Veja como a solução corporativa da Atos Data ajudou a Suprinform
A Suprinform é uma empresa que foi fundada em 1992, com o sonho de 2 sócios em montar um negócio único no ramo de suprimentos de informática. Os dois já tinham uma experiência profissional ampla, pois eram ex-auditores, mas queriam começar a se arriscar em uma outra área. Para isso, precisavam de uma solução corporativa de TI única. Naquela época, alguns dos principais produtos com os quais trabalhavam eram formulários contínuos, disquetes, bobinas para fax e fitas para impressora. Começaram em uma loja bem pequena na, então, pacata Vila Sônia, em São Paulo. Devido ao crescimento, mudaram para Pinheiros, em uma loja bem maior. Como ocorreu a evolução da Suprinform? Com o passar do tempo, os sócios ampliaram o leque de produtos para periféricos de informática, o que aumentou bastante as vendas. Assim, passaram a vender até mesmo computadores. Na época, esse mercado ainda era uma novidade e a concorrência era pequena. Com um bom modelo de negócios, conseguiram vender muito e expandir. O crescimento de 1995 a 2005 foi gigantesco. Depois disso, quando a informática se popularizou mais, tiveram que mudar um pouco a característica da loja. Eles se reinventaram e passaram a incluir papelaria e produtos de limpeza. Atualmente, contam com duas lojas. E como a Atos Data entra nessa história de sucesso? Em 2005, os sócios da Suprinform resolveram mudar o ERP, dada a expansão do negócio e as mudanças fiscais/tributárias. Afinal, eles usavam um software de solução corporativa bem simples e ele não atendia mais. Depois de uma pesquisa no mercado, optaram pela TOTVS, que se chamava Microsiga na época. Passaram por uma empresa de consultoria inicialmente que, em pouco tempo, fechou. Então, fizeram uma nova pesquisa de mercado e encontraram a Atos Data. Desse modo, iniciou-se uma grande parceria, de longa data e com vários projetos em conjunto! Quais problemas e gargalos a Atos Data resolveu? Havia alguns problemas relacionados, principalmente, à logística e às operações. Em seu depoimento, o cliente explica a importância da Atos Data para alcançar o sucesso: Ganhamos em vários pontos, como: melhor gestão do estoque, melhor controle e acompanhamento de nossas vendas, acompanhamento de margens, sistema de conferência para evitar entregas erradas, total integração com as vendas online etc. Assim, a Atos Data foi capaz de entregar um ERP personalizado para todas as atividades do seu cliente, permitindo um controle automatizado de várias tarefas! Quais foram os principais benefícios das soluções corporativas da Atos Data? Até hoje, mesmo com a expansão da empresa, o principal diferencial em relação aos outros fornecedores de ERP é a disponibilidade dos funcionários para prestar suporte, sanar dúvidas e resolver nossos problemas. Um dos sócios, Marcelo Razuk, elogiou toda a equipe: “eles são sempre muito solícitos e demonstram boa vontade, atuando com profissionalismo e criatividade na solução dos problemas”. Além disso, vale destacar que a resolução dos problemas, quando depende da Atos Data mesmo, é tudo muito rápido. O cliente escolheu como produto um ERP da TOTVS, o Protheus, e procuraram não mexer na estrutura do software. Realizaram somente as parametrizações que julgavam essenciais, sempre exigindo profissionais extremamente capacitados. Explicando melhor