Como preparar a equipe no processo de implantação de softwares?
A implantação de software envolve uma série de cuidados. No contexto de empresas que lidam como sistemas de informação, isso significa alterar rotinas e assumir certos riscos. Entre eles, o de perder dados, funções ou mesmo piorar a usabilidade em relação aos sistemas em substituição. Por isso, este artigo tem como objetivo apontar alguns caminhos a serem seguidos ao longo desse processo. Se você está à frente de um projeto nessa linha, fica nossa sugestão para ler até o final. Treine pessoas ou contrate especialistas Você já tem em sua equipe as pessoas certas para conduzir o processo de implantação de software? Se sim, será que eles estão treinados o bastante para realizar as tarefas que estão por vir? Quando a equipe de colaboradores não recebe preparação adequada, aumentam os riscos de falhas críticas e que podem comprometer seriamente a gestão de TI e a integração. Por isso, caso você perceba que com seus atuais colaboradores não será possível, avalie a contratação de novos braços ou mesmo a terceirização. Liste os problemas reportados Uma transição bem feita começa identificando que tipo de problemas nas linhas de programação e funções os softwares atuais apresentam. Afinal, não se justificaria a implementação de um sistema novo se o atual estivesse dando conta do recado, certo? Defina o cronograma Uma empresa não pode parar porque está mudando seus sistemas. Nesse sentido, é importante definir um cronograma que garanta uma implantação sem prejuízo das tarefas de rotina. Junto a isso, é recomendável avaliar se há horários em que se possam realizar testes com o mínimo de interferência nas operações e tarefas diárias. Por exemplo: se houver a necessidade de testar uma função no módulo para gestão de RH, defina um horário em que o setor esteja menos agitado para isso. Tenha atenção à passagem para o ambiente de produção Como você sabe, existem basicamente duas etapas na composição de um software: a de desenvolvimento, quando o programa ainda não tem aplicação prática, e a de produção. É na passagem de um ambiente para o outro que podem surgir problemas. Por isso, todo cuidado é pouco. Teste o produto quantas vezes for necessário até ter certeza de que ele funcionará perfeitamente no ambiente de produção. Considere a frequência de uso O software a ser implementado será utilizado com que frequência? Será que vale a pena fazer a transição para um novo produto quando ele é pouco acionado? Por outro lado, um sistema usado com bastante frequência deve ser substituído com máximo cuidado. Quanto mais intenso for o uso, maior a demanda por ajustes e, assim, mais precisos devem ser os testes antes de colocar o software para rodar. Dedique tempo à conversão de arquivos Em muitos casos, será necessário fazer a conversão de arquivos de um sistema para o outro. Planilhas, tabelas e arquivos, nesse caso, podem ser migrados por meio de programas desenvolvidos com essa finalidade. Nessa etapa, é fundamental delegar a tarefa de construção de tabelas e painéis do novo sistema a alguém que conheça bem as funções do software antigo. Esse profissional deverá, ainda, avaliar a demanda por dados e se deverá ou não migrar toda a informação armazenada. Você conheceu, neste artigo, alguns dos pontos mais relevantes para conduzir bem um processo de implantação de software. Além de seguir essas dicas, não deixe de promover um brainstorm em equipe. Afinal, quanto mais cabeças pensantes, melhor! Tem alguma dúvida ou algo a acrescentar? Deixe um comentário, teremos prazer em responder!
Sistema ERP: fique por dentro das atualizações!
