Você sabe como funciona o Report do ERP? Descubra aqui!
O Protheus Report é um dos recursos disponíveis no sistema Protheus, da TOTVS. Com ele, é possível gerar e customizar relatórios cuja finalidade é consolidar os resultados das operações em um dado período. Dessa forma, é uma ferramenta extremamente útil para orientar gestores sobre o que fazer, considerando o panorama mostrado e até as perspectivas de longo prazo. Em outras palavras: com essa função, só fica perdido e sem saber o que fazer quem quiser. Veja, na sequência deste artigo, como funciona o sistema ERP que faz sucesso no Brasil há mais de 20 anos! O que é e para que serve o Protheus Report? O ERP Protheus é um sistema de gestão que integra as diferentes áreas, departamentos e usuários da empresa. Com o Protheus, é possível gerenciar diversos módulos e rotinas da operação de uma empresa, tais como Compras, estoque, Produção, Finanças e muitos outros setores. Com isso, os dados da empresa ficam centralizados no ERP e a emissão de relatórios passa a ser uma necessidade natural dos usuários, para conferência e demonstração das informações armazenadas no sistema. É nessa parte que o Protheus Report desponta como um recurso da maior utilidade. Trata-se de um aplicativo do Sistema Protheus que permite criar reports 100% customizáveis de forma simples. Nele, a geração de relatórios é feita em seções extraídas das tarefas realizadas pelo sistema. Basta ao usuário definir em cada uma delas que campos deseja visualizar no documento, podendo estabelecer vínculos com outras tabelas para agregar dados adicionais. Além da estruturação dos dados, o Protheus Report permite customizar a sua aparência. Fontes, cores, estilos, dimensões e tudo o que parecer mais atraente e que facilite a usabilidade pode ser modificado. O usuário tem total liberdade para criar seus próprios layouts e, de quebra, pode gerar relatórios com informações agrupadas, facilitando, assim, sua visualização e organização. Como ele funciona? O funcionamento do Protheus Report é simples, podendo ser operado até mesmo por não especialistas em TI. Para isso, basta acessar, a partir de qualquer ambiente do sistema Protheus, a opção Miscelânea → Protheus Report. Em “Propriedades” comece adicionando um título no campo com o mesmo nome. Depois disso, você pode configurar a aparência do documento por meio dos seguintes campos: altura da linha; espaçamento entre colunas; margem esquerda; número inicial da página; fonte; negrito; sublinhado; impressão. A partir disso, você poderá definir, pela opção “Parâmetros”, filtros para os dados que serão apresentados em seus relatórios. Por exemplo, se precisar incluir dados sobre datas, deve configurar esse parâmetro na opção “Tipo”. Tem muito mais a ser explorado nessa ferramenta; por isso, melhor do que explicar seu funcionamento, vale destacar o que sua empresa ganha ao utilizá-la de forma sistemática. Quais são as principais vantagens e benefícios do Protheus Report? Certamente, você já deve estar a par do movimento de transformação digital em curso nas empresas de todo o mundo. Essencialmente, ele consiste no avanço do processo de tornar digitalizáveis operações, práticas e até mesmo atividades inteiras. Veja o exemplo da contabilidade, que hoje tem na sua vertente digital o seu carro-chefe. Nesse contexto, são incorporados conceitos como Machine Learning, Internet das Coisas (IoT) e, no nosso caso, o mais interessante deles: Big Data. Sobre este, vale também destacar que sua aplicação depende das ferramentas certas. Ou seja, não basta ter dados em massa, é preciso organizá-los de maneira que sejam úteis para os propósitos de empresas e pessoas. Customiza relatórios de forma prática Nesse aspecto, o Protheus Reports representa um tremendo avanço, já que é por essa ferramenta que os dados em massa gerados pela empresa são estruturados. Desde 1997, quando o sistema foi criado, seu objetivo é justamente facilitar a criação de reports. Desde então, ele vem sendo aperfeiçoado, até porque não tardou muito para a própria TOTVS extrair bons resultados da ferramenta que tinha acabado de criar. Foi assim que surgiu, dentro do projeto, a solução T-Reports. Concebida para ser totalmente intuitiva e de fácil utilização até mesmo para pessoas sem experiência