Atos Data e Systax estabelecem aliança estratégica

A Systax surgiu com o objetivo de “traduzir” a legislação tributária em regras lógicas que pudessem ser entendidas por sistemas, tendo como diferencial unir tecnologia própria com conhecimento tributário, sendo a única empresa que mantém uma base atualizada com mais de 18 milhões de regras! Dessa forma, a Atos Data consolidou uma parceria com a empresa, visando um ERP mais completo. A parceria funciona da seguinte forma: os ERPs implantados pela Atos Data têm a capacidade de atender às legislações brasileiras, mas utiliza a expertise da Systax para que este serviço chegue de forma inteiramente funcional ao cliente. Rafael Yera Barchi, Diretor de Produtos e Serviços da Atos Data, pontua que o maior benefício conquistado através da parceria é direcionado ao cliente final. “Enxergamos que o maior ponto positivo é automatizarmos as partes fiscal e tributária dos sistemas que implantamos. Assim, proporcionamos ao cliente maior segurança nos sistemas e processos que ofertamos”, conta. Os benefícios da integração no ERP são muitos. Fábio Rodrigues, Diretor da Systax, explica que o mercado está atento aos sistemas que se mostram completos. “Hoje, os ERPs precisam ter uma integração com sistemas que realizam parametrizações fiscais. Os riscos de não se atentar às questões tributárias são altos e, caso essa tributação seja atribuída erroneamente, as consequências podem ser gravíssimas”, diz. Barchi comenta que a preocupação da Atos Data caminhava neste sentido, buscando sempre agregar novas funções ao ERP e solucionando problemas encontrados no mercado. “Nós nos preocupamos em resolver os problemas dos nossos clientes por completo e, antes de ter a Systax como parceira, a operação fiscal era um problema”, afirma. “Esperamos conseguir oferecer um produto que tenha bastante aderência com a necessidade do mercado e que seja bom para nós, para a Systax e, principalmente, para os nossos clientes. Enxergamos muito potencial nesta ação conjunta”, conclui. Ficou com alguma dúvida ou tem uma experiência para compartilhar? Então, não deixe de comentar no nosso post!

Confira em nosso Calendário Fiscal as principais obrigações que sua empresa deve entregar

Todos nós sabemos da complexidade do cenário fisco-tributário brasileiro. De acordo com o porte da empresa, regime de enquadramento e segmento de negócio, as mais diversas obrigatoriedades são impostas pelo governo. Infelizmente, não há como fugir destas entregas. É muito importante que elas sejam feitas dentro do prazo, para que se evite o pagamento de multas e outras penalidades. No intuito de ajudar na organização da sua empresa para as principais entregas fiscais, a Atos Data preparou este calendário de obrigações fiscais e acessórias. Confira! eSocial O eSocial compreende as informações referentes aos trabalhadores da empresa. Sua entrega foi dividida desta forma: Grupo 1 (empresas com faturamento anual superior a 78 milhões de reais): substituição GFIP FGTS: fevereiro/2019; dados do SST: julho/2019. Grupo 2 (demais empresas, exceto Simples Nacional): em janeiro/2019, será necessário enviar as folhas de pagamentos de todos os funcionários; a partir de abril/2019, substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias e recolhimentos do FGTS. Grupo 3 (empregadores Pessoa Física, Produtores Rurais, empresas enquadradas no Simples Nacional e instituições sem fins lucrativos): em janeiro/2019, será necessário o envio dos cadastros do empregador e das tabelas; em abril/2019, envio dos dados dos trabalhadores e respectivos vínculos; em julho/2019, devem ser enviadas as folhas de pagamento dos funcionários; em outubro/2019, substituição da GFIP para recolhimentos de contribuições previdenciárias e para recolhimentos de FGTS. REINF O REINF é uma obrigação complementar ao eSocial para escrituração de retenções. Juntos, eles substituirão outras obrigações acessórias, tais como a GFIP, a DIRF e também obrigações acessórias instituídas por outros órgãos de governo como a RAIS e o CAGED. A entrega do REINF também foi dividida por grupos, sendo: Grupo 1: já é aplicável desde janeiro/2018; Grupo 2: 10/01/2019; Grupo 3: 10/07/2019. DIRF A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – DIRF é a declaração feita pela FONTE PAGADORA, com o objetivo de informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil: Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no País; O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários; O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior; Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial. A entrega da DIRF 2019 deve ser feita até 28/02/2019. ECD (SPED Contábil) A Escrituração Contábil Digital (ECD), também chamada de SPED Contábil, tem prazo de entrega em 31/05/2019. Este arquivo substitui a escrituração contábil em papel, feita anteriormente através dos relatórios Diário, Razão e Balancete. ECF A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) veio para substituir a antiga DIPJ e tem entrega limite estabelecida para 31/07/2019. Bloco K do SPED Fiscal O Bloco K é uma nova parte do SPED Fiscal e contempla as informações de estoque das empresas. Sua entrega deve ser feita a partir de janeiro/2019 e foi dividida em dois grupos, sendo: Entrega Completa: estabelecimentos industriais com faturamento anual igual ou superior a R$ 300 milhões, classificados nas divisões 11, 12 e nos grupos 291.292 e 2936 da CNAE. Entrega Restrita (apenas dados de saldos em estoque – Registros K200 e K280): estabelecimentos industriais pertencentes às divisões 10 a 32 da CNAE; estabelecimentos atacadistas dos grupos 462 a 469 da CNAE; estabelecimentos equiparados a industrial, independentemente do faturamento. E então, já está por dentro do calendário fiscal? Agora que você conhece as principais obrigações fiscais, entre em contato conosco e conheça os nossos serviços. A Atos Data tem a missão de realizar essas entregas de forma segura e confiável, evitando multas e penalidades.

