Conciliação de cartões: tire agora suas principais dúvidas!
Mais difícil do que aumentar as vendas, é encontrar clientes que paguem com dinheiro. Afinal de contas, o uso de cartões de crédito e débito a cada dia se torna mais popular. Nesse contexto, surge uma nova necessidade: fazer a conciliação de cartões com inteligência de negócios! Até porque, sem uma gestão estratégica desses recebíveis, os riscos de perdas financeiras são enormes. Porém, muitos empreendedores se perguntam: o que fazer na prática? Para começar, leia este post e descubra as respostas sobre as perguntas mais comuns na hora de fazer uma conciliação de cartões eficiente. Confira! O que é e qual a importância da conciliação de cartões? A conciliação de cartões é um conjunto de medidas para controlar os valores que chegam por essa via de pagamento. Assim, as transações registradas pelos departamentos comerciais são comparadas com o volume financeiro repassado pelas empresas de cartão ao negócio. Nesse trabalho, taxas de antecipação, de operação de máquinas e das tarifas bancárias ficam sob constante vigilância. Isso permite identificar mais rápido cobranças indevidas e melhora consideravelmente a qualidade das estimativas de recebíveis. Assim, o gestor ganha mais visibilidade sobre as oscilações do caixa e tem mais condições para agir no momento certo. A maioria dos empreendedores está sempre em busca de aumentar as vendas. Contudo, nem todos se lembram de estruturar a empresa com conhecimento técnico e recursos tecnológicos que possam sustentar esses avanços. Quais são as perguntas mais comuns dos gestores sobre esse processo? Se você chegou até aqui, já sabe que a conciliação de cartões é o processo de administrar as entradas de capital ao negócio por meio dessas modalidades de pagamento. Assim, a conciliação traz mais economia e segurança, uma vez que monitora as movimentações nesses canais. Apesar disso, são comuns algumas dúvidas sobre o trabalho. Por esse motivo, preparamos um resumo com as respostas para as perguntas mais frequentes em relação ao assunto. Observe: Por que o varejista não recebe o valor total de suas vendas? A cada venda realizada, o sistema de cartões gera cobrança por parte das operadoras de cartões. Desse modo, é preciso acompanhar esses descontos para não perder dinheiro. Geralmente, essas taxas variam de uma fornecedora para outra. Entretanto, em média, são cobrados percentuais de 3,3% para as operações no crédito e 2,39% para as transações efetuadas no débito. O lojista pode ainda pedir o pagamento antecipado. Nesse caso, outros encargos são exigidos por parte das fornecedoras de cartões. Além disso, a empresa varejista, quando vende a prazo nesses sistemas, também tem de arcar com custos extras. A conciliação de cartões abrange as modalidades de crédito e débito? Essa é outra dúvida que costuma surgir entre gestores e empreendedores. E a resposta é sim: a conciliação de cartões gerencia ambos os tipos de processos: crédito e débito. Como hoje em dia uma parcela significativa do recebimento de vendas chega por esses canais, o controle do caixa atinge outro patamar de qualidade com tais boas práticas. Afinal de contas, todos os valores a receber permanecem acessíveis em plataforma única. Assim, os líderes ganham um importante aliado no planejamento. Esse trabalho é mesmo seguro? Sim, a conciliação de cartões é bastante segura, já que os dados das instituições financeiras, das operadoras de cartão e dos ERPs das empresas não aceitam manipulação. Por esse motivo, o lojista conquista mais segurança também em relação à veracidade das informações recolhidas. Aliás, com conciliadores automáticos, é possível inclusive agir preventivamente no combate a golpes. Por exemplo: se as vendas não estiverem alinhadas com os valores que chegam na conta da empresa, softwares de conciliação emitem alertas. A conciliação de cartões oferece a gestão de vendas multibandeiras? Sim, a conciliação de cartões deve administrar várias operadoras de cartões simultaneamente. Afinal de contas, quase todos os estabelecimentos trabalham com multibandeiras. Muitos gestores querem saber se terão problemas com isso, mas um bom contrato de conciliação se ajusta a todas as necessidades de vendas do seu negócio. É possível conciliar vendas feitas com mais de um