em programação, a ferramenta permite gerar relatórios com facilidade. Mas para os especialistas, ela ainda possibilita a geração de reports mais complexos, inclusive de análises semântico-sintáticas. Facilita a visualização e a organização dos dados Estruturar dados, por si só, não garante que eles serão aproveitados em todo o seu potencial. Por isso, a propriedade de customização da aparência, no Protheus Report, vem tanto a calhar. Além de facilitar a visualização, um layout ao gosto do cliente ajuda a transmitir mais credibilidade. Sejamos francos: você confiaria em um relatório mal diagramado, com cores dissociadas da sua marca ou com erros de grafia ou visual grosseiro? Pois o Protheus Report ajuda nessa parte, criando relatórios com aspecto profissional. Serve como referência para tomar decisões Todas essas vantagens, no fim, ajudam no sempre difícil processo de tomada de decisão. Para quem trabalha no varejo, por exemplo, é possível decidir sobre questões como investimentos em compras, aumento de estoque para determinados produtos ou novas contratações. Seja qual for a decisão a ser tomada, com o apoio de dados organizados, as chances de erros diminuem consideravelmente. Quando e por que utilizar o Protheus Report? Nem mesmo a existência de um ERP já implementado é empecilho para aderir ao aplicativo de geração de relatórios do Protheus. Afinal, com o T-Reports agregado, é possível integrar por meio de API softwares legados, garantindo assim a preservação dos dados que já estejam disponíveis. Portanto, não precisa começar do zero para utilizar a ferramenta, que já cuida de fazer a transição. Esse é um ótimo motivo para investir nesse recurso, uma vez que ele não exige que a empresa abandone o sistema que está usando. Além disso, uma gestão eficaz é sempre amparada por dados organizados e muita informação. E é nesse sentido que o Protheus Report se mostra, disparadamente, a melhor solução integrada a um sistema ERP. Como utilizar melhor os recursos do Protheus? Ao considerar a quantidade de recursos do Protheus, é comum pensar que se trata de um sistema difícil de gerenciar. Entretanto, ao utilizar as funcionalidades disponibilizadas, fica claro o quanto o processo
Como emitir o Bloco K no ERP?
Emitir o Bloco K no Protheus fica muito mais simples do que realizar outras ações com as quais a gestão contábil da sua empresa deve estar acostumada. Afinal, o processo de escrituração fiscal em atividades industriais e atacadistas é extremamente complexo. Entre as obrigações acessórias está o preenchimento do SPED Fiscal, um sistema federal de escrituração. Ele é composto por diversos blocos temáticos, cujos nomes se referem a uma letra do alfabeto. O Bloco K abrange o controle do uso de insumos para a produção ou comercialização. Nesse sentido, é imprescindível contar com módulos capazes de apresentar os campos de preenchimento de forma intuitiva, rodar diagnósticos, fazer a catalogação de itens e movimentações de acordo com os códigos da Receita e, por fim, integrar-se ao SPED Fiscal. Quer saber como funciona essa e outras funções de Bloco K no Protheus? Acompanhe! Como emitir o Bloco K no Protheus? Cumprir essa obrigação fiscal acessória eficientemente é uma forma de evitar diversas penalidades, que tomam o tempo e o dinheiro dos negócios. No entanto, essa tarefa não é muito fácil de ser executada manualmente ou digitalmente com um baixo nível de automação. Por esse motivo, o Protheus apresenta um submódulo bastante completo específico para o Bloco K dentro do módulo de SPED Fiscal. Apesar de ele facilitar bastante a inserção dos dados, você precisa seguir alguns passos manuais para a inserção. Vamos falar sobre eles agora! Compreender as informações exigidas pelo Bloco K do SPED O primeiro passo para conseguir uma emissão adequada do Bloco K é saber como funcionam os registros no SPED. Eles exigem diversas informações, sendo as principais: Registro K100 (Período de Apuração do ICMS/IPI); Registro K200 (Estoque Escriturado): é o saldo de estoque da empresa, ou seja, a diferença entre o que constava no inventário no início e no fim do período de apuração do Bloco K; Registro K220 (Movimentações Internas): são as transações de mudança de inventário que não implicam a transferência de poder de um