esse processo, ele nos disse: Nós integramos, por exemplo, o TOTVS com a loja online VTEX. Assim, se um cliente faz um pedido por lá, ele já vem integrado para a loja, baixando estoque, gerando cadastro e conferindo dados ao financeiro. Além disso, a Atos Data também trabalha junto com o cliente para que ele alcance seus objetivos empresariais ano a ano, e o Marcelo sabe disso. Ele contou para a gente um pouco dos planos da Suprinform em 2019: Estamos trabalhando em soluções corporativas e omnichannel para 2019 que vão possibilitar que o cliente compre pela internet e retire na loja (pick-up store), faça pedidos diversos pelo site, entre outras ações. O auxílio da Atos Data é fundamental para que essas mudanças saiam do papel. Em suma, a Atos Data auxiliou na consultoria de sistemas e processos, com adaptação do ERP à realidade da Suprinform. Afinal, a Suprinform recomenda uma parceria com a Atos Data? Ficamos felizes que o Marcelo nos deu um feedback bem positivo sobre o longo relacionamento: Não há dúvidas que vale a pena. Para nós, é sempre importante contar com o suporte da Atos Data, ainda que, em determinados meses, contemos com menos tempo de consultoria do que em outras épocas (por conta de nosso orçamento). Mas, todo mês, temos um mínimo de horas contratadas com a Atos Data, ainda que, na nossa percepção, eles têm capacidade de nos ajudar ainda mais quando atuam em mais tempo com a gente. Porém, nós sempre temos que dosar os custos e as prioridades do negócio. Assim, a Atos Data está sempre preparada para auxiliar seus clientes e adaptar os serviços de acordo com o orçamento e a necessidade deles. No caso da Suprinform, já houve épocas em que se trabalhou diretamente com sua equipe com agendas full time. Quando a necessidade financeira chegou, houve um rápido ajuste para redução do trabalho de consultoria. Da mesma forma, quando a Suprinform necessita, a Atos Data também está preparada para expandir os atendimentos. O modelo de negócio de atendimento foi criado justamente para se adaptar ao cliente para obter sempre a satisfação máxima. Como a Atos Data pode ajudar outros negócios? A Atos Data é uma empresa inovadora, criativa e especializada no desenvolvimento de soluções corporativas. Ela se diferencia por seus valores de transparência, responsabilidade, conhecimento e foco nos resultados esperados por seus clientes. Seu principal objetivo é ser referência na consultoria de serviços ERP — reconhecidos pela competência e comprometimento com seus clientes e parceiros, como se pode ver no depoimento da Suprinform. A empresa trabalha principalmente com serviços relacionados ao ERP Protheus, da TOTVS. O sucesso da Atos se inicia na metodologia de implantação de projetos: trabalhando as etapas de levantamento – configuração – desenvolvimento de customização – capacitação – simulações, e de acompanhamento quando o software vai ao ar. Todos os projetos desenvolvidos têm um escopo definido, análise de custos e acompanhamento e controle de um gerente de projetos certificado PMP. Possuem também uma área de suporte remoto com consultores especialistas de nível sênior. Com isso, a Atos Data se tornou um dos melhores fornecedores de solução corporativa digital no mercado. A equipe é sensacional, pois é extremamente capacitada e treinada para compreender
Sistema ERP: como ficar por dentro das atualizações?