O Sistema Protheus transformou a realidade das empresas. Desde a sua criação em 1991, ainda sob o nome Siga Advanced, essa linha de softwares integrados (ERP/SCM/HCM/CRM) vem oferecendo aos mais diversos segmentos de comércio uma experiência diferenciada de gestão. Hoje, mais de 25 anos depois do lançamento, esse ERP da TOTVS continua oferecendo as soluções mais inteligentes. Isso porque ele acompanha as inúmeras transformações do mercado, das empresas e das tecnologias. Parametrização dos dados, facilidade de customização, otimização do uso dos recursos e redução do retrabalho são apenas algumas das suas vantagens. Para se manter altamente adequado à realidade dos empreendimentos, o Sistema Protheus passou por diversas atualizações, estando agora em sua versão número 12. Então, quer saber porque essas atualizações são tão importantes? Continue lendo e descubra quais são as melhores funcionalidades desse sistema! Quais são as áreas do Protheus? Para contemplar as necessidades e especificidades de cada negócio e promover uma gestão centralizada, o software conta com diversos módulos, e cada um deles tem múltiplas funcionalidades. Vejamos algumas das funções desempenhadas por cada área do sistema: fiscal — apuração de tributos, geração de demonstrativos, livros fiscais, obrigações acessórias; faturamento — nota fiscal de saída, análises gerenciais, pedidos de vendas e interfaces NF-e e NFS-e; contabilidade — gestão orçamentária, rastreamento contábil, lançamentos intercompany, suporte e conversão a moedas; financeiro — aplicações, empréstimos, tesouraria, fluxo de caixa, automação bancária contas a pagar e a receber; compras — cotação, nota fiscal de entrada, solicitação de compras e conferência física; custos e estoque — movimentação, custo médio, consulta de estoque, gestão de inventário e rastreabilidade. Essas, vale lembrar, são apenas algumas das funcionalidades do Sistema Protheus. Existem muitos outros recursos à disposição dos empreendedores e gestores para otimizar os processos, aumentar os lucros e elaborar um planejamento estratégico fundamentado em dados. Por que fazer as atualizações? Para dar conta de todos os processos e possibilitar o alcance dos resultados desejados, o software deve contar sempre com melhorias e seguir os padrões de qualidade da TOTVS. Em outras palavras, ele precisa ser atualizado constantemente. Além das novas funcionalidades e outras melhorias que são frequentemente desenvolvidas para garantir a eficiência do Sistema Protheus, essa renovação corresponde a uma manutenção indispensável para evitar expirações e possíveis riscos às operações do negócio. A cada nova versão, as mudanças legislativas e tributárias são incorporadas ao software para facilitar a gestão e evitar embaraços judiciais, ou mesmo possíveis prejuízos. Ademais, a atualização permite a correção de “bugs” e aumenta a integração entre os setores da empresa, estimulando o desenvolvimento de um ambiente mais colaborativo, focado nos resultados. Quais são as últimas mudanças do Sistema Protheus? A mais nova versão do sistema foi desenvolvida exatamente para ampliar a produtividade e a experiência colaborativa nos empreendimentos. Essencialmente, ela é pautada em 3 pilares: fluidez tecnológica, agilidade do Enterprise Resource Planning (ERP) e essencialidade. No modelo anterior, o processo de migração era mais complexo; muitas vezes, pouco ágil e oneroso. Havia, por exemplo, uma necessidade de paralisação das atividades da empresa para a implementação do novo sistema. Agora, com a versão 12, o ambiente de trabalho permanece a todo vapor, já que o projeto de migração, a adaptação dos usuários às alterações e a migração do histórico acontecem de maneira rápida e simplificada. Além disso, essas atividades podiam antes impactar negativamente as finanças da corporação. Isso porque, várias vezes, elas não estavam previstas no orçamento. Já com o Protheus 12, os clientes dispõem do release incremental — ou seja, de um processo de contínuo e seguro de disponibilização de atualizações. Dessa maneira, os esforços e os gastos para manter a eficiência do software são diluídos, oferecendo aos clientes um sistema sempre atualizado e em consonância com as inovações tanto da empresa, quanto do mercado e das exigências legais. Ainda vale ressaltar que, após diversas pesquisas e investimentos, a TOTVS substituiu o padrão de implementação de novas versões por um modelo definitivo e único, que pode ser remodelado permanentemente de maneira menos densa. Isso significa que cada cliente será capaz de ativar as novas versões quando estiver pronto para se servir delas. É indispensável lembrar, contudo, que as atualizações e módulos que podem surgir em razão das obrigatoriedades fiscais — como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e o Bloco K — não serão disponibilizados para as versões anteriores após o encerramento do suporte à versão anterior. Quando a atualização precisa ser feita? Visando manter o produto sempre atualizado e com alto nível de qualidade, a TOTVS lançará os novos releases com as inovações a cada 6 meses. Cada atualização disponibilizada terá vida útil de 18 meses, portanto, novas atualizações só serão necessárias após esse período. Cabe ressaltar que o último lançamento (release 12.1.25) ocorreu em julho de 2019. Além disso, quando correções ou implementações de legislações se fizerem necessárias, pacotes de atualizações serão oferecidos diretamente aos clientes. Para viabilizar a implementação das novas versões do Sistema Protheus, a TOTVS também alterou os processos e ferramentas internas de gestão dos releases, bem como seus mecanismos de expedição, para assegurar o atendimento da legislação em tempo hábil. Como se informar sobre as atualizações? Os novos clientes desse ERP da TOTVS devem iniciar a utilização do sistema a partir do último release disponível. Já aqueles que optarem por adquirir as inovações precisam manter o software atualizado por meio da última versão entregue. Agora, para desfrutar de todas as vantagens do Sistema Protheus e ficar por dentro das suas atualizações e demais procedimentos, é fundamental contar com o auxílio de uma empresa especializada em serviços relacionados ao software de gestão e ao desenvolvimento de soluções corporativas. Somente desse modo é possível garantir a construção da melhor metodologia de implantação. A Atos Data, por exemplo, oferece aos seus clientes todo o suporte necessário na etapa de levantamento das necessidades do core business, implantação, customização, atualização e suporte. Enfim, como você pôde observar, a atualização do Sistema Protheus é muito importante. Ela é a principal maneira de aprimorar todos os processos gerenciais com o uso da tecnologia, oferecendo aos gestores e demais usuários uma ferramenta de trabalho adequada às especificidades do negócio. E agora, com estas dicas, você sabe como
Conheça o Funil de Vendas e saiba como ele funciona!