Como funciona uma consultoria em projetos de TI? Saiba aqui!

Você sabe como funciona a consultoria em projetos de TI? Esse serviço pode ser uma excelente solução para empresas que não têm uma infraestrutura de TI interna adequada para o desenvolvimento de determinadas soluções. A consultoria é uma alternativa para atender, com excelência, demandas pontuais que a empresa não pode assumir, seja por falta de mão de obra especializada, seja por falta de infraestrutura, seja por limitações no próprio orçamento. Neste artigo, vamos explicar de que forma ela pode atender essas demandas. Em seguida, listaremos as principais vantagens desse serviço. Ficou interessado? Então, continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto! A importância de uma consultoria em TI Em primeiro lugar, engana-se quem pensa que esse tipo de serviço funciona somente para empresas do setor de TI. Pelo contrário: ele pode atender organizações dos mais diversos segmentos, tais como o mercado de distribuição, varejo, financeiro, entre outros. Isso porque a consultoria em projetos de TI desenvolve soluções customizadas às necessidades de cada empresa. Existe um investimento alto em mão de obra qualificada para que a prestadora de serviços atenda as demandas solicitadas com conhecimento e tecnologia de ponta. Em função disso, é muito mais vantajoso contratar um serviço terceirizado para desenvolver um projeto pontual do que manter permanentemente uma infraestrutura e mão de obra custosa o tempo todo. As principais atividades desempenhadas pela consultoria Agora que você já entendeu a importância da consultoria em projetos de TI, vamos explicar como ela pode ser aplicada na sua empresa. Confira! Implantação, migração e atualização de ERP Desenvolver um software internamente é um processo longo, oneroso e arriscado. Por isso, muitas organizações optam pela contratação de uma empresa especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão. Dessa forma, a implementação do ERP é feita com muito mais segurança e agilidade, podendo-se usufruir dos seus benefícios em pouco tempo. Softwares customizados Várias organizações dependem de softwares customizados nas suas operações diárias. Porém, contratar talentos capazes de desenvolver soluções apropriadas requer um alto investimento — o que pode não ser muito vantajoso, especialmente para atender necessidades pontuais da empresa. Nesse sentido, a consultoria em TI emprega profissionais especializados em software engineering, que serão responsáveis pelo desenvolvimento dos projetos da empresa contratante. Isso, por si só, já reduz significativamente o custo com a contratação da mão de obra. Suporte personalizado A consultoria em TI ainda pode oferecer um suporte personalizado para o setor de TI da sua empresa, sempre que necessário. Assim, é possível aproveitar a estrutura interna sem sobrecarregar a equipe. As vantagens de se contar com uma consultoria de projetos em TI Com base no que vimos até aqui, é fácil entender que existe uma série de benefícios oferecidos pela consultoria em projetos de TI, certo? Vejamos, então, os principais deles! Redução de custos Uma das principais vantagens de contratar uma consultoria de TI é mesmo a redução de custos. Afinal, a sua empresa não precisará realizar novos investimentos definitivos em infraestrutura e mão de obra no departamento interno para atender demandas pontuais. Conhecimento especializado Como dissemos, empresas que prestam serviço de consultoria especializada contam com o apoio de profissionais capacitados em diferentes áreas de TI. Vamos supor, por exemplo, que a sua companhia necessite de um sistema capaz de realizar análises preditivas para identificar soluções de negócios. Então, em vez de contratar um Data Scientist para trabalhar em tempo integral, pode-se contratar o desenvolvimento terceirizado de um software que atenda às suas necessidades pontuais. Assim, além de contar com a mão de obra especializada, a empresa também não se compromete com a contratação de um novo funcionário — ou mesmo de um time inteiro — para atender apenas a uma demanda muito específica. Aumento da produtividade Contando com uma equipe terceirizada responsável inteiramente pelo desenvolvimento do software, os funcionários da sua empresa não terão mais de atender demandas adicionais nas suas rotinas de trabalho. Isso permite que eles trabalhem com mais foco nas suas próprias atividades, agilizando suas entregas. Otimização de processos Outro grande benefício de contratar um serviço terceirizado é a otimização de processos. Como as equipes internas da organização não serão sobrecarregadas com novas demandas, nem precisarão passar por longos processos de adaptação, todo o fluxo de trabalho é facilitado. Além disso, a própria empresa contratante tem metodologias que visam uma entrega ágil e eficiente. Implantação de soluções personalizadas para a empresa Por ser especializada no desenvolvimento de soluções adaptadas para as necessidades de cada empresa, utilizando tecnologia de ponta, a consultoria em projetos de TI agrega ainda uma série de vantagens adicionais, como: redução de incidência de erros; relatórios customizados; mais precisão nas operações; análises preditivas, que ajudam a identificar padrões e tendências, entre outras. Segurança de dados Por fim, vale ressaltar que as maiores prestadoras de consultoria em TI prezam pela segurança de dados dos seus clientes. Além de realizar uma série de investimentos para garantir o backup de informações, as companhias desse setor estão sempre atentas às soluções mais modernas de segurança da informação — o que assegura à empresa contratante que ela estará bem protegida contra invasões hackers, sequestro de dados e outras ameaças. Os motivos para se buscar empresas especializadas em TI Bom, diante de tudo isso, a consultoria em projetos de TI é mesmo uma excelente solução para empresas que desejam se reinventar e modernizar suas estruturas com a implementação de soluções tecnológicas atualizadas. Afinal, um bom software não apenas auxilia nas operações diárias, mas pode também automatizar tarefas — o que permite melhor aproveitamento dos recursos humanos — e traz informações essenciais, capazes de auxiliar análises preditivas e a tomada de decisões da empresa. Se a sua empresa conta com uma equipe enxuta para o desenvolvimento de softwares, a contratação de uma prestadora de serviços em TI pode ser a solução ideal para atender às suas necessidades e expectativas! Pense nisso. Então, você se identificou com o nosso conteúdo? Procura uma alternativa que vá automatizar tarefas e, ao mesmo tempo, reduzir custos para a sua empresa? Entre em contato com a Atos Data e confira nossas soluções em TI!