Uma preocupação constante das empresas é estar sempre à frente de seus concorrentes. Isso pode ser feito por várias frentes, como oferecer produtos inovadores ou ter um marketing viral, por exemplo. A melhor estratégia, porém, ainda é aumentar a eficiência operacional e reduzir custos. Hoje, isso pode ser atingido com um bom software ERP — como o Sistema Protheus, que reúne todas as ferramentas essenciais para a gestão empresarial. Na verdade, se você ainda não conta com esse tipo de serviço, deve começar urgentemente. Afinal, todos os seus concorrentes já devem estar em algum estágio de implementação ou uso de um ERP. Para ajudar você com isso, fizemos este post explicando as vantagens de escolher o Sistema Protheus, o único que oferece atualizações constantes de acordo com o feedback dos usuários. Continue lendo e confira! Como funciona o calendário de atualizações do Sistema Protheus? Para garantir que os seus clientes contem sempre com soluções completas e atuais, faz parte da filosofia da TOTVS manter atualizações constantes para se adequar ao mercado e garantir um elevadíssimo nível de qualidade. Para que isso ocorra, além de estar sempre de olho nas novidades do campo da tecnologia da informação, ela ouve ativamente os seus clientes. Toda atualização e alinhamento é realizado em um processo de release incremental, o que garante releases semestrais, sempre recheados de inovações de acordo com o feedback recebido. Cada um desses releases tem uma vida útil de atualizações de, no mínimo, 18 meses. Durante esse tempo, as novas implementações de legislação são disponibilizadas por meio de pacotes de atualização bem mais simples. Por essa razão, até a TOTVS mudou as suas ferramentas, os processos de gerenciamento e os mecanismos de expedição. Agora, os novos clientes sempre iniciam a utilização a partir do último release, e os atuais que quiserem aderir a essas inovações devem apenas baixar e implementar o último release entregue. O primeiro release a ser lançado com essa nova política será o 12.1.23, disponibilizado a partir de janeiro de 2019. As releases serão lançadas a cada 6 meses e terão vida útil por 18 meses, isto é, receberão suporte técnico através de chamados e patches de correção de rotinas. Por que manter o seu ERP atualizado? Como dissemos, os ERP’s não são sistemas simples; são conjuntos de dezenas de ferramentas que buscam abarcar, praticamente, todos os setores de um negócio. Assim, eles mantém as informações centralizadas e eliminam a necessidade de múltiplas plataformas para dar conta das necessidades de um negócio, dando aos gestores uma visão mais sistêmica da empresa. Para que isso ocorra de forma fluida, são necessárias atualizações constantes, que incorporem as novidades do mercado. Além disso, é preciso considerar que muita coisa pode mudar no mundo empresarial em determinados períodos. Na gestão tributária, por exemplo, novos impostos, taxas e legislações podem surgir a qualquer hora — e o ERP precisa acompanhar essas mudanças. Atualizações também trazem a correção de bugs e melhorias no código do sistema. Com isso, ele pode se tornar mais rápido e demandar menos capacidade de processamento. Tudo isso sem pesar o seu negócio: as atualizações são feitas sem janelas de parada, processos complicados de migração, perdas do histórico de dados ou mudanças bruscas, que necessitam de um grande tempo de adaptação. Em resumo, contando com o Sistema Protheus você terá um ERP sempre atualizado, capaz de atender a todas as suas demandas. A TOTVS é a melhor fabricante de sistemas de TI atualmente, e a única que entrega as ferramentas mais atuais do mercado. Além disso, ela conta com fornecedores que preparam uma implementação completa, além de um suporte adequado. Então, gostou do post? Ficou interessado em saber o que o Protheus pode fazer por sua empresa? Então, não deixe de entrar em contato conosco! TOTVS, Microsiga e Protheus são marcas registradas de propriedade da TOTVS S.A. Atos Data é uma consultoria independente.
Veja como equilibrar os custos da empresa com um sistema de gestão