Nem todos os clientes que chegam até sua empresa estão com o mesmo objetivo. Enquanto alguns só estão curiosos — querendo conhecer um pouco mais sobre os produtos ou serviços —, outros já estão prontos para fechar negócio, esperando apenas uma boa oportunidade. Saber reconhecer em qual fase da jornada de compra essas pessoas estão é fundamental para oferecer o atendimento adequado para cada momento. Para que isso seja possível, temos o funil de vendas. Neste artigo, explicamos o que é, como funciona e como ele pode ser colocado em prática. Continue conosco para saber mais sobre o assunto! O que é o funil de vendas? O funil de vendas (também conhecido como pipeline de vendas) consiste em um modelo que representa toda a jornada de um cliente com uma empresa — desde o primeiro contato até a efetivação da compra. Em alguns casos, ele vai além e também acompanha ações de pós-vendas e fidelização. É um dos recursos mais eficientes para promover uma boa gestão dos processos de vendas, direcionar o trabalho dos vendedores e fornecer o atendimento adequado para os clientes (evitando uma negociação forçada, por exemplo, o que pode afastar o prospect e fazê-lo procurar os concorrentes). Entre as vantagens que ele proporciona, podemos citar: aumento da produtividade da equipe de vendas; melhor aproveitamento das oportunidades geradas; maior previsibilidade dos resultados; melhorias na gestão. Como ele funciona? Como dito, o processo de compra dos clientes passa por fases antes que eles decidam fechar negócio. Nesse sentido, o funil de vendas oferece suporte para que os vendedores consigam entender o nível de maturidade desses prospects e agir de forma adequada. O funil de vendas, nesse caso, é a representação dessas etapas, divididas em três partes. Explicamos melhor cada uma delas a seguir. Topo do funil (atração) O topo do funil é a parte mais larga e é por onde entram diversos interessados nos produtos ou serviços. Nessa fase, os clientes estão passando por um período de descoberta e aprendizado, ou seja, eles ainda não têm muita consciência do problema e da necessidade de fazer uma compra para resolvê-lo. Meio do funil (consideração) Aqui, os interessados já têm consciência de que têm uma demanda que precisa ser resolvida. Nessa fase, eles começam a buscar as possíveis soluções e começam a pesquisar por produtos e serviços, buscar avaliações na internet, pesquisar preços, entre outras coisas. Fundo do funil (decisão) Por fim, agora que os clientes já conhecem as opções disponíveis, fazem a avaliação de qual é a melhor solução (com base em seus desejos e necessidades) e estão preparados para finalizar a compra. Como ele pode ser implementado na empresa? Para adotar o pipeline de vendas na sua empresa você pode seguir dois passos básicos. Nos próximos tópicos, mostramos cada um deles. Mapear a jornada Antes de mais nada, é necessário fazer o mapeamento da jornada, visto que você precisa conhecer o perfil de seus clientes — hábitos, preferências, comportamento de compra, entre outras coisas. Para isso, você pode realizar uma pesquisa com essas pessoas, tentando entender como elas chegaram até a sua empresa e o que as motiva a concluir uma compra, por exemplo. Definir etapas Agora que você já conhece melhor seus clientes, é o momento de definir as etapas (de atração, consideração e decisão) e alguns marcos (também chamados de milestones). Por meio deles você consegue saber melhor quando um cliente amadureceu e passou para a próxima fase, indicando para os vendedores que é o momento de mudar a abordagem. Ao adotarem o funil de vendas na sua empresa, os vendedores conseguem realizar um trabalho mais personalizado, aumentando as chances de atrair o interesse e tornar a experiência mais satisfatória — melhorando a conversão e, posteriormente, a fidelização. O que achou deste artigo? Quer continuar acompanhando nossas publicações? Então siga nossos perfis nas redes sociais e fique por dentro das novidades. Estamos no Facebook, Twitter e LinkedIn.
Você sabe como funciona o ERP Report? Descubra aqui!