produto para terceiro, como alterar o código de um insumo devido à mudança de destinação na produção; Registro K230 (Produção): registro de ordens de produção e dos resultados efetivos da produção qualitativa e quantitativa; Registro K235 (Insumos Consumidos): suprimentos que foram efetivamente consumidos para a produção citada acima; Registro K250 (Produção por Terceiros): mercadorias que foram produzidas por terceirização de serviços; Registro K260 (Reprocessamento da Produção): mercadorias que voltaram para processos de reindustrialização na linha de produção; Registro K270: Correção. Inserir as informações corretamente em outros módulos Como o Protheus é um ERP com módulos integrados, nem sempre todas essas informações serão inseridas pelo usuário no módulo fiscal. Elas serão primeiramente registradas nos módulos temáticos mais relevantes para os processos da empresa. Por exemplo, em relação ao estoque, as ferramentas de registro constam no módulo de Estoque/Custos do Protheus. Assim, o módulo de bloco K fará a importação automática dessas informações de acordo com as regras predefinidas no algoritmo do ERP. Nesse sentido, como a Receita Federal exige somente a escrituração dos Tipos 00, 01, 02, 03, 04, 05 e 10, apenas esses são integrados. Como haverá operações de catalogação de insumos e produtos de acordo com as exigências do SPED em outros setores, é importante treinar os funcionários sobre a importância dessa tarefa e como fazê-la corretamente. Fazer o diagnóstico do Bloco K Depois de garantir a eficiência de todas essas etapas, será o momento de rodar um diagnóstico de possíveis erros que podem gerar inconsistências na emissão do Bloco K em si. Assim, ao final, você terá um relatório de escrituração completo e preciso. Para isso, dentro do módulo de Estoque/Custos, você deverá acessar o menu de consultas. Depois disso, entre em cadastros e em “Diagnóstico Bloco K”, que é uma funcionalidade integrada com o módulo fiscal. Aqui, é importante notar que não ocorre a identificação de problemas na transmissão do arquivo para o SPED, mas apenas a verificação da consistência dos dados em relação à parametrização e aos processos de Bloco K. Na página inicial, você poderá escolher alguns filtros relacionados ao período de processamento, que alimentarão o Registro K100. Então, será o momento de realizar a configuração para envio, em que você vai selecionar os parâmetros de envio e inserir dados sobre o estoque negativado, a amarração do produto, a desmontagem e as operações de retrabalho. Emitir o Bloco K Depois de realizar esse diagnóstico de inconsistências para evitar a recusa da sua escrituração, será o momento de fazer a emissão em si. Para emitir o relatório que é enviado à Receita Federal, você deverá acessar a ferramenta EFD ICMS/IPI no módulo de SPED Fiscal. Então, o sistema abrirá uma tela com parâmetros para a geração. Geralmente, há os seguintes campos: Início da obrigação Escrituração Fiscal CIAP; Considera valores de Pis/Cofins?; Gera Bloco K, em que você vai preencher com a resposta “sim” e selecionar os registros que serão criados; Reg. 0210 por mov?; Gera registros DIFAL (EC 87/15)?; Motivo do Inventário; Gera Registro 0400 – Natureza da oper./Prestação?; Gera motivo H20 – Motivo do inventário 01?. Depois disso, você deve clicar em avançar para gerar um arquivo TXT para envio ao SPED. Quais são os benefícios de utilizar o ERP Protheus para o Bloco K? Todas as ações relacionadas à escrituração fiscal da linha de produção ficarão muito mais simples com o Protheus. Afinal, todos os dados relacionados ao controle de produção que você já faz habitualmente serão automaticamente importados pelo módulo fiscal do ERP. Assim, não será preciso que um colaborador copie e cole essas informações de outro sistema ou livro fiscal. Isso traz muito mais produtividade ao seu negócio, visto que não haverá tarefas redundantes. Com um bom treinamento, o pessoal da logística poderá cuidar apenas do estoque, o de operações apenas da produção e o time fiscal das obrigações tributárias. Não será necessário que eles parem vários dias durante o período de entrega do SPED para fazer um balanço de estoque e produção. Além disso, o sistema é atualizado sempre que há
ERP para pequenas empresas: Quais as vantagens?