cartão? Sobretudo em situações onde o valor da venda é elevado, às vezes o cliente precisa somar vários cartões para possuir o limite total necessário. Uma solução automática deve sim prever a conciliação de transações onde o cliente tenha usado mais de um cartão. Como a tecnologia pode contribuir para a conciliação de cartões? Com o conciliador automático da Atos Data para o ERP Protheus, você desfruta de todos os benefícios dessa poderosa ferramenta, reconhecida no mercado internacional. Além disso, a solução foi criada na linguagem própria do ERP, facilitando a articulação entre os programas. Veja a seguir alguns dos benefícios: Acompanhamento informatizado dos estornos As ocorrências de chargebacks — quando o cliente nega ter feito a compra junto a operadora de cartão — passam a ser controladas por recursos de tecnologia. Assim, são feitas interpretações analíticas quando anormalidades acontecem com um mesmo consumidor/usuário, por exemplo. Além disso, os dados das desistências de vendas podem ser rastreados pelos gestores. Ou seja, o sistema fornece ao lojista/vendedor a chance de aprender com os erros e entender melhor o que falta para satisfazer o público de forma plena. Unificação virtual de departamentos e parceiros O sistema Protheus consegue executar dados de múltiplas áreas da empresa, passando pela força de vendas, controladoria e backoffice. Por sua vez, com o conciliador da Atos Data para o Protheus, as empresas ficam imediatamente conectadas aos grandes players desse nicho: Rede, Cielo, Stone, entre outras operadoras. Além disso, a solução também se articula com serviços especializados, oferecendo integração com a Concil, por exemplo, fornecedora de tecnologia que faz o monitoramento automático dos pagamentos. Enquadramento às leis locais Com o ERP Protheus na sua conciliação de cartões, obrigações fiscais e tributárias são aplicadas automaticamente sobre as operações. Dessa forma, a empresa conquista uma apuração de impostos mais precisa. Mais um recurso interessante são as funcionalidades que adaptam as operações de vendas e pagamentos às leis mais específicas de recolhimento de impostos, como as municipais. Mas a solução também entrega atualizações constantes, tanto tecnológicas como
Conheça 5 erros mais comuns na conciliação de cartão de crédito
Já faz alguns anos que o pagamento por cartões só cresce no Brasil, o que tem feito a profissionalização da conciliação de cartão de crédito e de débito se tornar uma urgente necessidade comercial e corporativa. Afinal, até mesmo os ambulantes nas vias públicas oferecem esse conforto. Com a pandemia, a tendência de alta se confirmou: o uso do cartão de crédito cresceu 12% em 2020, sendo que, para a modalidade de débito, o avanço foi de 26%, segundo o Banco Central. Além disso, o país ultrapassa 134 milhões de cartões de crédito e 167 milhões de cartões de débito ativos. Desse modo, pensando nos gestores que planejam melhorar ou iniciar esses processos, preparamos este post com as falhas mais comuns na gestão desses recebíveis. Quer saber como fugir desses equívocos? Então, continue a leitura! O que é a conciliação de cartões de crédito e de débito? A conciliação de cartão de crédito e de débito é um mecanismo de verificação e de comparação de dados. Assim, os valores recebidos são confrontados com as vendas efetuadas, com as taxas de cobrança das operadoras e com o montante que, de fato, entrou no caixa. Com esse recurso, o gestor recebe dados sobre quantias de repasses, custos com as empresas de cartão, despesas com uma eventual locação da máquina e demais informações de natureza semelhante. Qual é a importância desse procedimento? Bom, já não é segredo para ninguém que o pagamento no cartão avança a cada dia. Diante desse fato, é preciso implementar ferramentas de controle para a proteção financeira da empresa. Assim, do mesmo jeito que existe um planejamento estratégico nas vendas, na logística e no ritmo de produção, é preciso estruturar um consistente mapeamento dos processos que vão sustentar os seus métodos de averiguação de cartões. Assim, o estabelecimento poderá colher todos os benefícios desse tipo de investimento, tais como: a percepção imediata das cobranças indevidas; a prevenção de fraudes; o fortalecimento dos sistemas de controle; a aderência às exigências fiscais. Quais são os 5 erros mais comuns na conciliação de cartão de crédito? Como já adiantamos, a conciliação é um método que entrega profissionalismo para a gestão de recebíveis em cartões. Quando realizada da maneira certa, essa medida reduz gastos e aumenta a velocidade dos processos contábeis. Contudo, mediante certas falhas, o investimento pode não surtir o desempenho esperado. Por esse motivo, é muito importante haver o apoio de empresas de tecnologia com expertise no tema. No entanto, quais são os 5 principais erros na conciliação de cartão de crédito e de débito? É o que você conferirá a seguir! 