Atualização de sistema ERP: como saber a hora certa de melhorar?

Você sabia que a atualização de sistema ERP é essencial para seu negócio manter a competitividade no mercado? Afinal, há várias novidades de Tecnologia da Informação (TI) sendo lançadas a cada dia: Realidade Virtual (VR), Robotização de Processos (RPA), Internet das Coisas (IoT) etc.  Portanto, os provedores de sistemas empresariais precisam aprimorar constantemente seus produtos. Somente assim eles são capazes de manter a competitividade das suas ferramentas no negócio. Além disso, mudanças na lei tornam obrigatórias as atualizações dos ERP’s a fim de evitar a inconformidade. Por isso, muito mais do que vaidade, elas são necessárias para o desempenho correto do sistema. Se você quer entender melhor por que implementar as atualizações e quando é o momento ideal, não deixe de ler o nosso post até o final!  Por que manter seu software atualizado? Compliance fiscal O compliance é a prática de manter seus processos empresariais em conformidade com a legislação mais atual. Como o ERP é responsável por grande parte dos cálculos fiscais, trabalhistas, tributários e previdenciários, ele deve ser atualizado em cada mudança legal. O provedor, portanto, deverá ser confiável para garantir que as novas regras estejam implementadas no sistema dentro dos prazos exigidos em lei. Otimização de processos A tecnologia avança muito rapidamente. Assim, novas técnicas de desenvolvimento de software permitem deixar as funcionalidades do sistema mais rápidas e simples. Também, a cada momento, novidades da Transformação Digital — como a Internet das Coisas e a Inteligência Artificial — são capazes de introduzir a automatização de novas tarefas, o que diminui o tempo que seus funcionários gastam com vários processos. Segurança dos dados O sigilo das informações da empresa deve ser sempre uma preocupação central. Afinal, há dados que podem comprometer as estratégias da sua empresa se revelados. Além disso, a divulgação de dados pessoais dos clientes pode afastá-los e também gerar problemas legais. Os hackers mudam suas técnicas de invasão constantemente, então é preciso atualizar o sistema de modo contínuo para manter sua segurança.  Assertividade do negócio Uma resposta rápida e eficaz mostra a capacidade de sua empresa para os clientes. Isso só é possível por meio de um ERP completo e rápido, com todas as ferramentas personalizadas para as necessidades do seu negócio. Nesse sentido, as atualizações agem para manter seu sistema sempre funcional e ágil.  Como saber se está na hora de atualizar o ERP? Há empreendedores que evitam fazer a atualização do sistema ao máximo, adiando-a até o limite. Com isso, começam a surgir alguns problemas, que indicam a urgência desse processo, como: as informações não estão sendo atualizadas em tempo real e, geralmente, necessitam de um comando manual; o sistema tem dificuldade de escalar. Assim, quando você acrescenta um usuário ou o volume de dados, há uma queda significativa no desempenho; o custo-benefício do sistema tem caído, pois as ferramentas atuais não compensam as taxas e as licenças pagas; ​a manutenção do sistema tem sido dispendiosa, exigindo que sua equipe de TI se dedique muito a ela. Isso afasta seu negócio das suas atividades principais; os clientes estão tendo dificuldades em acessar as informações relevantes; o tempo de processamento está tão longo que seus colaboradores evitam usar a ferramenta; a versão atual do software não se integra a outras ferramentas importantes utilizadas no seu negócio; há uma preocupação significativa dos seus funcionários em relação à segurança dos dados; a usabilidade está ruim de forma que eles também se referem a dificuldades constantes em relação à produtividade. Quais são os tipos de atualização? Atualizações obrigatórias Os ERP’s são capazes de automatizar muitas tarefas dentro de uma empresa, inclusive aquelas exigidas por lei como obrigações das pessoas jurídicas. São várias as áreas em que ele pode atuar, como: direitos trabalhistas: cálculo de FGTS e INSS, tributos da folha de pagamento; conformidade fiscal: cálculo de impostos, geração de notas fiscais; contabilidade: balanço de caixa, elaboração de balancetes, cálculo de indicadores financeiros etc.  Todos esses processos sofrem uma influência direta da legislação. Portanto, quando as leis mudam, o software também deve ser atualizado o quanto antes dentro do prazo estabelecido. Caso contrário, sua empresa corre o risco de multas e penalidades. Por exemplo, se a porcentagem de recolhimento do FGTS muda, as ferramentas devem seguir o novo cálculo para evitar problemas jurídicos graves. Portanto, essas atualizações devem ser feitas obrigatoriamente para manter seu negócio em conformidade com a lei. Por isso, no momento de escolher seu provedor de ERP, não deixe de questionar como ele lida com as mudanças legais. Senão, você pode escolher um software pouco atualizado, que forçará que tudo seja feito à mão novamente. Atualizações para melhoria do desempenho Há também os updates cujo objetivo é acrescentar novas ferramentas ou melhorar a funcionalidade das existentes. Apesar de não serem obrigatórios, eles são muito importantes para o ERP, pois introduzem inovações tecnológicas importantes para mantê-lo em dia com as práticas mais recentes de gestão e de TI.  Assim, o ciclo de vida do sistema pode se estender por muitos anos sem que sua empresa sinta a necessidade de trocá-lo. Os melhores fornecedores de software estão constantemente aprimorando seus produtos para oferecer o melhor ao cliente. Geralmente, eles disponibilizam atualizações grandes todos os anos em que diversas novas funções são acrescentadas ou renovadas. Atualizações corretivas Por mais cuidado que o fornecedor tenha, há falhas — os famosos bugs — que só são descobertas pelos usuários após manipular a ferramenta por um tempo. Então, para corrigi-las rapidamente, são lançados os updates corretivos, que normalmente são pequenos e bem pontuais. Portanto, as atualizações do sistema ERP evitam muitos problemas dentro de um negócio, como a inconformidade com as leis, a queda da produtividade, a complexificação de processos etc. Então, se sua empresa não tem a prática de implementá-las assim que disponibilizadas pelo fornecedor, é hora de começar a rever as suas atitudes. Afinal, o seu atraso pode estar minando a competitividade perante a concorrência, além de expor seus dados a riscos. Você já teve alguma experiência negativa ao deixar de fazer o update? Então, comente aqui no nosso post!