O software ERP para pequenas empresas é uma ótima alternativa para proporcionar a automatização de processos e a gestão da informação dentro do negócio, além de permitir a integração de dados e processos em um mesmo ambiente. Essa ferramenta ganha especial importância para o pequeno empreendedor, uma vez que, quanto mais cedo ele começar a organizar seus processos internos, poderá tomar decisões mais vantajosas e acertadas, a fim de garantir uma boa continuidade das atividades. Ficou interessado em melhorar a eficiência das operações no seu negócio? Neste post, você vai conhecer os benefícios e as vantagens de uma pequena empresa contar com um sistema ERP. Continue a leitura! Redução dos custos de TI O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) consegue unificar as tarefas de gestão e, com isso, reduzir os cursos com TI. Assim, não é necessário desembolsar altos valores para a compra de vários softwares que contêm funções distintas cada um. É possível investir em um sistema ERP moderno, eficiente e que apresenta todas as funcionalidades em um só lugar. Dessa forma, a empresa não terá tanto trabalho em escolher uma equipe de atendimento e suporte e nem precisará adquirir licenças, uma vez que tudo ficará a cargo do ERP. A centralização das funções de TI em um sistema significa que você não vai gastar tanto e poderá economizar. Maior transparência O sistema ERP proporciona um amplo acesso às operações que acontecem dentro da empresa. Sendo assim, o gestor terá uma grande noção sobre o desempenho das tarefas e poderá conhecer os valores obtidos. Assim, por exemplo, é possível controlar diariamente a quantidade de mercadorias que estão armazenadas em estoque e monitorar os envios e entregas que serão realizadas futuramente. A partir dessa informação, fica mais fácil saber se os produtos têm uma boa saída no mercado e, também, é possível controlar o capital de giro com mais eficácia. Isso tudo sem mencionar que as informações obtidas costumam ficar acessíveis para toda a equipe responsável pela análise de desempenho, fator que propicia maior clareza e transparência nas operações. Nesse sentido, o trabalho se torna mais focado e direcionado para o que realmente importa. Segurança dos dados Uma das maiores preocupações dos gestores e empresários é manter a segurança dos dados da empresa. Nesse sentido, o investimento em segurança da informação tem sido cada vez mais alto. Afinal, os dados corporativos e que se referem às cadeias de produção já se tornaram verdadeiros ativos. Falamos de informações pessoais e bancárias de clientes, lucros obtidos em determinado período, contratos com fornecedores, fórmulas de produção etc. Tudo isso precisa ser devidamente gerenciado e protegido pelas empresas. É aí que surge a importância do ERP como uma excelente ferramenta que proporciona a segurança de dados da empresa. Esse software conta com mecanismos de criptografia baseados na criação de códigos inteligíveis que somente podem ser visualizados e acessados por usuários cadastrados e terceiros autorizados. Esse fato reduz significativamente os riscos de invasão no sistema, evitando furto e extravio de dados importantes. Além disso, o ERP também oferece opção de efetuar backups centralizados de dados sigilosos com frequência, ou seja, permite fazer cópias de segurança dos dados que estão contidos em um determinado dispositivo ou sistema para outro ambiente seguro. Assim, em caso de acidentes (corrupção de dados, delete acidental, panes no sistema) que prejudiquem o acesso aos arquivos, os dados originais continuam salvos e podem ser restaurados sem grandes problemas. Atendimento ao cliente O ERP facilita e otimiza o atendimento aos consumidores, melhorando a aquisição e a retenção e, assim, aumentando as chances de conquista e fidelização dos clientes. Essa deve ser uma das maiores prioridades de toda pequena empresa que deseja se manter competitiva e atuante no mercado. Nesse sentido, um software que dispõe de um sistema integrado de gestão empresarial consegue centralizar todas as informações e facilitar o trabalho da equipe de vendas, de atendimento e de marketing. Assim, o atendimento se torna mais direcionado para tirar as dúvidas do cliente e satisfazer às suas necessidades. Então, caso o consumidor