1. Não resolver os gargalos da gestão financeira Primeiramente, é preciso que a empresa faça uma autoanálise sobre a sua situação atual em termos de gestão financeira. Afinal, quando a companhia tem gargalos muito estreitos nesse quesito, é bem provável que haja problemas na hora de obter os bons efeitos da conciliação. Por exemplo: essas verificações dependem dos dados que vêm do sistema de vendas e do controle do caixa. Desse modo, erros recorrentes na captação de informação na ponta vão desestabilizar a conciliação pelo excesso de volume das falhas. Nesse caso, há também tendências de problemas na conciliação bancária, na apuração de impostos, nos balanços e nos demonstrativos e até mesmo na performance do negócio. Portanto, seria ingenuidade acreditar que o mesmo não fosse acontecer com a conciliação. Em outras palavras, a gestão financeira deve estar alinhada. 2. Trabalhar com operações manuais Mais um erro bastante frequente na conciliação de cartão de crédito e de débito é insistir em operações manuais. Devido ao grande volume das vendas online e do aumento das compras com cartões, passou a ser muito arriscado monitorar esse tipo de pagamento sem a ajuda de tecnologia. Além disso, existem, no mercado, diversas soluções de TI para sanar as atuais necessidades. Por exemplo: com um conciliador automático, a empresa monitora de perto tudo que acontece com todas as operadoras e bandeiras em uma única interface. Assim, em poucos cliques, é possível saber a estimativa de recebíveis, já descontadas as taxas das empresas de cartões. 3. Deixar de conferir a cobrança de taxas em cada transação Embora possa parecer óbvio em um primeiro momento, nem todas as empresas conferem as cobranças de taxas dos cartões como deveriam. Na realidade, dependendo do valor da venda e da quantidade de vezes que cobranças a mais ocorrem, o prejuízo pode ser bem sério. Ou seja, a empresa pode perder milhões a “conta-gotas” se houver uma cobrança indevida que se repete em várias transações. Diante disso, a conciliação deve ser pensada de modo que abarque as rotinas de averiguação de taxas. 4. Operar sem filtros de pesquisa e armazenamento adequados Os dados devem ficar armazenados em softwares robustos e protegidos. Além disso, eles precisam ser passíveis de rastreamento rápido e fácil. Por esse motivo, algumas informações, como vendas registradas pelas operadoras, pelo seu sistema empresarial e pelos valores que entram nas contas, devem estar sob constante vigilância. 5. Negligenciar os chargebacks O chargeback — quando o cliente contesta a aquisição do produto junto à empresa do cartão —, é uma grande pedra no sapato das organizações e de varejistas, principalmente em relação às transações do comércio eletrônico. Afinal de contas, quando um golpe acontece no desenrolar da venda, é o lojista quem assume o ônus. Por esse motivo, a conciliação de cartão de crédito e de débito depende de ações diretas para combater esse problema, especialmente nos recursos preventivos. Como a tecnologia ajuda na conciliação de cartão de crédito e de débito? O trabalho de conciliação de cartões é amplamente potencializado com o suporte tecnológico, a começar pela velocidade. Assim, balanços que levavam horas e até mesmo dias para ficarem prontos passam a ser concluídos em poucos minutos. Além disso, com a informatização, praticamente são eliminadas as inconsistências de dados. Veja, a seguir, algumas das vantagens do auxílio da informática nesses procedimentos: controle pleno — operações de diversas origens são vigiadas em tempo real de forma integrada; aderência a
Conciliação de cartão de crédito e conciliação de marketplace: qual a diferença?
