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Checkout: a importância da conferência na expedição

O checkout é um dos processos mais importantes em um Centro de Distribuição (CD) porque dele depende o sucesso das operações logísticas como um todo. Mercadoria mal expedida é sinônimo de problemas como devoluções, trocas e reclamações, o que no final só pode gerar prejuízo.

Além disso, o e-commerce brasileiro, a despeito de todos os problemas que a economia possa apresentar, vem ganhando cada vez mais força. De acordo com a última pesquisa Webshoppers/Ebit/Nielsen, o faturamento bruto do 1º semestre de 2020 foi 9% maior do que o do mesmo período de 2019. Uma boa amostra de que, daqui para a frente, quem não tiver suas operações de entrega azeitadas vai deixar dinheiro na mesa.

Temos certeza de que você não quer que isso aconteça com o seu negócio, por isso, fica o convite para avançar na leitura e conhecer com mais detalhes o desafiador processo do checkout. Vamos em frente?

O que é checkout na expedição?

A expedição de mercadorias consiste no fluxo que começa do recebimento de um pedido até o despacho do produto ao destinatário. Nesse ínterim, o checkout vem a ser a conferência dos produtos do pedido que passaram pelo processo de separação — picking — para que a nota fiscal possa ser emitida e o envio do pedido para o seu destinatário seja realizado sem erros .

Embora pareça um procedimento simples, é preciso bastante cuidado em sua realização, que depende da integração perfeita entre todos os agentes envolvidos. Afinal, se uma nota fiscal contiver erros ou discrepâncias em relação ao que foi pedido, isso irá gerar devoluções e reclamações por parte do cliente, podendo inclusive impactar em futuras compras uma vez que o cliente terá uma percepção ruim sobre a credibilidade do processo da empresa.

Qual a importância do checkout?

Empresas varejistas e atacadistas que sabem como fazer gestão de estoque, em geral, entendem que um checkout bem estruturado é peça-chave para o seu sucesso. Isso porque elas trabalham com uma alta rotatividade de mercadorias e, sem uma conferência ágil e precisa, dificilmente terão como dar conta das demandas de seus clientes finais.

Sendo assim, a verificação dos produtos antes da expedição é a garantia de que os produtos serão corretamente despachados e chegarão aos clientes sem divergências. É dessa maneira que a empresa pode manter a satisfação do cliente.

Quais são benefícios de ter um checkout bem estruturado?

Por outro lado, um processo bem estruturado de conferência e despacho de mercadorias pode gerar vantagens competitivas em relação à concorrência.

No entanto, há muitos outros benefícios que podem ser aproveitados quando o despacho de mercadorias é feito com máxima agilidade e exatidão. Conheça os principais deles a seguir.

Garantir a entrega correta 

Não basta apenas contar com um serviço de frete rápido. Quando se trata de operações logísticas, das quais o checkout faz parte, é necessária grande capacidade de trabalhar em múltiplas frentes. Afinal, uma entrega bem-feita é a soma de uma série de processos encadeados e interdependentes. Não por acaso, essa rede de atividades coordenadas recebe o nome de cadeia de suprimentos ou Supply Chain, como também é conhecida.

Nesse contexto, a entrega realizada na hora certa junto ao destinatário final vai depender de um checkout preciso na expedição. Isso resulta não apenas em cliente satisfeito, como na liberação da capacidade produtiva em menos tempo. 

Reduzir custos

Um tempo de checkout menor, bem como a redução dos ciclos de reposição de estoque e das mercadorias em loja gera efeitos diretos e indiretos. Nesse último caso, um deles vem a ser a diminuição dos custos de um processo de conferência mal planejado e executado. Isso porque, ao adotar práticas que otimizem o tempo gasto no checkout, a empresa deixa de perceber os custos inerentes a problemas como reclamações, extravios ou desistências. Lembre-se: produto que encalha ou leva tempo demais para ser vendido representa todo um custo extra, já que a empresa paga por ele sem ter o lucro esperado.