ligue para a empresa para saber sobre as especificações técnicas de um determinado produto, a equipe de atendimento ao cliente que utiliza o software ERP pode rapidamente acessar os dados e fornecer as informações disponíveis. Melhor gestão de estoque A movimentação de estoque físico e das cadeias de produção também é uma realidade nas pequenas empresas. Nesse sentido, é necessário fazer uma boa gestão de estoque, a fim de controlar a cadeia de suprimentos, reduzir desperdícios e evitar a falta de mercadorias. Isso é possível graças a um bom sistema de ERP. Esse software consegue controlar a entrada e a saída de produtos, armazená-los conforme a data de chegada ao estabelecimento ou o prazo de validade, o nível de rotatividade da mercadoria etc. Esse gerenciamento de perto pode diminuir os prazos de entrega de produtos e otimizar as operações. Mais escalabilidade A escalabilidade se refere à capacidade da pequena empresa aumentar a quantidade de atendimentos sem que isso signifique aumentar proporcionalmente as operações. Sendo assim, a empresa pode passar a atender 100 clientes reunindo o mesmo empenho e afinco que antes, quando somente se conseguia atender 50. Isso é possível mediante os benefícios do ERP que influenciam diretamente a escalabilidade, como a integração de dados de diversas origens, o maior controle desses dados, a automação de tarefas, o acompanhamento de indicadores de conversão, a gestão de leads etc. O investimento em um bom software ERP para pequenas empresas é uma ótima decisão para os gestores que desejam reduzir ou eliminar processos manuais repetitivos, aumentar a produtividade e otimizar as operações. Nesse sentido, a escolha de um sistema integrado de gestão empresarial deve considerar as necessidades e objetivos corporativos, de forma que as funcionalidades do sistema sejam alinhadas com as ações da empresa. O que você achou desses benefícios? A sua empresa já conta com um sistema ERP para otimizar as operações? Deixe um comentário abaixo contando a sua experiência!
ERP para o controle de estoque: por que utilizar?
A gestão do estoque é a melhor maneira de trazer organização para almoxarifados, depósitos, setores de compras e empresas de um modo geral. Esse procedimento ajuda nas operações de controle de mercadorias, distribuição, frete e entrega de cargas. Afinal, o monitoramento e a coordenação dessas fases otimiza as atividades, reduz os custos e diminui o fluxo de trabalho Nesse sentido, o investimento em um sistema ERP para o controle de estoque é uma ótima estratégia para gerenciar múltiplas atividades e integrar os setores, garantindo maior produtividade e fazendo com que a sua empresa se destaque no mercado. A sua organização tem dificuldades de realizar a previsão de demandas e controlar as mercadorias armazenadas? Neste post, você vai entender os motivos pelos quais você deveria utilizar um sistema de ERP para otimizar o controle de estoque da sua empresa e como essa ferramenta pode melhorar o gerenciamento de produtos. Boa leitura! Qual a importância de ter um estoque organizado? A organização de estoque pressupõe a realização de um levantamento para tomar conhecimento de todas as matérias-primas, produtos e insumos que estão guardados no local. Desse modo, o gestor consegue ter uma visão mais ampla de todos os produtos que estão armazenados. O monitoramento constante da entrada e saída de produtos permite saber quando há a necessidade de fazer reposições para manter o estoque sempre abastecido. Da mesma forma, fica fácil saber quando um produto está tendo uma boa rotatividade e sendo bastante procurado pelos consumidores. Por sua vez, também é possível saber se a mercadoria está encalhada. Nesse sentido, o sistema ERP atua na sistematização das operações por meio do controle de estoque, proporcionando maior organização, transparência nas informações e viabilizando uma maior rentabilidade para o negócio. Esse software consegue sistematizar e integrar as informações que envolvem o estoque de mercadorias. Quais os benefícios do sistema ERP para o controle de estoque? Confira, a seguir, as vantagens de investir em uma ferramenta ERP para monitorar o estoque de mercadorias da sua empresa. Auxilia no gerenciamento de riscos O software identifica a existência de eventuais