O equilíbrio dos custos da empresa deve ser sempre uma das principais metas dos gestores contemporâneos. Afinal, devido à competitividade trazida pela globalização e pelo avanço tecnológico, só sobrevivem no mercado aqueles negócios cujas operações são enxutas o suficiente para manter a lucratividade, mesmo nos momentos de queda na entrada do caixa. Nesse sentido, os sistemas de gestão financeira têm sido grandes aliados, pois trazem dois benefícios muito importantes: a integração e a automação de tarefas. Assim, muitas atividades repetitivas e simples podem ser executadas pela máquina, deixando os colaboradores livres para ações mais estratégicas. Se você ficou interessado, não deixe de ler o nosso post até o final! Por que escolher um software de gestão? Redução de desperdício e erros As tarefas repetitivas, como transcrição de tabelas entre sistemas ou a o cálculo de métricas, podem ser totalmente automatizadas por um software. Como as máquinas não cansam e nem questionam o que estão fazendo, elas são ideais para isso e podem manter o mesmo desempenho 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem cometer algum erro. Aumento da visibilidade e centralização de informações A visibilidade dos dados é muito importante para um negócio, pois o fácil acesso a eles permite que o gestor sempre se mantenha atualizado. Os softwares de gestão têm painéis que concentram todos os indicadores e métricas na mesma tela. Aprimoramento da gerência Consequentemente, os processos de tomada de decisão ficam aperfeiçoados. Afinal, as melhores escolhas são aquelas baseadas em dados estratégicos em vez da intuição do gestor. Com isso, é possível obter uma abordagem mais científica e objetiva da administração dos recursos. Com o tempo, o sistema de gestão cria uma cultura empresarial em que até mesmo o colaborador do “chão de fábrica” começa a se preocupar em tomar decisões melhores. Como escolher um sistema que reduza o custo da empresa? Antes de escolher um software, você deverá observar vários fatores. Veja. Modalidade de cobrança Há diversas formas de pagamentos de sistemas atualmente: SaaS: aqui, sua empresa terá de pagar uma mensalidade. Geralmente, os provedores de SaaS fornecem uma série de pacotes de acordo com o tamanho da sua organização e as ferramentas contratadas; licenças por número de usuários: neste tipo geralmente não é cobrada mensalidade. Por outro lado, é preciso pagar pela licença de acordo com o tamanho do negócio. A desvantagem é seu elevado preço inicial, a necessidade de renovação periódica e a dificuldade de escala; % sobre o faturamento: essa possibilidade é mais rara, mas, em vez de pagar inicialmente pela licença ou por um pacote, sua empresa compromete parte do seu faturamento a cada mês ou trimestre. Custos de implantação e de manutenção Além de tudo isso, na dúvida entre os custos de duas ou mais soluções, não deixe de observar os investimentos de Setup (iniciais, referente à instalação) e os de manutenção mensal. Afinal, existem softwares mais caros inicialmente, mas cuja manutenção mais enxuta traz uma economia em longo prazo. Da mesma forma, o contrário também é perfeitamente possível. Portanto, para equilibrar os custos da empresa, você não poderá abrir mão de um sistema de gestão. A escolha do provedor deverá ser bem informada e pensada pela gestão. Haverá um relacionamento duradouro entre vocês e não pode haver arrependimentos. Ficou com alguma dúvida ou tem uma experiência para compartilhar? Então, não deixe de comentar no nosso post!
Precisa melhorar sua gestão financeira? Saiba como fazer uma de sucesso!
Uma boa gestão financeira permite aos empreendedores melhorar os resultados, aumentar o valor de patrimônio, com lucro, além de oferecer a possibilidade de, por meio dos indicadores, identificar os pontos críticos de todos os setores da empresa. Além disso, essa ação permite a otimização de processos, a alocação de recursos e a criação de estratégias pensando a médio e longo prazo. Por mais que pareça complicado, complexo e custoso gerenciar uma grande quantidade de informações, não é mais viável gerir um negócio sem se apoiar na gestão de dados. A empresa que não se adaptar a esses novos tempos está fadada a ser absorvida pela concorrência. Para lidar com essa gama de informações, principalmente as financeiras, é necessário organização, além de um controle bem-feito e sério. Quer saber como fazer uma gestão financeira eficiente, confira as nossas dicas a seguir. Boa leitura! Como fazer uma gestão financeira de sucesso? Organize melhor as contas a pagar e receber Uma boa gestão necessita de equilíbrio, e na parte financeira, é preciso que haja uma harmonia entre os recebimentos e os pagamentos. Ao manter as contas organizadas e em dia, a empresa evita pagar multas e juros por atrasos. Mesmo que pareçam pouco, em um primeiro momento, somado com outros custos, eles podem se tornar o fator responsável por descapitalizar o negócio. Além disso, o atraso de pagamentos, mesmo aqueles feitos por falta de organização, pode fazer a empresa perder credibilidade com fornecedores importantes para o negócio. Além de cortarem o relacionamento, dependendo