O Protheus Report é um dos recursos disponíveis no sistema Protheus, da TOTVS. Com ele, é possível gerar relatórios cuja finalidade é consolidar os resultados das operações em um dado período. Dessa forma, é uma ferramenta extremamente útil para orientar gestores sobre o que fazer, considerando o panorama mostrado e até as perspectivas de longo prazo. Em outras palavras: com essa função, só fica perdido e sem saber o que fazer quem quiser. Veja na sequência deste artigo como funciona o sistema ERP que faz sucesso no Brasil há mais de 20 anos! O que é e para que serve o Protheus Report? O sistema Protheus, como você deve saber, é um ERP destinado a integrar departamentos, funções, tarefas e serviços em um único software. Compras, estoque, PCP, financeiro e muitos outros setores poderão gerir suas atividades simultaneamente por esse sistema. Isso nos leva a concluir que o Protheus é, de certa forma, um canal por onde uma quantidade relevante de informação circula. São dados que, ao final de um período, apontam para erros e acertos cometidos, desde que sejam estruturados. É nessa parte que o Protheus Report desponta como um recurso da maior utilidade. Trata-se de um aplicativo do Sistema Protheus que permite criar reports 100% customizáveis de forma simples. Nele, a geração de relatórios é feita em seções extraídas das tarefas realizadas pelo sistema. Basta ao usuário definir em cada uma delas que campos deseja visualizar no documento, podendo estabelecer vínculos com outras tabelas para agregar dados adicionais. Além da estruturação dos dados, o Protheus Report permite customizar a sua aparência. Fontes, cores, estilos, dimensões e tudo o que parecer mais atraente e que facilite a usabilidade pode ser modificado. O usuário tem total liberdade para criar seus próprios layouts e, de quebra, pode gerar relatórios com informações agrupadas, facilitando assim sua visualização e organização. Como ele funciona? O funcionamento do Protheus Report é simples, podendo ser operado até mesmo por não-especialistas em TI. Para isso, basta acessar, a partir de qualquer ambiente do sistema Protheus, a opção Miscelânea → Protheus Report. Em “Propriedades” comece adicionando um título no campo com o mesmo nome. Depois disso, você pode configurar a aparência do documento por meio dos seguintes campos: altura da linha; espaçamento entre colunas; margem esquerda; número inicial da página; fonte; negrito; sublinhado; impressão. A partir disso, você poderá definir, pela opção “Parâmetros”, filtros para os dados que serão apresentados em seus relatórios. Por exemplo, é possível que você precise incluir dados sobre datas, sendo assim, deverá configurar esse parâmetro na opção “Tipo”. Tem muito mais a ser explorado nessa ferramenta, por isso, melhor do que explicar seu funcionamento, vale destacar o que sua empresa ganha ao utilizá-la de forma sistemática. Quais são as principais vantagens e benefícios do Protheus Report? Certamente, você já deve estar a par do movimento de transformação digital em curso nas empresas de todo o mundo. Essencialmente, consiste no avanço do processo de tornar digitalizáveis operações, práticas e até mesmo atividades inteiras. Veja o exemplo da contabilidade, que hoje tem na sua vertente digital o seu carro-chefe. Nesse contexto, são incorporados conceitos como Machine Learning, Internet das Coisas (IoT) e, no nosso caso, o mais interessante deles, o de Big Data. Sobre este último, vale também destacar que sua aplicação depende das ferramentas certas. Ou seja, não basta ter dados em massa, é preciso organizá-los de maneira que sejam úteis para os propósitos de empresas e pessoas. Criar relatórios personalizados de forma prática Nesse aspecto, o Protheus Reports representa um tremendo avanço, já que é por essa ferramente que os dados em massa gerados pela empresa são estruturados. Desde 1997, quando o sistema foi criado, seu objetivo é justamente facilitar a criação de reports. Desde então, ele vem sendo aperfeiçoado, até porque não tardou muito para a própria TOTVS extrair bons resultados da ferramenta que tinha acabado de criar. Foi assim que surgiu, dentro do projeto, a solução T-Reports. Concebida para ser totalmente intuitiva e de fácil utilização até mesmo para pessoas sem experiência em programação, a ferramenta permite gerar relatórios com facilidade. E para os especialistas, ela possibilita, ainda, a geração de reports mais complexos, inclusive de análises semânticas/sintáticas. Facilita a visualização e a organização dos dados Estruturar dados, por si só, não garante que eles serão aproveitados em todo o seu potencial. Por isso, a propriedade de customização da aparência, no Protheus Report, vem tanto a calhar. Além de facilitar a visualização, um layout ao gosto do cliente ajuda a transmitir mais credibilidade. Sejamos francos: você confiaria em um relatório mal diagramado, com cores dissociadas da sua marca ou com erros de grafia ou visual grosseiro? Pois o Protheus Report ajuda nessa parte, criando relatórios com aspecto profissional. Serve como referência para tomar decisões Todas essas vantagens, no fim, ajudam