riscos que podem prejudicar a continuidade das operações de estoque. Trata-se de uma maneira de reduzir as imprevisibilidades, como os cut-offs (paralisação na movimentação das mercadorias), altos custos, desvio de força de trabalho etc. Isso porque o sistema contém várias funcionalidades, como fazer o cálculo e prever o giro dos estoques, ou seja, o custo de venda/estoques, conhecer o nível de serviço (nº de requisições atendidas/nº de requisições efetuadas) ou o Lote Econômico de Compra etc. Esse sistema eletrônico é voltado especificamente para o gerenciamento de estoques, permitindo conhecer melhor a entrada e a saída de mercadorias e reduzindo os desperdícios, uma vez que é possível saber se está havendo a deterioração de materiais e o desabastecimento (stock out). Facilita o procedimento de inventário O sistema ERP facilita a contagem dos produtos em estoque, ou seja, o levantamento de mercadorias fica muito mais fácil por meio do uso de um software de gestão de estoque. Essa tecnologia pode ser utilizada durante a realização do inventário geral (realizado no final do ano de exercício fiscal) ou rotativo (a contagem é feita mensalmente). Pode-se utilizar também coletores de dados, que identificam os materiais através de códigos de barras, e apontam a contagem dos itens, gerando um inventário mais rapido e confiável, com a utilização reduzida de funcionários para este fim. Permite o conhecimento sobre os níveis de estoque mínimo Manter um produto no estoque por muito tempo significa dinheiro parado e, não raro, desperdício e prejuízos financeiros. Assim, não é uma situação favorável para as empresas. Por isso, o departamento de compras e de estoques deve utilizar um bom ERP para controlar o estoque e gerenciar, com mais eficiência, a entrada e a saída de matérias-primas, mercadorias e demais produtos. Nesse sentido, o software ERP fornece informações precisas sobre o nível de estoque e ajuda a equipe a ter conhecimento sobre o exato timing para encomendar novos pedidos em virtude da escassez de mercadorias. Isso é possível por meio de metodologias específicas, como o ponto de pedido, giro (ou rotatividade) dos estoques e delimitação do estoque mínimo. O software utiliza determinadas variáveis para conhecer melhor o nível de estoque, como estoque mínimo (margem de segurança), lead time de entrega da empresa fornecedora, taxa de consumo médio conforme as flutuações sazonais etc. Desse modo, é possível fazer pedidos mais direcionados e enxutos que realmente terão uma boa saída, reduzindo os riscos de a mercadoria ficar encalhada. Quais módulos posso utilizar? Os módulos de um ERP para controle de estoque têm a função de reunir as funcionalidades de uma área e otimizar a produção. Esses módulos podem mudar, dependendo do segmento da empresa. De um modo geral, os principais módulos são: CRM, vendas, compras, faturamento, estoque, custos de produção, financeiro, expedição, documentos, projetos, suporte, qualidade etc. Assim, por exemplo, o módulo de estoque permite o controle integrado com outros departamentos, como vendas, recebimento, produção, controle da qualidade, rastreabilidade, financeiro etc. O módulo de estoque apresenta várias funcionalidades importantes, como: as operações de compra, venda e faturamento, por exemplo, são integradas ao estoque; o inventário é feito com mais eficiência e agilidade; há a possibilidade de conversão de unidades de medida; existe controle e rastreabilidade por meio do código de lote e série; permite saber o saldo em estoque de produtos e matérias-primas; possibilita identificar a origem de todas as movimentações que são realizadas no estoque; é possível projetar o estoque de produtos diariamente, por meio da análise de entradas e saídas futuras, a fim de mantê-lo em um nível ideal. O investimento em um sistema ERP para controle de estoque deve atender às necessidades da empresa e apresentar um bom custo-benefício. Afinal, a sistematização da entrada e saída de mercadorias proporciona uma visão mais ampla sobre as operações, diminui o risco de falta ou excesso de produtos e reduz o risco de eventuais prejuízos. A sua empresa já utiliza um sistema ERP para o gerenciamento das operações? Deixe um comentário abaixo contando a
O que faz um ERP para a área de PCP?