Saiba como aumentar a agilidade nos processos da empresa

O momento atual do mercado tem exigido cada vez mais dos negócios. A globalização e a inovação têm demandado uma resposta ágil para os desafios corporativos e, por isso, deve-se sempre estar atento à agilidade nos processos da empresa. Afinal, a velocidade nos sistemas de operação — aliada à eficiência e à assertividade — são determinantes para manter uma vantagem competitiva. Por essa razão, os gestores deverão continuamente pensar em como otimizar o desempenho dos processos organizacionais. A tecnologia se tornou uma ferramenta imprescindível nesse sentido com ferramentas de automação de tarefas, integração de sistemas e controle de resultados. Se você quer aprender como aumentar a agilidade nos processos da sua empresa, não deixe de ler o nosso post até o final! Como aumentar a agilidade nos processos da empresa Usar softwares de gestão para padronização e melhoria de processos Atualmente, estamos vivendo na época da gestão digitalizada e automatizada. Grande parte dos processos podem ser realizados ou controlados por softwares com muito mais eficiência do que aqueles feito inteiramente por humanos. Assim, as tarefas repetitivas, como preenchimento de planilhas e integração de bancos de dados, podem ser feitas por máquinas. Consequentemente, os funcionários responsáveis por elas poderão se dedicar a atividades mais importantes e complexas. Afinal, elas demandam a inteligência e a criatividade que um computador não pode ter. Um dos efeitos secundários dessa medida é o aumento da satisfação no trabalho, pois eles se sentem mais valorizados. Com o tempo, haverá um ganho de agilidade e produtividade, que pode alcançar um patamar muito mais elevado. Outro benefício significativo trazido pelos softwares é a padronização de processos. Para o sucesso da estratégia, é essencial criar processos comuns a todos com a finalidade de regular a entrada e saída de dados dos sistemas. Afinal, as máquinas funcionarão de forma idêntica a todos, ao contrário dos processos manuais — os quais cada um pode executar do seu próprio jeito.  Esse passo é importantíssimo para todas as empresas, pois garante que os resultados estejam em conformidade com a missão da companhia, dos sócios e dos clientes. Com isso, todos os colaboradores e gestores tomam decisões corporativas corretas, além de ficarem responsáveis constantemente pelos processos de controle qualidade dos produtos e dos próprios trabalhos.  Sem a padronização, os processos entram em conflito e se desviam dos objetivos do cliente — o que origina a maior parte dos erros operacionais.  Enfrentar os problemas internos Existem muitos fatores que simplesmente minam a agilidade nos processos da empresa, como: diretores com prioridades divergentes; medo do fracasso ao assumir novas responsabilidades ou ferramentas; procedimentos de gestão burocráticos; falta de valores de governança etc. Dessa forma, sua empresa deverá identificar esses problemas e elaborar seus processos ágeis, com a finalidade de se adaptar a eles. Para isso, algumas medidas podem ser tomadas: procedimentos de alinhamento e realinhamento de tarefas tendo em vista os resultados dos negócios; engajamento regular de clientes e usuários nos processos de otimização contínuos; uma tendência à governança baseada em auditoria, isto é, em aferição do cumprimento dos padrões de processos e dos resultados corporativos. Nesse sentido, os softwares são essenciais, pois possuem ferramentas de transparência e de conformidade. Portanto, a missão da agilidade é trazer o foco para os resultados e a qualidade dos produtos/serviços. A governança de todas as decisões, processos e trabalho é direcionada para garantir a entrega contínua de valor e resultados de negócios. Utilizar a nuvem Quando sua empresa precisa contar com toda a infraestrutura de TI interna, vários problemas de atrasos e lentidão podem aparecer: o tempo de instalação dos servidores leva alguns dias e, portanto, acabam interrompendo as atividades do seu negócio; a manutenção das máquinas é responsabilidade sua e, consequentemente, você deve ter funcionários capacitados e dedicados para esse tipo de tarefa; qualquer erro no sistema ou imprevisto poderão gerar a suspensão das atividades. Com a nuvem, o provedor terá de fornecer para você um serviço contínuo, 24 por dia, 7 dias por semana. Além disso, toda a infraestrutura será mantida por ele. Consequentemente, você pode concentrar todos os recursos corporativos nos seus produtos principais — em vez de se preocupar com tarefas secundárias. Por esses motivos, a grande maioria dos negócios atuais estão investindo pesado em soluções na nuvem. Ter um sistema com suporte para que a empresa não fique desamparada Além de tudo isso, é necessário escolher uma solução tecnológica com um suporte amplo e resolutivo. Então, torna-se imprescindível contar com um provedor confiável e reconhecido no mercado. Afinal, todas as empresas precisarão procurar a ajuda técnica em algum momento, seja para tirar dúvidas seja para requisitar a resolução de problemas. Portanto, o tempo gasto com o atendimento telefônico ou virtual deve ser rápido. A disponibilização de técnicos deve ser rápida. O retorno às atividades do negócio deve ser rápida. Caso contrário, isso compromete a agilidade do seu negócio.  No entanto, não é somente esse suporte para correção de problemas que importa. Você precisará verificar se o próprio provedor fornece treinamento e capacitação adequados para que seu negócio esteja utilizando o software o quanto antes e com a maior produtividade possível. Quando sua empresa fica responsável pelo processo de aprendizado das ferramentas, você tem de dedicar uma equipe de TI inteira para explorá-las e, então, explicar aos demais colaboradores. O provedor é a melhor pessoa para capacitar seus times. Afinal, eles conhecem todas as nuances dele, como os atalhos, os comandos especiais etc. Portanto, fornecedores de tecnologia responsáveis sempre incluem uma etapa de treinamento nos processos de implementação de softwares. Com essas dicas, certamente você alcançará maior agilidade nos processos da empresa. Sabemos que é uma tarefa árdua responder aos desafios corporativos atuais com agilidade. Por isso, todo gestor deverá contar com a disponibilidade contínua das ferramentas virtuais. A digitalização dos negócios é uma realidade, e é crucial ter uma estratégia para implementá-la o quanto antes! Quer continuar recebendo as melhores dicas sobre gestão de negócios e acerca das melhores ferramentas digitais? 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Entenda melhor como funciona a implantação de projetos da Atos Data