no sempre difícil processo de tomada de decisão. Para quem trabalha no varejo, por exemplo, seria possível decidir sobre questões como investimentos em compras, aumento de estoque para determinados produtos ou em novas contratações. Seja qual for a decisão a ser tomada, com o apoio de dados organizados, as chances de erros diminuem consideravelmente. Quando e por que utilizar o Protheus Report? Nem mesmo a existência de um ERP já implementado é empecilho para aderir ao aplicativo de geração de relatórios do Protheus. Afinal, com o T-Reports agregado, é possível integrar por meio de API softwares legados, garantindo assim a preservação dos dados que já estejam disponíveis. Portanto, não precisa começar do zero para utilizar a ferramenta, que já cuida de fazer a transição. Esse é um ótimo motivo para investir nesse recurso, uma vez que ele não exige que a empresa abandone o sistema que está usando. Além disso, uma gestão eficaz é sempre amparada por dados organizados e muita informação. E é nesse sentido que o Protheus Report se mostra, disparadamente, a melhor solução integrada a um sistema ERP. E aí, o artigo foi útil e tirou todas as suas dúvidas sobre essa importante ferramenta? Aproveite e saiba
Entenda a importância de contar com um suporte para o ERP
Implementar o principal ERP da TOTVS é apenas o primeiro passo em direção a uma gestão nota 10. Por isso, depois de inserido no dia a dia, é fundamental contar com suporte para o Protheus. Afinal, trata-se de um sistema bastante versátil e que, por isso, exige máxima atenção para que se extraia dele todo o seu potencial. Sendo assim, veja neste artigo como implementar esse ERP 100% nacional, projetado para atender às necessidades das empresas brasileiras, e a importância de contar com um suporte adequado. Tenha uma boa leitura! Os desafios da implantação de uma ferramenta Já diz a sabedoria popular que o que começa bem tende a caminhar bem. Da mesma forma, o que começa mal leva a problemas futuros, por isso, um suporte para o Protheus eficaz depende de um processo de implementação bem feito. Em alguns casos, um ERP pode até significar a extinção de postos de trabalho, então, é necessário muito tato para minimizar as tensões que eventualmente possam surgir. Além disso, é preciso contar com uma empresa que domine o processo de ponta a ponta, já que o Protheus é um sistema modular, adaptável a incontáveis finalidades. Conheça os desafios ao implementar o sistema! Adequação às necessidades da empresa O primeiro aspecto a ser avaliado é a adequação do sistema às demandas da empresa ou do setor. Dependendo da capilaridade das operações, ou seja, da sua extensão, é possível que seja preciso instalar outros módulos fora os básicos. Nesse aspecto, a participação da alta gestão é indispensável, sempre amparada pela liderança do setor de TI. É a dobradinha gestores e especialistas em tecnologia que vai garantir a máxima aderência do software aos processos, desde os mais elementares até os mais complexos. Considere que o Protheus tem, entre seus módulos mais comercializados, os de: compras — essencial para emissão de notas, análises, cotações e outros usos; faturamento — também usado para emitir notas eletrônicas e gerir a parte administrativa; estoque — fundamental para uma boa gestão de inventário; fiscal — talvez o grande diferencial do Protheus, que se atualiza conforme o fisco lança novas regras; financeiro — excelente para otimizar fluxo de caixa, fazer conciliação e outras funções; PCP — módulo praticamente obrigatório para quem trabalha com manufatura, usado para gerir o Planejamento e Controle da Produção. Gestão do conhecimento Ok, a empresa já sabe o que quer e do que precisa. E agora, qual o próximo passo? Uma vez definidas as necessidades a serem supridas pelo novo sistema, será necessária uma avaliação do nível de conhecimento dos profissionais que vão operá-lo. Isso significa que, possivelmente, a empresa detectará que há colaboradores com mais conhecimento e habilidades que outros. Sabendo disso, será possível nivelar as equipes, investindo em treinamentos sob medida. Uma boa ferramenta para isso é coletar dados junto aos funcionários com a escala de Likert, muito comum em pesquisas de opinião. Treinamento de operadores Investir em um ERP simboliza o desejo da gestão da empresa em melhorar ou fazer diferente. Sendo assim, não se pode esperar que os colaboradores atuais aprendam a operar o novo sistema por “osmose”, certo? Depois de identificadas as necessidades por meio de pesquisa, fica mais fácil direcionar os treinamentos, portanto, a equipe de implementação já saberá o que ensinar. Isso otimiza tempo e recursos, já que a empresa não pode parar de produzir enquanto um novo ERP está sendo configurado. Quanto mais rápidos e certeiros forem os treinamentos, mais cedo os resultados da nova solução serão percebidos. Integração das equipes O Protheus, como um dos melhores ERPs do mercado, se destina à integração de processos de origens e finalidades distintas. É o que ele faz, por exemplo, quando ajuda a gerenciar em apenas um dashboard a emissão de notas, seu posterior