da pendência, poderá ocorrer um protesto de título e outras repercussões negativas para a imagem da companhia. Se formos levar em conta que os fornecedores se comunicam, as chances de fechar um negócio com outro parceiro se tornam menores. O contrário também é válido, pois, além dos descontos inerentes às empresas que compram matérias-primas em grande escala, as contas em dia garantem mais descontos, além de condições especiais de pagamentos. Não podemos esquecer dos valores a receber, pois eles também compõem o capital de giro de sua empresa. Fique atento aos atrasos dos clientes, aja pontualmente, notificando os atrasos para que isso não se torne algo recorrente e prejudique o seu fluxo de caixa. Utilize o fluxo de caixa Uma ferramenta que também costuma ser abandonadas pelos gestores é o fluxo de caixa, muitos fazem isso por não entender a importância que essa solução tem para a gestão financeira, ou por acharem que é um custo sem grande impacto no resultado. Engana-se quem pensa assim! É por meio do fluxo de caixa, que será possível entender com precisão todos os valores que entram e que saem da empresa. Com essa ferramenta funcionando, será possível analisar os indicadores para identificar que a receita está sendo convertida em disponibilidades, ou seja, se o ROI — Retorno Sobre Investimento — é positivo. O fluxo de caixa ajuda as empresas a identificarem se a receita corresponde a lucratividade, ou se ela está gastando muito para faturar muito e ficando no zero a zero. Ainda, é possível mapear todos os gastos, prevenindo o risco de inadimplências. Não misture as contas pessoais com as da empresa Essa dica é importantíssima, principalmente para os empreendedores individuais e gestores de pequenas empresas. Somente fazendo um fluxo de caixa realista e organizado, que você realmente poderá ter um panorama fiel à realidade da empresa. Por isso, abra uma conta somente para a empresa, defina um pró-labore e relate-o no fluxo de caixa. A mistura das contas pode fazer com que você gaste mais do que pode, muita das vezes contando com projeções, e acabe deixando o negócio no vermelho. Planeje seu crescimento com base nos dados Não é mais sustentável praticar a gestão reativa, ou seja, aquela na qual os gestores agem após um acontecimento. Para encarar o mercado cada vez mais concorrido, é necessário fazer uma gestão proativa e preditiva, baseada em dados e não em feelings. É com a boa análise dos dados que a empresa terá uma impressão mais realista das receitas e despesas, além de poder mapear os gargalos que impedem o crescimento, como, o investimento em produtos com baixa saída, que enchem o estoque e depois são vendidos com valor abaixo de mercado. Com esses indicadores em mãos, será possível fazer previsões de longo prazo, detectar oportunidades de mercado, identificar tendências em relação aos anseios dos clientes e, por consequência, ampliar a sua capacidade de vendas. Os dados mostrarão também o que está errado e os caminhos que você deverá seguir para corrigir os erros, de forma analítica, sem achismos ou intuições. Defina seu planejamento estratégico Tudo tem que partir de um plano estratégico e para ter um bom controle financeiro, é ideal que a empresa defina, com clareza, quais são os seus objetivos e metas. Crie um planejamento estratégico de longo prazo, de no mínimo um ano, e avalie qual é o melhor caminho para que você consiga alcançar os seus objetivos. Transforme esse planejamento em números e compare-os com os dados reais. Assim, você conseguirá adaptar a sua gestão para ficar próximo da meta. Adote as ferramentas certas Apesar de muita gente conseguir fazer a gestão financeira utilizando as planilhas, existem no mercado ferramentas para gestão empresarial, com recursos projetados para que você possa extrair todo o potencial de sua empresa. Com um software, todos os dados ficarão centralizados e você terá a segurança para analisar métrica por métrica, a fim de ajustar a sua gestão, sem a possibilidade de perder uma informação. Essa centralização facilita muito o controle, porque o acesso poderá ser feito por profissionais de qualquer setor, permitindo uma maior integração. Neste texto, entendemos um pouco mais sobre a importância de uma boa gestão financeira e como isso impacta diretamente nos resultados de uma empresa. Além disso, vimos também algumas dicas para que você possa começar a ter um controle maior sobre as finanças e aproveitar todo o potencial de seu negócio. E aí, gostou do post? Então, siga a gente nas redes sociais e receba em primeira mão as nossas novidades. Estamos no Facebook, LinkedIn e Twitter.