Para entender as diferenças entre conciliação de cartão de crédito e conciliação de marketplace é preciso saber como funciona cada um dos processos. Somente assim, é possível ter um controle efetivo do que entra no caixa referente às vendas feitas. Toda atividade financeira demanda atenção, devido à complexidade do controle da receita. No entanto, considerando a variedade de sellers, o cuidado deve ser redobrado — é preciso conferir e identificar cada valor para evitar erros na hora do repasse. Neste post, trazemos um conteúdo sobre as diferentes conciliações e como funciona cada uma delas. Continue lendo para conhecer a importância de fazer esse processo corretamente e por que contar com a ajuda de um parceiro como a Atos! O que é a conciliação de cartão de crédito? Esse é o processo de conferência das informações de vendas feitas por meio das maquininhas (POS e TEF) e também em canais digitais que transacionam por gateways de pagamento que processam as vendas com cartão de crédito e débito, tais como as plataformas de e-commerce e, mais recentemente, os sistemas de venda por aplicativos de mensagens (por WhatsApp, Messenger e Telegram). Com ela, é possível confrontar se os valores das vendas por cartão de crédito estão em conformidade com os repasses das operadoras. Esse é o momento de fazer análises importantes e verificar: os valores repassados; as taxas de cartão negociadas no contrato; o desconto referente ao aluguel para uso da maquininha de cartão. A conciliação de cartões existe para assegurar que os valores pagos pelas operadoras sejam resultado das vendas feitas. É uma forma de confirmar a entrada da receita e, ao mesmo tempo, evitar reflexo negativo nas finanças. O que é conciliação de marketplace? Em se tratando do e-commerce, é comum realizar vendas através de lojas parceiras com maior reputação e audiência, como por exemplo Mercado Livre, Amazon e Magalu. Essas grandes lojas são conhecidas como marketplaces. A conciliação diz respeito à conferência das informações obtidas pelas partes envolvidas — o marketplace e cada um dos lojistas (sellers). É preciso conciliar para identificar os valores a serem repassados, correspondentes às vendas feitas. Durante um período, as vendas concluídas são computadas em um mesmo processo, para só depois serem conciliadas e distribuídas aos lojistas. Só assim, é possível identificar as transações e atribuir o valor que é de direito de cada um. Como essas conciliações funcionam? A contabilização das vendas efetuadas em um determinado período é essencial, tanto para o seller quanto para o marketplace. É preciso conferir cada venda feita, considerar os pedidos cancelados ou que sofreram chargeback. Como as cobranças contestadas pelo titular do cartão não podem entrar na contabilização de repasse, a atenção deve ser redobrada. Também os descontos, taxas, valores de frete e comissão são considerados no processo de conciliação. Em caso de adesão pelo seller a outros marketplaces, com regras e taxas diferentes, a conferência exige um trabalho mais aplicado de conciliação financeira sobre os produtos vendidos nas demais plataformas. Vale salientar que há um risco iminente de deixar passar algum valor ou de cometer erros na conciliação e apuração do saldo. É uma operação cotidiana que, quando feita com a ajuda da automação, permite que o tempo da equipe seja mais bem aproveitado, para pensar em estratégias a fim de aumentar as vendas online. Qual a importância da conciliação? O marketplace tem um funcionamento ramificado, com diversas vertentes de atendimento e sellers de diversos segmentos. Com isso, não somente os repasses das vendas, mas também as taxas cobradas sobre a transação financeira unitária devem compor o processo de conciliação. Na conciliação, os números apurados são distribuídos para os participantes das vendas, ao passo que fornece dados confiáveis para a tomada de decisão sobre aspectos como: projeto de expansão; desvinculação de um seller com baixa rentabilidade; formação e inclusão de novas parcerias. Veja alguns benefícios que a conciliação financeira pode proporcionar a um negócio virtual! Segurança para os sellers Para o lojista, é de suma importância garantir que os valores repassados pelos marketplaces estejam de acordo com as condições de contrato, respeitando as taxas, valores de frete, repasses complementares de promoções realizadas pelo marketplace, entre outras situações. Em geral, as comissões dos marketplaces já são muito altas e eventuais prejuízos financeiros não detectados podem tornar essa parceria inviável. Otimização de lucros Tanto para o marketplace quanto para os lojistas, o objetivo principal de investir no negócio é a obtenção do lucro com as vendas, com o mínimo possível de despesas. Assim, a conciliação é um mecanismo para entender melhor o cenário sobre a movimentação de valores. De modo geral, um marketplace apresenta um desempenho elevado de vendas mensalmente, o que gera grande receita. Sem uma conciliação adequada, o acúmulo de valores pode causar desorganização financeira e atraso no repasse aos sellers. Controle de vendas parceladas Em muitas lojas, o pagamento pode ser parcelado via cartão de crédito, estando ciente do recebimento mês a mês, de cada parcela. Há segmentos onde é comum observar parcelamentos em até 12, 24 ou mesmo 36 vezes, intensificando a necessidade de controle. O acompanhamento rigoroso evita o risco de erro e perda financeira para as partes envolvidas. A conciliação assegura que todas as parcelas serão baixadas nas datas correspondentes e que os repasses acontecerão com o montante previsto pelos lojistas. Como forma de impulsionar o capital de giro, muitas lojas usam como estratégia de negócio a solicitação de adiantamento das parcelas, cientes da taxa de serviço cobrada pelas operadoras. O departamento financeiro do marketplace é responsável por identificar o valor total e proceder com uma baixa única, para fechar a conciliação, sem deixar pendências. Quando isso não acontece, há um furo no caixa, que em médio e longo prazo será difícil de identificar, causando a famosa “bola de neve”. Mais uma vez, a confiabilidade das relações está em jogo e esse tipo de ocorrência pode comprometer o futuro do negócio. Comissionamento adequado Visando o lucro, cada seller que atua diretamente com vendas almeja receber seus valores de comissão dentro do prazo.