A busca por soluções criativas e inovadoras já é uma realidade nas empresas brasileiras. Para atender às necessidades do mercado e garantir a competitividade é indispensável aumentar a capacidade de execução das tarefas, cumprir as obrigatoriedades fiscais e tornar as operações seguras e rápidas. Para tanto, é indispensável recorrer à implantação de projetos adequados às especificidades do empreendimento. O sucesso de um empreendimento depende de muito mais que o controle das ações e do gerenciamento de recursos humanos. É preciso investir em uma metodologia eficiente e que considere a realidade complexa do negócio, seus objetivos e dificuldades. Ter como aliada uma empresa de Tecnologia da Informação (TI) transparente e responsável capaz de proporcionar os resultados desejados, significa reduzir os custos e propiciar novas soluções para os problemas corporativos. Confira como funciona a implantação de projetos da Atos Data e descubra por que investir nesse tipo de ferramenta faz toda diferença! Passo a passo da implantação de projetos Para assegurar o êxito da implementação de projetos é preciso contar com a metodologia correta. Os projetos da Atos Data, por exemplo, utilizam a metodologia PMBOK e MIT (Metodologia de Implementação TOTVS) para assegurar que o produto adquirido pela corporação será entregue de acordo com o escopo, prazo e custo acordado. Tal metodologia permite ainda identificar os desvios com agilidade durante o processo, endereçando-os ao Comitê que definirá as melhores ações corretivas. Além disso, é preciso seguir corretamente cada um dos passos da implantação de projetos. Veja quais são! Levantamento O levantamento é o primeiro passo para a implantação de projetos. Nesse momento inicial, a Atos Data identifica as necessidades e particularidades de cada cliente por meio de entrevistas com os principais colaboradores da empresa. Ou seja, ocorre um levantamento de processos com os usuários-chave de cada setor. A partir disso, é criada uma documentação (mapeamento) que oferta uma análise detalhada da situação atual do negócio, das necessidades identificadas e das propostas de mudanças. Planejamento do projeto Após a conclusão do levantamento, é iniciada a etapa de planejamento. Para isso, o cliente deve ter validado o escopo de trabalho e estar de acordo com os dados e propostas apresentadas. A chave do sucesso na etapa de validação do escopo é o diálogo. Cliente e empresa devem estar alinhados para reduzir possíveis equívocos, garantir o atendimento às expectativas e validar a disponibilidade de recursos, e prazos de implantação. Feito isso, é hora de partir para o planejamento do projeto e delimitar: cronograma de trabalho com escopo: descrição das atividades e características do produto, bem como o estabelecimento do prazo de entrega necessário a cada etapa. O cronograma é fundamental para evitar os atrasos e fazer valer o orçamento estabelecido; tempo: prazo para entrega do produto final, períodos dedicados a implantação, testes, treinamentos dos usuários etc; recursos: valor do investimento na implantação do projeto, recursos humanos necessários, hardwares, dentre outros. Após a concretização do planejamento e sua aprovação pelo cliente, recomenda-se que ele seja seguido fielmente para que os investimentos, prazos e objetivos sejam cumpridos. Vale lembrar de que a comunicação integrada de todas as partes