5 ótimas práticas para a gestão de processos do seu negócio
Atualmente, para se destacar da concorrência e conquistar o mercado, não basta prestar um serviço eficiente ou produzir um bom produto. É necessário que a empresa tenha um diferencial competitivo. Para isso, é fundamental contar com uma boa gestão de processos. Afinal, é bem mais fácil otimizar os resultados quando os departamentos da empresa atuam de forma integrada e estão alinhados às metas da organização. Quer saber como melhorar a gestão de processos na sua empresa? Continue a leitura e descubra 5 práticas que podem alavancar o seu negócio! Como fazer uma boa gestão de processos na sua empresa 1. Mapear os processos É impossível ter uma gestão eficaz se os processos da empresa são desconhecidos. Do mesmo modo, operar com um procedimento mal mapeado pode ser muito prejudicial para a saúde da organização. Para otimizar a gestão, é fundamental mapear as atividades e o envolvimento de cada colaborador. Isso permitirá uma visão ampla acerca do negócio, consequentemente, uma melhor avaliação dos resultados dos processos, dos pontos de gargalos e estratégias de melhoria. Vale lembrar que, antes de modificar o fluxo de trabalho, é essencial ouvir a opinião de todos os envolvidos. Afinal, as mudanças só são eficazes quando todos reconhecem sua importância e se comprometem a contribuir no estabelecimento dos novos padrões. 2. Estabelecer metas e estratégias Para melhorar os processos é imprescindível fazer um planejamento estratégico e delimitar as metas, pois, só assim, será possível avaliar quais as medidas podem ser adotadas para otimizar o desempenho de cada setor. Vale lembrar que, as metas devem estar alinhadas aos objetivos da organização, afinal, não vale a pena despender esforços, tempo e dinheiro em processos que não condizem com os anseios da companhia. 3. Definir métricas Só é possível verificar se um processo trouxe o resultado esperado por meio da análise comparativa de dados. Por isso, é importante definir métricas e medi-las durante a execução de todo o processo. Lembre-se que um gerenciamento sem indicadores (globais e setoriais) não é eficaz, uma vez que os gestores não conseguem identificar quais são os pontos positivos e negativos de cada ação, nem tampouco, manter os processos alinhados aos objetivos da empresa. 4. Utilizar a tecnologia Controlar todos os setores de uma empresa e monitorar os processos por meio de planilhas é humanamente impossível. Para evitar falhas, você pode contar com o uso de softwares de gestão, por exemplo, o ERP (Enterprise Resource Planning). Esse sistema é composto por módulos que automatizam os processos administrativos, integram e centralizam as informações operacionais. Com isso, os gestores conseguem ter uma visão ampla acerca do negócio, o que facilita o trabalho e contribui para a tomada de decisões. 5. Contar com profissionais qualificados De nada adiante contar com boas tecnologias, se os recursos oferecidos por elas não forem utilizados a seu favor. Para isso, é necessário contar com o apoio de profissionais que auxiliem, não apenas na hora de implementar o sistema de gestão, mas também quando surgirem as dificuldades. Nessas horas, faz toda a diferença contar com especialistas que auxiliem na capacitação dos colaboradores da empresa, nas atualizações do sistema e, principalmente, que ofereçam suporte às dúvidas. Seguindo essas dicas, certamente você otimizará a gestão de processos, consequentemente, impulsionará os resultados e o crescimento da companhia. Mas lembre-se sempre que toda mudança é gradativa e exige paciência. Gostou do post? Assine nossa newsletter e fique por dentro de soluções para sua empresa!