envio para o faturamento e as operações de retaguarda. Isso quer dizer que profissionais de diferentes setores estarão envolvidos na sua operação ou, pelo menos, serão diretamente afetados pelo que se fizer por meio do ERP. Portanto, além dos treinamentos, é fundamental investir algum tempo para alinhar as equipes. Faça isso nem que seja para avisar “olha, o setor de compras está usando um novo ERP, ok, pessoal do estoque?” Engajamento dos profissionais Finalmente, sem a participação de todas as pessoas cujas rotinas serão afetadas, o processo de implementação não será consolidado. Aqui, é hora de exercer a liderança e buscar, pela motivação, o engajamento dos profissionais ao longo das atividades. Se possível, a empresa pode até pagar bônus aos que se mostrarem mais interessados ou dispostos a permanecer mais horas aprendendo sobre a nova solução. A importância de um suporte especializado Uma vez implementado, o sistema Protheus deve ser monitorado full time por um time de suporte capaz de solucionar eventuais problemas. Esses problemas, por sua vez, podem estar ligados tanto à falta de prática dos operadores quanto a questões de software e hardware. Nesse aspecto, vale destacar que o Protheus funciona tanto a partir da nuvem da TOTVS quanto em regime on-premises. No primeiro caso, a demanda por infraestrutura é menor, mas, se a empresa optar por operar com recursos próprios, precisará contar com um suporte bem mais robusto. Não menos importante, depois da implementação, será necessário um período de adaptação, no qual as pessoas deverão aprender na prática como operar o ERP. Nessa etapa, certamente surgirão imprevistos cuja solução depende do apoio de profissionais altamente especializados no Protheus. Por isso, o ideal é contar, desde os primeiros passos, com uma empresa que tenha know how nesse quesito. Atos Data, a melhor alternativa em ERP Protheus Considerando a grande plasticidade do ERP Protheus, nada mais coerente que a empresa a implementá-lo ser composta por profissionais de diversas áreas. É o caso da Atos Data, formada por profissionais certificados com experiência em segmentos de negócios variados. Os consultores Atos contam, sem exceção, com a certificação TOTVS para seus diversos módulos. Junto a eles, estão especialistas nas últimas tecnologias e tendências do mercado de TI. Também contamos com profissionais experientes em gestão de projetos, com ênfase no ERP TOTVS Microsiga Protheus, Project
Conheça os principais erros na implantação do ERP
O ERP TOTVS, conhecido também pelo seu nome comercial Protheus, é um sistema de gestão empresarial integrado (ERP). A partir deles, várias funções de um negócio (financeiro, pessoal, operacional etc) são digitalizadas. Por exemplo, ao registrar a venda de um produto no ERP, ele atualiza as demais ferramentas de todos os setores, como contabilidade, recursos humanos etc. No entanto, muitos erros podem ser cometidos durante a implantação do Protheus. Por isso, sua empresa precisa contar com um parceiro especializado em tecnologia da informação aplicada aos negócios. Somente assim, você poderá contar com consultoria, instalação e suporte completos. Quer saber mais? Acompanhe! Quais são os principais erros na hora de implantar o ERP TOTVS? Confira alguns equívocos a serem evitados na hora da implantação desse sistema. Não planejar o processo de implementação Certamente, esse é um dos principais problemas na hora de implementar um software. Muitas pessoas acham que a tecnologia simplesmente faz milagres. Todavia, ela não traz resultados sem que tenha havido um planejamento devido, com a finalidade de alinhar as soluções tecnológicas às estratégias de um negócio. Essa é a justamente a primeira tarefa do planejamento. Quando você procura um bom fornecedor de tecnologia, a primeira coisa que ele vai perguntar é “qual é o seu objetivo com a implementação desse ERP?”. Então, toda a conversa será direcionada nesse sentido. Esses sistemas são muito amplos e contam com dezenas de ferramentas, além de várias possibilidades de integração com outros softwares. Então, é preciso focar para escolher as funcionalidades que poderão ser aplicadas especificamente ao seu plano estratégico. Grande parte dos negócios cometem o erro de adquirir um ERP padronizado, sem nenhuma customização ou preparo. Consequentemente, os colaboradores demoram semanas para se familiarizar com as ferramentas e, ainda, não utilizarão a maioria delas. Quando você planeja a implantação, por outro lado, é possível fazer um mapeamento profundo dos seus processos para pensar nas melhores soluções para as suas operações. Então, você terá somente as ferramentas essenciais para a sua estratégia, o que facilitará outras etapas, como a manutenção e o treinamento. Outra consequência muito negativa será ter um maior tempo de instalação e mais chances de paradas nas suas atividades. Com o planejamento, é possível desenvolver um plano de implementação gradual, no qual vários setores continuam operando enquanto outros migram para o novo sistema. Negligenciar manutenções preventivas Assim como um equipamento físico, os softwares