No setor industrial, a necessidade de controle e transparência é muito forte, muito maior do que em muitos outros setores. Afinal, são muitas responsabilidades, e os projetos são gerenciados com prazos estritos de entrega. É preciso controlar o que entra na fábrica e o que sai, bem como os requisitos para atender às demandas específicas que chegam. A área de PCP (planejamento de controle de produção) é voltada para a administração da produção. É preciso gerenciar todas as questões relevantes da produção industrial, como matérias-primas, previsão de vendas, pedidos de venda, compras, bem como a fabricação de vários produtos simultâneos. Tudo isso com o apoio da automação e da integração de dados. O sistema para o PCP geralmente vem integrado como um módulo de um sistema maior, o ERP. Para saber mais sobre essas siglas e a relação entre elas, acompanhe o resto deste artigo. O que faz um ERP? Primeiro, vamos começar falando do ERP. Trata-se de um software central de gestão que coordena todas as operações de uma empresa. A partir de módulos descentralizados, a aplicação é capaz de administrar todos os setores e integra-los de modo a facilitar a gestão e a tomada de decisão. Estamos falando de áreas como financeiro, fiscal, recursos humanos, gestão de projetos, faturamento, compras, estoques, vendas, etc. O ERP permite uma visão otimizada com dashboards e relatórios claros a fim de auxiliar na compreensão do desempenho. Gerenciam-se todas as atividades importantes para que uma empresa funcione normalmente no dia a dia. A vantagem desse software é sua capacidade de se adaptar verticalmente, ou seja, ser configurado de acordo com o nicho de negócio. Isso é possível por conta de sua natureza modular, com módulos específicos que se adaptam à necessidade de cada companhia. Ou seja, cada empresa consegue configurar o ERP de acordo com suas necessidades. Nesse sentido, podemos destacar o uso do sistema para a área de PCP. O que faz um ERP para a área de PCP? Para as demandas do PCP, uma aplicação de gestão centralizada é uma poderosa ferramenta. Possibilita um controle da produção e da indústria, a partir da comunicação com outras áreas. É viável estimar bem a demanda, a quantidade de produtos necessários, bem como as datas de entrega, de modo a ajustar as ordens de produção e estabelecer um planejamento consistente. O sistema ERP vai ajudar a esclarecer as principais perguntas da área de PCP: o quê, quando e quanto. Vai levantar respostas acerca do que será produzido e comprado, do quanto será produzido e comprado e de quando cada ação deverá acontecer. A comunicação com outras áreas facilita principalmente a previsibilidade com relação à demanda para organizar a produção, no curto, médio e longo prazo — ou seja, facilita o planejamento. Assim, permite administrar a compra de matérias-primas, de acordo com as vendas estimadas e os pedidos que foram previstos. Da mesma forma, o ERP para PCP ajuda na programação na produção. O sistema se encarrega de administrar os recursos fabris e mão de obra para atender às solicitações e garantir maior produtividade. Além disso, através de processos automatizados de coleta de dados, auxilia no controle da produção em si, com indicadores e com uma visão geral para assegurar que os resultados estejam de acordo com o planejado. Há a busca por eficiência no processo e por uma execução que siga a ordem desejada e estabelecida anteriormente, já considerando os prazos e a comunicação com outras áreas. Na parte do controle, o software ajuda também na correção de falhas, na verificação do tempo de produção e na análise do que foi consumido em termos de materiais. Outra questão é a administração das paradas e gargalos no processo. É possível controlar as paradas planejadas, como manutenções preventivas, e as não planejadas, como problemas de energia e falta de demanda. MRP I e MRP II Em termos mais específicos e técnicos, podemos falar como o ERP contribui com duas rotinas importantes no planejamento e controle de produção: o MRP I e o MRP II. O MRP I é a rotina do sistema que analisa as matérias-primas, a estocagem e os prazos a fim de chegar a uma previsão dos materiais necessários para entregar um produto. Fornece, portanto, uma base para a compra de materiais novos. Já o MRP II é a rotina que considera outros fatores, como ferramentas, máquinas e recursos humanos. Estuda-se como preparar a indústria para se adaptar às demandas, gerando informações de necessidades de recursos, que podem ser executadas, por exemplo, para aumentar a capacidade produtiva. Uma das expressões relevantes nesse sentido é a carga máquina. Esse indicador pretende elucidar se os recursos internos apresentam condições para suprir as necessidades de produção. A partir do planejamento, é feito um estudo acerca de quantas horas a indústria pode exigir daqueles recursos e compara-se com as horas necessárias para entregar o resultado esperado. Quais são as vantagens em investir nessa solução? A conciliação de um ERP com um PCP é extremamente benéfica para as empresas que