Aumentar satisfação do cliente

Uma das muitas maneiras de se reduzir o tempo consumido no checkout é fazer a integração do CRM com o ERP. Sistemas de CRM servem para colocar em prática o Customer Relationship Management, ou seja, a gestão do relacionamento com o cliente. Já softwares ERP servem, em essência, para integrar diferentes programas, sendo por isso o “sistema dos sistemas”.

Quando sua empresa investe em recursos desse tipo, é esperado que o cliente fique satisfeito a cada experiência que ele tiver com sua loja. Afinal, eles conferem mais agilidade e precisão no atendimento, além de facilitar consultas e até trocas ou devoluções.

Dar mais agilidade

O checkout na expedição se articula com um outro serviço fundamental na Supply Chain, o de fretamento. Nesse momento, a empresa que não está preparada pode perder tempo com cálculos de custos de entregas, fazendo com que a conferência demore mais tempo do que o necessário.

Uma solução nesse sentido é a integração com o Frete Rápido do ERP Protheus. Com isso, a mais completa plataforma de cálculo automático de frete junta forças com o ERP líder de mercado, tornando assim suas entregas mais ágeis.

Aumentar a produtividade

Se imaginarmos a redução do tempo do checkout por operação, pode parecer que 30 segundos ou um minuto a menos não faz tanta diferença. Porém, por outro lado, considere a soma de cada processo de checkout ao longo de um dia, de um mês e durante o ano.

Provavelmente sua empresa poderia poupar dias inteiros de trabalho apenas com a redução do tempo que leva para fazer cada conferência. Portanto, checkout em menos tempo significa não só entregas mais rápidas como resulta em aumento na produtividade dos profissionais do CD, estoque e transporte. 

Melhor experiência no processo de compra

Se a sua empresa já utiliza canais digitais para atrair leads, então deve saber que, entre os indicadores de vendas mais confiáveis, estão a satisfação no processo de compra. Por sua vez, para melhorar nesse quesito, o checkout novamente se revela fundamental. Dele depende a entrega no tempo exato, com a mercadoria em perfeito estado e no local indicado pelo cliente.  

Ademais, o consumidor hoje é omnichannel, o que significa que ele está atento a todos os detalhes de um serviço prestado e em cada compra que realiza. Um dos seus traços de comportamento é ser muito exigente. Ao notar que a empresa não tem processos de entrega eficazes, ele não pensa duas vezes antes de cancelar um pedido. Em boa parte dos casos, ele vira um detrator da sua marca, expressando em suas redes sociais todo o descontentamento que teve ao comprar. Não é isso que você quer para o seu negócio, certo? 

Quais são os principais erros no checkout? 

Como você já viu, o checkout é apenas uma engrenagem nesse grande motor que é a cadeia de suprimentos. Assim como motores falham por diversos motivos, essa etapa do processo de entrega também pode vir a ter problemas em virtude de uma série de fatores.

Vale destacar que um checkout na expedição de mercadorias tem também relação com o próprio checkout do cliente na hora da compra. Afinal, é nessa etapa que ele fornece as informações necessárias para o preenchimento da nota fiscal que vai servir de referência na hora de conferir os produtos a serem entregues. 

Sobre isso, é importante destacar uma pesquisa da Baymard Institute. Nela, observou-se que pedir informações demais levou o abandono de carrinho a aumentar em 21% nas 4.560 empresas participantes. Claro que isso reflete no checkout para a expedição, já que, quanto mais informações tiverem que ser conferidas, mais demorado será o processo.

Contudo, esse não é o único erro que pode ser cometido desde o pedido na loja até a entrega do produto. Veja o que costuma não funcionar quando o checkout está fora de sintonia com as melhores práticas.

Escolha errada de embalagens

Um das etapas mais críticas em um checkout é o chamado packing, que consiste em embalar os produtos e alocar os volumes no veículo que, por fim, realizará a entrega.

Nessa etapa, um dos erros mais graves que podem ser cometidos é a escolha equivocada de embalagens, que, por sua vez, aumenta as chances de a mercadoria chegar ao destino avariada. 