envolvidas (membros da equipe, executivos e demais colaboradores) é indispensável para otimizar o processo, evitar distrações e propiciar os acessos às informações diretas e claras. Com o levantamento e o planejamento concluídos, é hora de partir para o gerenciamento de implantação de projetos. Confira quais são as suas fases! Fases de gerenciamento de implantação de projetos Assim como os primeiros passos da implantação, cada uma das fases de gerenciamento resulta em documentos de validação, que obrigatoriamente devem ser aprovados pelo cliente para que a próxima etapa seja iniciada. Acompanhe as fases: instalação dos sistemas em base teste; parametrização dos sistemas; desenvolvimentos de personalizações (customização); capacitação dos usuários-chave de cada área da empresa; simulações individuais e integradas dos processos; preparação do ambiente de produção; Go Live (disponibilização do sistema em produção); acompanhamento das operações em ambiente de produção. Além de aprovadas pelo cliente, todas as fases dos projetos implementados pela Atos Data são acompanhadas e monitoradas por um Gestor de Projetos com certificação Profissional de Gerenciamento de Projetos (PMP). São muitos os passos e fases, não é mesmo? Exatamente por isso surgem alguns desafios e você precisa saber exatamente quais são para superá-los com tranquilidade. Principais desafios da implantação de projetos Os principais desafios podem ser agrupados em 3 períodos: antecedente, durante e após a implantação. O primeiro se refere às constantes atualizações do setor. As empresas de TI devem oferecer as melhores soluções no momento mais oportuno. Ademais, é preciso desburocratizar os processos, otimizar o uso dos recursos, aplicar as melhores práticas de gerenciamento e superar as resistências da diretoria e dos colaboradores. Durante a implantação, o desafio passa a ser prever os possíveis problemas no decorrer das etapas, a fim de oferecer as soluções mais rápidas e corretas. Os obstáculos vão além da instalação do software. É preciso cumprir os prazos, lidar com a pressão dos colaboradores e manter o orçamento acordado, fazendo a gestão de mudanças de forma rígida. Já no momento pós implantação, a principal preocupacão é a estabilização dos novos processos, sem perda de produtividade. Neste momento é essencial o acompanhamento dos usuários da empresa nas suas tarefas do dia a dia, sanando qualquer dúvida de operação o mais rapidamente possível. Em todas as etapas, os líderes têm um papel importante, mas para manter o foco, é necessário que eles sejam ainda melhores nesse período. Como superar as adversidades A melhor maneira de transpor, com sucesso, os obstáculos, é contar com uma empresa especializada e que ofereça o suporte adequado. A Atos Data acompanha de perto a execução do projeto e após o Go Live, disponibiliza aos clientes o acompanhamento das operações por um período determinado, de acordo com a complexidade do projeto e do perfil de cada um. Além disso, após a conclusão do projeto existem contratos opcionais de suporte, que objetivam apoiar as corporações que não tem técnicos especializados. Desse modo, as operações do dia a dia se mantém a todo vapor e as atualizações do sistema e dúvidas dos usuários são atendidas. Para que os clientes superem os desafios, a Atos Data oferece, pelo menos, 4 diferenciais: atendimento personalizado, área de