também precisam de manutenções preventivas. São elas que garantem um sistema sempre atualizado, sem erros e com riscos reduzidos. Somente assim você consegue extrair todo o potencial de um ERP. Com o tempo, um software pode se tornar obsoleto, o que traz várias consequências, como: não dialoga bem com sistemas operacionais mais novos, travando constantemente; não traz as funcionalidades mais atuais que seus concorrentes provavelmente estão explorando; acumulam falhas que o tornam frequentemente indisponível etc. A manutenção preventiva tem vários objetivos. Além de verificar a integridade do software, ela também analisa a existência de atualizações no Protheus e as realiza rapidamente com um processo adequado e seguro. Não investir em segurança Por um ERP, passam os principais dados da sua empresa, como informações bancárias, identificação de clientes e de colaboradores, documentos importantes etc. Então, ele precisa ser um ambiente completamente seguro para evitar vazamentos ou perdas de dados, pois isso pode gerar uma crise no seu negócio. Caso o boato de uma informação pessoal de um cliente surja, provavelmente haverá um abandono em massa deles. Para garantir a segurança de um software, a principal medida é a escolha de um fornecedor confiável, pois isso significa que ele provavelmente já instalou as estratégias mais importantes para manter os dados seguros. Além disso, alguns fornecedores de software também trabalham com ferramentas de segurança digital, como firewalls e antivírus baseados em inteligência artificial. Assim, além de cuidar da implementação do ERP, eles também ajudarão na criação de uma infraestrutura adequada para manter os dados protegidos. Não selecionar um fornecedor adequado Os fornecedores são a garantia de uma implementação de qualidade. Alguns deles produzem o software diretamente, enquanto outros cuidam somente da implementação, da atualização e do suporte. Ambos os casos são bastante interessantes. Assim, não há melhor nem pior: tudo deverá ser analisado caso a caso. Um bom fornecedor vai garantir todos os detalhes para o sucesso da implementação. Por exemplo, eles podem ficar responsáveis pelo plano estratégico, pela aquisição de infraestrutura física e digital, pela gestão da mudança, pelo treinamento dos funcionários etc. Não investir em treinamento Por falar nisso, o treinamento merece um tópico especializado, pois é um dos principais fatores de sucesso da implementação. Afinal, a tecnologia é operada por pessoas, então elas precisam estar confortáveis com os sistemas. Um colaborador mal treinado pode cometer erros que causam prejuízos para o negócio. Não utilizar as técnicas de gestão de mudança A gestão de mudanças é um ramo da administração que desenvolve e aprimora técnicas, a fim de melhorar as transições dentro de um negócio, como a troca de um sistema de gerenciamento. Ela segue várias etapas bem definidas que planejam todos os aspectos importantes da implantação de um ERP: capacitação de pessoal, troca de equipamentos, transformação da cultura empresarial, reformulação de processos etc. Como minimizar erros na implantação e na utilização da ferramenta É importante diminuir os impactos que possíveis falhas podem ter nesse processo. Continue a leitura! Integrar as áreas Quando você integra as áreas do seu negócio, você consegue um mapeamento muito mais eficaz e completo dos processos da sua empresa. Assim, você conseguirá levantar quais são as ferramentas mais importantes para o sucesso da sua estratégia atual. Personalizar o sistema Como explicamos, o ERP da TOTVS é um sistema com dezenas de ferramentas. Consequentemente, pode não ser necessário que um negócio utilize todos eles. Com um bom consultor ao seu lado, você conseguirá identificar as funcionalidades mais críticas para gerar mais resultados. Mapear os processos A expressão “mapear processos” já apareceu diversas vezes no texto. Afinal, essa é realmente uma técnica muito útil para garantir o sucesso da implantação do ERP TOTVS. As ferramentas de um ERP são justamente uma forma de otimizar
Joint venture entre VTEX: conheça o que muda e os benefícios para sua empresa
As empresas brasileiras de tecnologia estão incorporando estratégias cada vez mais inovadoras para fornecer produtos e serviços com competitividade internacional. Recentemente, TOTVS e VTEX — duas gigantes do fornecimento de softwares — se uniram em uma joint venture. Essa parceria permitiu a transferência da Ciashop da TOTVS para a VTEX, além de um esforço conjunto para aprimorar as ferramentas de gestão de venda e de e-commerce. Com isso, o mercado brasileiro só tem a ganhar, pois as empresas fizeram um compromisso conjunto de atualizar os sistemas com as melhores novidades da Transformação Digital. Quer saber mais? Então acompanhe este post! Quem é a TOTVS? A TOTVS é uma das empresas mais renomadas e bem-estabelecidas no mercado de TI brasileiro. Ela foi fundada em 1983 por Laércio Cosentino e Ernesto Haberkorn com o nome de Microsiga. Cosentino tinha apenas 23 anos e trabalhava para Haberkorn como diretor da empresa de processamento de dados Siga. Juntos, eles perceberam