Por isso, é de fundamental importância atentar para as boas práticas de embalagem de produtos, que devem respeitar as condições de transporte, a natureza da mercadoria e a sua forma. Isso significa atentar para o correto dimensionamento de caixas, uso de plástico bolha ou de materiais como isopor para amortecimento, entre outras medidas.

Falta de profissionais treinados

Buscar por mais agilidade nos processos da empresa não é sinônimo de pressa que, por sinal, continua sendo inimiga número um da perfeição. Portanto, é preciso equilibrar bem a exigência por rapidez no CD, de modo que isso não leve os profissionais envolvidos a queimar etapas.

Para isso, não há alternativa a não ser investir em treinamento e aperfeiçoamento constante das pessoas responsáveis pelas operações de checkout e picking. Isso vale principalmente para o picking a nível do chão, a opção mais comum em Centros de Distribuição em virtude da sua maior praticidade e agilidade. Nesse processo, operadores de transpaleteiras precisam estar afiados na condução desse veículo, já que dele depende o sucesso no checkout.

Não ter um sistema de gestão

Além dos ERPs e CRMs que você já conheceu, vale apostar em sistemas de gestão. Por sua vez, eles também devem ser alvo da implantação de integração de sistemas, por meio da qual softwares legados podem ser incorporados ao ERP.

Cabe frisar que, no contexto do checkout, boa parte das operações e atividades estão hoje automatizadas, algumas delas até dispensando a intervenção humana. É o caso da Amazon, a gigante de e-commerce que conta em seu centro de logística com uma incrível força de 15 mil robôs trabalhando em operações de picking e checkout. Você não precisa ter essas máquinas trabalhando em seu CD, mas pode investir em sistemas que garantam que as pessoas envolvidas trabalhem com mais agilidade e eficiência.

Não integrar os sistemas utilizados

A propósito, nunca é demais reforçar a importância da integração de sistemas por meio de um ERP. Nesse momento, a melhor opção do mercado é o Protheus, desenvolvido pela Totvs, uma empresa 100% brasileira e com implementação pela Atos Data. Afinal, na hora de integrar sistemas, exige-se todo um cuidado com bancos de dados de sistemas legados, além do treinamento e suporte junto às pessoas envolvidas. 

Outro aspecto a ser destacado sobre a integração é que ela deve ser feita com o mínimo de impactos sobre suas operações. Afinal, não é porque seu sistema está mudando que suas vendas devem parar, certo?

Não otimizar o checkout

Não menos importante, ter um checkout otimizado faz toda a diferença porque, como você viu ao longo deste conteúdo, ele é uma etapa vital para todo o seu ciclo de entregas. Mas, o que fazer para que as operações nessa etapa tenham a melhor performance possível? 

Como otimizar o checkout?

Vamos então recapitular os principais pontos necessários para quem o seu checkout tenha o melhor rendimento? Confira:

  • integração de sistemas de gestão, compras e loja virtual que, em contrapartida, devem gerar dados para uso em avaliações de performance;
  • processo decisório de gestores baseados em dados estruturados, obtidos por meio de sistemas ERP de alta disponibilidade;
  • automatização do processo de solicitações, picking e entregas;
  • implementação de tecnologia para acompanhamento de pedidos processados em tempo real;
  • na etapa final, investir na otimização de rotas de entrega por meio de cálculos de rotas (vale conhecer o caso da multinacional UPS)

Embora seja desafiadora, a tarefa de otimizar o checkout pode ser menos trabalhosa quando se conta com os parceiros de negócios certos. Nesse caso, a Atos Data tem as soluções em sistemas ERP sob medida para que suas entregas sejam um sucesso do início ao fim. 

Desde integrações de plataformas de e-commerce com o ERP TOTVS Protheus, passando por soluções de picking, até a integração com transportadoras para rastreamento de entregas.

Para complementar a leitura deste conteúdo, não deixe de conferir o material em quem destacamos a importância de fazer a integração com o sistema dos Correios.

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