Entenda qual a importância do fluxo de caixa para a sua empresa

Um dos maiores desafios dos empresários é ter o controle sobre as finanças do seu negócio. Qualquer desatenção nessa área pode deixar a situação fora do controle, provocando uma falta de recursos para a empresa. Empresas médias, pequenas e empreendedores individuais não se atentam à importância do fluxo de caixa, por acharem uma tarefa complexa e que demanda tempo e gastos excessivos. Na verdade, o controle do fluxo de caixa permite a esses empreendedores dinamizar a gestão, pois ele permite controlar tudo o que vai entrar e sair do caixa de forma eficaz. Quer entender melhor a importância do fluxo de caixa e como executá-lo corretamente? Continue lendo este post! Afinal, o que é fluxo de caixa? Em resumo, podemos definir fluxo de caixa como uma ferramenta de gestão financeira que propicia aos empreendedores a oportunidade de fazer um controle detalhado das movimentações financeiras de seu negócio — entradas e saídas de recursos em um determinado intervalo de tempo. Ao utilizar um software para fazer o seu fluxo de caixa, o empresário poderá obter análises preditivas, fazendo comparações entre os resultados financeiros projetados e o alcançado. Tome decisões apoiadas em dados A tomada de decisão com base na reatividade é aquela em que o empresário espera algo acontecer para agir. Um bom exemplo é quando há uma queda brusca nas vendas e sai todo mundo correndo numa “caça às bruxas”. Com o controle do fluxo de caixa o gestor passa a ter em mão dados sobre tudo o que vai entrar e sair, de forma cíclica, o que facilita a preconização de movimentações futuras e permite uma gestão mais proativa. Identifique os gargalos financeiros As sazonalidades, por exemplo, mudam conforme o segmento de cada empresa, que, dependendo da situação, em determinadas épocas, as entradas não conseguem cobrir os gastos administrativos. Com o fluxo de caixa estruturado, é possível fazer esse tipo de previsão e controle. Com os dados do fluxo de caixa em mãos, o gestor poderá definir qual é a melhor data para pagar seus fornecedores, ou as épocas que será necessário acumular um capital, para cobrir gastos de períodos de baixo fluxo de clientes, por exemplo. Em uma gestão eficiente, os gargalos financeiros não podem ser considerados um fator surpresa. O planejamento estratégico, feito com análises de dados, irá preparar a empresa para passar por esses tipos de turbulências. Monitore as atividades que demandam mais capital Nem sempre é fácil para os pequenos empreendedores, que ficam presos na parte operacional, saber exatamente o que é gasto na empresa. Nessas situações, geralmente os recursos que entram no caixa são rapidamente utilizados para fazer pagamentos. O fato é que, identificar as atividades que exigem uma maior alocação de capital, é muito importante para o gestor que deseja ter as informações de sua empresa alinhadas. Com o fluxo de caixa, ficará muito mais fácil criar um plano de ação visando a redução de gastos, otimização de tempo e negociação com fornecedores, por exemplo. Saber as atividades que demandam mais capital é importante, porque nem sempre a atividade que gasta mais dinheiro é a mais importante para o negócio, e esse tipo de situação demonstra que os recursos estão sendo mal aplicados. Minimize os riscos ao pedir empréstimos Nem sempre temos o capital suficiente para tirar uma ideia nova do papel, ou fazer algum investimento pontual, o que nos leva a necessidade de solicitar empréstimos para realizar essas operações. Com o fluxo de caixa bem organizado, o gestor conseguirá fazer as previsões necessárias para reduzir os riscos na hora de fazer a solicitação de capital extra, seja para o crescimento da empresa, quitar dívidas ou negociar com fornecedores. Como fazer um bom controle de fluxo de caixa? Agora que já sabemos o conceito e a importância do fluxo de caixa, vamos a algumas dicas para que você faça um bom controle aí na sua empresa. Confira! Registre todas as entradas e saídas Esse é o básico de qualquer controle de caixa sadio: o empresário deve saber exatamente tudo o que entra e o que sai de seu caixa. Para ficar mais fácil, organize por categorias, denominando todos os elementos que integram o fluxo, como: impostos: INSS, IPTU, IPVA, etc; produção: matéria-prima, manutenção de equipamentos etc; recursos humanos: salários, tributos, benefícios etc; despesas variáveis: despesas de visitas, despesas extras, etc; despesas fixas: aluguel e outros custos de valores não variáveis. O exemplo acima é apenas para ilustrar. Você pode e deve adaptar essa organização de acordo com as necessidades de sua empresa. O importante é poder visualizar de maneira mais objetiva o quanto está gastando em cada item em um determinado espaço de tempo. A mesma organização deve ser feita com os valores que entrar, para ter a noção exata do que se fatura com cada produto ou segmento. Assim o empreendedor poderá promover melhorias ou eliminar aqueles produtos que só geram gastos e não dão retorno, para ter mais espaço e margem pra investir naqueles que têm mais potencial. Não economize nos detalhes Além da organização, seja detalhista e facilite a visualização dos dados. Isso será extremamente benéfico na hora que vocês precisarem criar um relatório detalhado para apresentar os resultados por setor, por exemplo. Vai ajudar também a refinar os indicadores para as análises de decisão. Quando for registrar as despesas com os colaboradores, especifique tudo: horas extras, participação nos lucros e resultados, férias, décimo terceiro e o que mais entrar como bônus no valor final. Os insumos, como caneta, papéis e toner de impressoras, também devem estar na ponta do lápis. Se olharmos individualmente podem parecer valores irrisórios, mas, somados e calculados em um período de longo prazo, tornam-se gastos relevantes. Utilize a tecnologia a seu favor Existem várias formas de organizar um fluxo de caixa, inclusive o velho e bom papel, ainda utilizado em pequenos comércios no interior do nosso Brasil. Você pode usar o seu editor de planilhas preferido também. Mas, se você quer obter todas as potencialidades que um bom fluxo de caixa oferece, deverá adquirir um sistema próprio para a função, que, além dos registros, permita extrair dados