um vácuo no mercado brasileiro: não havia muitas fornecedoras de software voltadas para os pequenos e médios negócios. A maioria dos concorrentes focava somente nos grandes conglomerados. Como bons visionários, eles perceberam que a tecnologia digital se tornaria realidade em todos os portes de empresas e fundaram a Microsiga como sócios igualitários. Foi assim que começou uma história de sucesso que já dura quase 40 anos. A TOTVS foi reconhecida pela Revista Exame como a maior empresa de software da América Latina. Pelos levantamentos da Fundação Getúlio Vargas, é também a maior empresa do segmento de ERP no Brasil. Com a essa expansão, ela conta com escritórios na Argentina, no México e nos Estados Unidos. História de aquisições Nas últimas décadas, a TOTVS passou por um processo de crescimento muito acelerado e incorporou uma série de negócios no ramo da TI. A primeira incorporação ocorreu em 1989, quando ela se fundiu com a Siga, a empresa de Haberkorn. Depois disso, em um processo de reformulação da marca em 2005, mudou seu nome para TOTVS, mantido até hoje. No total, estima-se que a empresa tenha adquirido mais de 50 fornecedores e fabricantes de softwares corporativos, incluindo grandes líderes nacionais, como a Datasul e a RM Sistemas. Em 2011, iniciou o processo de abertura da primeira subsidiária nos Estados Unidos da América, o TOTVSLabs no Vale do Silício — o mais famoso reduto de inovação. Em 2013, iniciou um grande processo de aquisição de 7 empresas brasileiras: a PRX, a ZeroPaper, a RMS, a Seventeen Tecnologia da Informação, a W&D Participações (controladora da PC sistemas e da PC Informática) e até mesmo uma companhia norte-americana, a GoodData. No entanto, o principal destaque foi a compra de 72% de participação da Ciashop, uma das grandes no mercado de soluções para e-commerce. Em 2014 houve a compra da Virtual Age, o que representou uma expansão para o ramo dos softwares em nuvens para as indústrias, principalmente de moda têxtil e vestuário. Por fim, no maior passo até então, houve a compra da principal empresa de automação comercial do Brasil, a Bematech. A transação custou 550 milhões de reais. Como é especializada na produção de softwares, a TOTVS vendeu o braço de hardware da Bematech em maio de 2019 para a Elgin. Assim, pode agora se especializar na produção das melhores soluções de sistemas corporativos. A missão e os números da TOTVS O grande objetivo da TOTVS é a criação de soluções inovadoras, que possam transformar o cotidiano de empresas de todos os portes e todos os ramos. Assim, poderá contribuir para a superação dos mais diversos desafios do negócio, desde a gestão até as vendas. Por isso, o grande lema da companhia é: “simplificar o mundo dos negócios é nosso propósito”. Essa filosofia guia cada uma das ações da empresa nos seus processos, na cultura corporativa e no portfólio de produtos que oferece aos seus clientes. Assim, garante-se que a tecnologia surja para desenvolver o mercado e facilitar as operações em vez de trazer mais complexidade. Isso só é possível quando se oferece o que há de melhor e mais moderno para os clientes. Afinal, o sucesso do cliente é também o sucesso da TOTVS. A empresa também é conhecida no mercado por suas principais missões: pioneirismo, evolução e liderança. Isso ocorreu devido ao processo de aquisições que falamos acima e à filosofia de contribuir para todos os negócios, sem discriminá-los por porte ou segmento. Desse modo, tornou-se uma verdadeira multinacional na América Latina, com um valor de mercado de quase 7 bilhões de reais. Além disso, tem um faturamento anual de mais de 2,3 bilhões, com um crescimento anual constantemente positivo. Atualmente, emprega mais de 13 mil funcionários em vários estados brasileiros, com um market share de 50,6% no Brasil e 30,7% da América Latina. O número de clientes supera os 30 mil, que estão espalhados em mais de 40 países onde a TOTVS tem filiais e centros de desenvolvimento. Isso torna a TOTVS a única empresa brasileira presente nos rankings mundiais de inovação. Afinal, a empresa investe bastante no setor de Pesquisa e Desenvolvimento de produtos (P&D). Com isso, ela é capaz de criar um ciclo de inovação em todo o mercado comercial e industrial. Assim, promove o desenvolvimento das empresas brasileiras, conferindo-lhes mais competitividade por meio do uso de soluções digitais. Isso é possível com a incorporação constante de ferramentas de Transformação Digital, como a Internet das Coisas, a Inteligência Artificial e o Big Data. Além disso, fornece um dos melhores ERPs de todo o mundo: o sistema Protheus. Quem é a VTEX? A VTEX é outra gigante do mercado de tecnologia brasileiro com foco na tecnologia de nuvem para o comércio de bens e serviços. Nesse segmento, é uma das líderes em fornecimento de Softwares como Serviço (SaaS), em que os softwares não são vendidos mais como produtos, mas “alugados” como um tipo de serviço cloud. Entre os clientes da VTEX estão Walmart, Lego, Disney, L’oreal, Sony, Coca-Cola, O Boticário, Ambev, Tramontina e mais de 2.500 marcas ao redor do globo. Assim, conta com uma atuação
