoram cerca de 30 dias para transferir os valores para a sua conta, emitindo, então, um extrato de pagamento. A conciliação de recebimento permite que você confira se todas as suas vendas no cartão de crédito foram devidamente registradas pelas operadoras.

Conciliação bancária

Por fim, nessa terceira modalidade, busca-se conferir se todas as informações dos extratos de pagamento das operadoras de cartão de crédito estão em consonância com o extrato de recebimento do seu banco. Essa é a última etapa de um processo completo de conciliação de cartões. Com ela, você finalmente descobrirá se as operadoras de crédito realmente pagaram por todas as vendas efetuadas na sua empresa.

3. Por que conciliar?

Porque são diversas bandeiras (ou operadoras) de cartão de crédito, além dos cartões de débito e suas devidas taxas, e, se não houver a automatização desses dados, sua empresa está correndo um sério risco de sofrer com diversos erros. Vamos listar a partir de agora alguns processos que podem ― e devem ― ser automatizados.

Automatize a conciliação de cartões

Se a empresa não está automatizada, a conciliação se torna um processo muito custoso. Afinal, é necessário alocar no mínimo um funcionário para ler os extratos das operadoras e dos bancos, registrá-los em planilhas e cruzar os dados manualmente. Ao automatizar esse processo e, principalmente, integrar os sistemas, os dados serão extraídos dos extratos online fornecidos pelas instituições e, então, automaticamente, serão repassados para uma base interna.

Os sistemas integrados cruzarão as informações e só então o colaborador acessará as informações, já confrontadas e consolidadas, normalmente em forma de relatórios. Com isso, um processo que durava horas é feito em poucos minutos.

Realize o controle total dos recebíveis

Os sistemas de cartão de crédito e de vendas geralmente não estão integrados, sendo necessário o cruzamento de informações entre eles. Quando uma venda é feita em dinheiro, ela entra imediatamente no caixa da sua empresa. Já as transações a crédito só serão embolsadas após 30 dias, então, entram na categoria de recebíveis.

Por isso, frequentemente, ocorrem situações como cancelamentos de compra e antecipações, que alteram os recebíveis. Desse modo, é possível que uma transação de crédito já esteja registrada no sistema de vendas, mas seja cancelada. A conciliação de cartões com os sistemas integrados permite que seus funcionários controlem inteiramente essas situações, tomando as decisões de acordo com as melhores práticas do processo, sobre cada ocorrência divergente.

Concilie as bandeiras

Grande parte das empresas trabalha com, no mínimo, duas empresas de máquinas de cartão e 10 bandeiras diferentes, como Visa, Mastercard, Cielo, Sorocred, entre outras bandeiras. Com isso, a sua gestão de vendas e de recebíveis ficará, sem sombra de dúvidas, muito confusa.

Uma solução automatizada ― e integrada ― de conciliação de cartões de crédito permite que seus colaboradores consolidem, em um só sistema, os dados de diferentes estabelecimentos, equipamentos e operadoras. Com isso, sua equipe financeira será capaz de realizar uma agenda financeira de recebíveis, permitindo um melhor gerenciamento do seu fluxo de caixa e evitando surpresas desagradáveis.

Além disso, os sistemas de conciliação de cartões de crédito mais modernos são normalmente integrados com ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, sistema de Planejamento de Recursos Empresariais. Eles são capazes de gerar relatórios gerenciais e operacionais, para que você verifique a performance dos clientes x cartões, e possa determinar inclusive quais estratégias de venda a crédito são mais eficazes para a sua organização.

Assim, você poderá abrir mão de algumas operadoras de cartão de crédito e focar naquelas que trazem um retorno melhor.

Realize o controle de extratos

Esse processo começa com a comparação de transações entre extratos de cartão de crédito e transações associadas em várias contas no plano de contas de uma empresa. Esse é um passo necessário para garantir que as declarações e os saldos dos cartões de crédito estejam corretos e precisos. Se houver qualquer discrepância, será sinalizado para que o responsável tome as medidas corretivas necessárias.

O processo de conciliação do cartão começa quando as faturas do cartão de crédito são recebidas inicialmente ou após o encerramento de um período financeiro. Ressaltamos que a melhor prática é realizar o fechamento diariamente ― ou em d + 1, dependendo das regras de negócio.

Isso inclui pagamentos de cartão de crédito de saída para fornecedores e prestadores de serviços e de entrada de clientes. Entretanto, essa prática pode envolver a disputa de transações com o processador do cartão de crédito, fazer lançamentos contábeis para corrigir itens ou erros de tempo ou outras ações para solucionar problemas de transação.

Ao utilizar um sistema ERP, a tecnologia compara os detalhes das transações entre essas fontes e identifica as diferenças para que possam ser investigadas pelo setor responsável. Isso acelera drasticamente o processo de conciliação do cartão de crédito e leva a um aumento na recuperação de estornos dos fornecedores de serviços comerciais.

Controlar as taxas para a conciliação de cartões

Praticamente todas as transações realizadas por operadoras de crédito envolvem taxas, sejam elas um percentual da transação, seja um valor fixo. Assim, para manter uma boa lucratividade, sua empresa precisa ter controle total de como essas taxas estão impactando o orçamento.

Um sistema de conciliação de cartões avançado será capaz de calcular os custos que cada operadora representa. Dessa forma, você poderá compará-los e, em um momento de contenção de orçamento, escolher os mais rentáveis para a sua empresa.

Além disso, infelizmente, não é incomum que taxas sejam cobradas indevidamente. A possibilidade de falha humana é muito alta nessa ocorrência e você só será capaz de descobrir isso caso realize um controle transação a transação com um sistema de conciliação.

Automatizar e integrar os processos de conciliação

Infelizmente, quando se trata de tarefas repetitivas e exaustivas, como o preenchimento de planilhas e o cruzamento de dados, o cérebro humano tende a falhar bastante. Afinal, ele foi concebido para tarefas mais complexas, nas quais utilizamos a criatividade e a inteligência. Com isso, uma conciliação manual pode trazer muitos erros para a empresa.

Já contamos com sistemas eficientes que são capazes de fazer o cruzamento automatizado de informações. Eles foram desenvolvidos justamente para as tarefas repetitivas, sendo capazes de executá-las sem erros. O mercado aponta que a melhor solução para auxiliar em todos os processos de conciliação e sua devida integração e inteligência absorvidos precisa ser uma integração com sistemas ERP.

Com as dicas que demos aqui no post, você verá que a tarefa de conciliação de cartões de crédito não é tão difícil quanto parece. Ao integrar os sistemas das instituições financeiras com os sistemas ERP, além de inúmeras facilidades, o número de funcionários demandados para a tarefa é reduzido, além de serem mais eficientes e produtivos.

Por isso, sua empresa jamais poderá deixar de realizar a conciliação, visto que seus concorrentes já estão colhendo os benefícios de inseri-la em suas operações.

É isso aí! A conciliação de cartões precisa ser um processo rápido e fácil, e um sistema ERP integrado pode auxiliar para realizar esse papel. Para ficar sempre por dentro, que tal nos seguir nas redes sociais, como FacebookTwitter e Linkedin.

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Esta postagem possui 2 respostas

  1. Luciana says:

    Gostaria de conhecer melhor

    • Rafael Yera Barchi says:

      Oi, Luciana.
      Obrigado pela sua participação 🙂
      Entraremos em contato para lhe apresentar maiores detalhes.

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