Fique por dentro de como fazer um planejamento de compras eficiente

Houve um tempo em que a prioridade das empresas estava apenas na ampliação da sua capacidade de vender. Com a mudança de comportamento dos consumidores, aliado as novas formas de comunicação e consumo, o planejamento de compras se tornou um processo muito mais elaborado. É necessário enxergar esse processo como algo que começa muito antes do cliente entrar numa loja e, sim, quando a empresa decide o que será vendido e a quantidade. Além disso, as empresas podem contar com o auxílio de ferramentas poderosas, que permitem análises preditivas e uma gestão baseada em dados. Conseguir alinhar, negociações, análises de dados e mercado e as novas formas de comunicação direta com os consumidores, é um grande desafio para as corporações que querem extrair o melhor de seu planejamento de compras. Quer entender melhor a importância do processo de compras e como fazê-lo de forma eficiente? Confira! Por que é tão importante fazer um bom planejamento de compras? Um dos principais objetivos de um bom planejamento de compras é não deixar o estoque cheio de mercadorias que perdem o valor com o tempo. Isso porque, a retenção de produtos perecíveis, ou sazonais, podem fazer você perder todo o investimento inicial. Por mais que muitos empresários associem o excesso de estoque ao baixo fluxo de clientes em determinadas datas, temos que ter em mente que uma empresa bem gerida consegue se adaptar aos movimentos de mercado. O planejamento de compras vem como forma de equilibrar essa balança, ou seja, identificar previamente as movimentações sazonais — épocas de maior e menor fluxo, e fazer as compras com essa estimativa. Além de monitorar os números, para alinhar a quantidade comprada ao fluxo, é importante fazer o inventário atual do estoque, para saber o que está “encalhado”. Essa é uma boa forma de analisar o que realmente agrada o público-alvo, planejando uma compra que atenda os anseio deles. Quais são os impactos positivos de um bom planejamento de compras? Quando bem-feito, o planejamento de compras diminui consideravelmente a necessidade de investimento em capital de giro, pois as chances do produto sair e você não ter um estoque envelhecido aumentam. Além disso, um estoque repleto de produtos antigos e que tem dificuldade de saída, gera custos extras, pois a empresa deverá garantir a integridade dos materiais para que não fiquem com aparência de velhos ou não estraguem. Isso requer investimento em refrigeração, iluminação especial, conservantes etc. Além disso, dependendo do tamanho do estoque, o excesso restringe a chegada de novas peças que, muita das vezes, acabam sendo armazenadas de forma errada. Como fazer um planejamento de compras eficiente? Acompanhe o inventário Mais do que comprar, é importante monitorar o fluxo do seu estoque e conhecer em detalhes os recursos que têm uma maior saída e precisam de reabastecimento em ciclos mais curtos. Com o monitoramento será possível identificar também se a matéria-prima atual é suficiente para manter o processo produtivo até a próxima compra, para evitar que os produtos com baixa procura fiquem encalhados no toque. A relação entre esses fatores definirá o tópico seguinte, que é a frequência das compras. Gerencie os fornecedores Outro ponto positivo de se fazer um bom gerenciamento de compras é que você passa a ter uma maior percepção dos fornecedores. Dessa forma, o gestor poderá analisar se os fornecedores atuais estão de fato atendendo a sua demanda, ou se é possível encontrar alternativas com um melhor custo-benefício no mercado. A gestão de fornecedores também beneficiará as negociações, pois, dependendo do volume de compras que for feito, será possível fazer solicitações de descontos ou preços diferenciados, de acordo com a expectativa de compras no período estipulado. Essas negociações, se bem implementadas, criarão uma relação comercial de confiança, que poderá render acordos pontuais que gerem benefícios para ambos com condições especiais. Faça uma estimativa das vendas futuras Faça uma análise de seu histórico de vendas, se possível, sempre comparando épocas iguais. Por exemplo — é bem mais fácil comparar o período de janeiro a abril de 2018, com janeiro a abril de 2019, pois assim, a empresa terá uma estimativa baseada nas mesmas condições, clima, datas comemorativas e outros acontecimentos cíclicos. Com essa análise, será possível definir o valor a ser vendido nesse período e fazer uma compra mais fiel possível da época em questão.  Defina os ciclos de compras A definição dos ciclos de compra tem como objetivo principal uma maior organização do orçamento. Assim, será mais fácil para a empresa manter um planejamento e definir o giro de estoque ideal para aquele período de tempo — quantidade de vendas que o estoque deverá suprir. Por exemplo, se você vai fazer a compra a cada dois meses, deverá fazer um planejamento para 60 dias de vendas. Crie uma política de precificação Outro fator importante é a política de precificação, pois ela permite fazer um cálculo mais elaborado do que precisa ser comprado. Basicamente, você deverá fazer uma previsão das vendas e multiplicar pela margem que utiliza nos produtos. Depois é só subtrair um para chegar no valor final de compra. Se vocês têm o hábito de utilizar um markup multiplicador para chegar ao valor da compra, divida a sua previsão de venda pelo markup. Automatize o processo Em pleno século 21 não faz mais sentido gastar tempo, recursos e funcionários com tarefas repetitivas e burocráticas. Com o auxílio de um sistema de gestão, a empresa poderá automatizar o processo de compras e de estoque, garantindo mais precisão e qualidade nas análises. Além da gestão de compras, um sistema integrado, com um banco de dados centralizado, facilitará a integração dos dados das compras com outros setores da empresa, facilitando as análises, obtenção de indicadores e emissão de relatórios. Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de se ter um bom planejamento de compras, para que a empresa não fique com um estoque excessivo e consiga atender os anseios de seu público-alvo. Gostou do post? Quer saber como melhor a eficiência do planejamento de compras de sua empresa? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.

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