lidam com essas questões. Principalmente porque é possível ter uma visão rápida e conectada dos pedidos, que vêm dos módulos de venda do ERP, bem como estabelecer emissões automáticas de solicitações de compra de matérias-primas. Ou seja, com a ajuda do ERP, outros setores podem contribuir com o trabalho na produção, o que permite maior previsibilidade sobre demandas e maior controle do que deve ser comprado e produzido. A partir de uma visão focada na eficiência, a empresa consegue avaliar bem a necessidade de cada compra, de acordo exatamente com o que foi demandado. Assim, há redução do desperdício e do excesso de estoque, nivelando os níveis de estoque em função do momento exato que este será utilizado. Além disso, esse foco na eficiência também gera aumento da produtividade, já que o planejamento é todo voltado ao que é necessário produzir. A produtividade é impulsionada também pelo controle do processo, que garante o melhor uso de máquinas e o melhor desempenho dos profissionais. Podemos mencionar também a redução
Mapeamento de processos: entenda o que é, qual a importância e como fazer
O mapeamento de processos é um dos tópicos abordados no consagrado “Guia PMBOK” que, atualmente, está em sua sexta edição. Espécie de “bíblia” dos processos empresariais, é o material mais completo sobre o tema e alvo de estudos dos melhores especialistas. Com base em seus conceitos, veja neste conteúdo os passos básicos da sua implementação e por que motivos pensar desde já em mapear os seus processos de negócio. Boa leitura! Do que o mapeamento de processos trata? Segundo o Guia PMBOK, um processo consiste em um conjunto de atividades sobrepostas que, no final, geram resultados para a empresa e para seus clientes. Sua estrutura simplificada é a seguinte: entradas (como resultados de outros processos, ordens ou decisões, por exemplo); técnicas e ferramentas; saídas (produtos, serviços, desenhos ou planos, entre outros resultados esperados). Quais razões para mapear os processos na empresa? Processos desalinhados conduzem necessariamente a resultados ruins. É o que acontece, por exemplo, quando a migração de um sistema em uma empresa faz com que se percam dados ou até pioram o quadro anterior. Por sua vez, com processos bem delineados, esse tipo de contratempo passa a ter chances mínimas de ocorrer. De que maneira ele deve ser feito? Normalmente, a terceirização — ou outsourcing — é a melhor resposta quando se pretende mapear os processos. Afinal, com a visão de outros especialistas, a empresa se obriga a conhecer e reparar suas próprias falhas. Isso pode não acontecer quando os possíveis envolvidos nessas falhas participam da mudança. Sendo assim, o mapeamento de processos, de forma resumida, pode se estruturar como descrito a seguir. Trace objetivos O passo número um pede que sejam associadas metas à mudança que está por vir. Sua empresa pretende reduzir o tempo gasto com determinada tarefa? Ou, quem sabe, esteja precisando “turbinar” seu atendimento, com processos mais ágeis? Seja qual for o objetivo, ele deve ser capaz de ser traduzido em números, para que possa ao final ter o seu sucesso medido. Conheça os fornecedores No seu processo de atendimento, quem são as empresas responsáveis por fornecer os insumos e recursos necessários? No setor de compras, por exemplo, de quem é essa responsabilidade? Tendo seus fornecedores reconhecidos, é possível então atribuir funções e, se necessário, incluir ou excluir pessoas em um processo que esteja sendo modificado. Identifique as entradas A partir das metas e dos fornecedores identificados, é hora de finalmente identificar as entradas de um processo, seja externo ou interno. Alguns exemplos nesse sentido são: pedidos de clientes na loja; solicitações por parte do setor de compras; ordens de serviço para o setor de infraestrutura. Reconheça os componentes Que ferramentas e recursos sua empresa utiliza no processo que está sendo mapeado? Essa é uma etapa muito importante, já que é dela que você vai tirar informação para montar o orçamento do processo que está nascendo. Determine as saídas do processo Finalmente, tendo todos os elementos-chave identificados, é hora de mapear as saídas do processo em questão. Para facilitar o cumprimento desta e das outras etapas, você pode utilizar ferramentas como: BPMN.io; HEFLO! Documentação; Draw.io; Sydle. Onde um sistema ERP entra nessa história? Para ter ainda mais agilidade em seus processos, um sistema ERP cai muito bem porque, com ele, sua empresa pode automatizar etapas importantes. Sistemas desse tipo são úteis para padronização, garantindo assim que os novos processos estejam alinhados às metas, valores e missão da sua empresa. Viu só como o mapeamento de processos é de fato uma solução para quando seus resultados não vão tão bem quanto se espera? Com o apoio dos recursos e das parcerias certas, o resultado só pode ser o aumento na eficiência em todos os sentidos. Aproveite e compartilhe este conteúdo em suas redes sociais para que outros tenham insights como os que você acabou de ter.